Инвентаризация — это проверка активов и обязательств предприятия, во время которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка. Так её описывает статья 10 Закона Украины «О бухгалтерском учёте и финансовой отчётности в Украине» № 996-XIV: для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учёта и финансовой отчётности предприятия обязаны проводить инвентаризацию активов и обязательств. Объекты и периодичность её проведения определяются собственником (руководителем) предприятия, кроме случаев, когда её проведение является обязательным согласно законодательству.
Зачем инвентаризация нужна бизнесу
Цель процедуры сформулирована в законе прямо — достоверность данных учёта и отчётности. Обратите внимание на объём проверки: закон говорит не только о наличии, но и о состоянии и оценке активов и обязательств. То есть подтверждать нужно не одно лишь количество, но и то, в каком состоянии находится объект и как он оценён в учёте.
Это связано с принципами бухгалтерского учёта и финансовой отчётности из статьи 4 того же закона. Принцип полного освещения требует, чтобы финансовая отчётность содержала всю информацию о фактических и потенциальных последствиях хозяйственных операций и событий, способных повлиять на решения, которые принимаются на её основе. Принцип превалирования сущности над формой требует учитывать операции в соответствии с их сущностью, а не только исходя из юридической формы. Оба принципа невыполнимы, если фактическое состояние имущества никто не сверял с учётными данными.
Статья 11 Закона № 996 добавляет ещё одно звено: предприятия обязаны составлять финансовую отчётность на основании данных бухгалтерского учёта. Ответственность за своевременное и в полном объёме представление и обнародование финансовой отчётности несёт уполномоченный орган (должностное лицо), осуществляющий руководство предприятием, или собственник.
Налоговое измерение не менее весомо. Пункт 44.1 статьи 44 Налогового кодекса обязывает плательщиков вести учёт доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухгалтерского учёта, финансовой отчётности и других документов. Тот же пункт содержит прямой запрет: плательщикам налогов запрещается формирование показателей налоговой отчётности и таможенных деклараций на основании данных, не подтверждённых такими документами.
Кто определяет объекты и периодичность
Часть 2 статьи 10 Закона № 996 отдаёт этот вопрос собственнику или руководителю предприятия. Именно предприятие решает, что именно и как часто пересчитывать: отдельный склад, группу основных средств, кассу, расчёты с контрагентами или всё имущество сразу. Единственное ограничение — случаи, когда обязательность инвентаризации установлена законодательством.
Ответственность за саму организацию учёта закон возлагает не на бухгалтера, а на руководство. Согласно части 3 статьи 8 Закона № 996 ответственность за организацию бухгалтерского учёта и обеспечение фиксирования фактов осуществления всех хозяйственных операций в первичных документах, сохранение обработанных документов, регистров и отчётности в течение установленного срока, но не менее трёх лет, несёт уполномоченный орган (должностное лицо), осуществляющий руководство предприятием, или собственник.
Случаи, прямо предусмотренные Налоговым кодексом
Ниже — нормы, которые упоминают инвентаризацию напрямую и потому не оставляют предприятию выбора.
| Норма | Что она устанавливает |
|---|---|
| пп. 20.1.9 п. 20.1 ст. 20 НКУ | Контролирующие органы вправе требовать во время проведения проверок от проверяемых плательщиков проведения инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей, средств, снятия остатков товарно-материальных ценностей и наличности — с использованием информации и документов о результатах такой инвентаризации по итогам проверок или во время следующих мероприятий налогового контроля |
| п. 230.14 ст. 230 НКУ | Инвентаризация этилового спирта на акцизном складе, в том числе инвентаризация, проводимая на первое число каждого месяца, проводится в присутствии представителя контролирующего органа на акцизном складе |
| п. 43-1 подраздела 4 раздела XX НКУ | Плательщики, применяющие ускоренную амортизацию к бывшим в употреблении основным средствам, введённым в эксплуатацию в период военного положения, обязаны провести инвентаризацию этих основных средств по состоянию на первое число налогового (отчётного) периода, в котором принято решение о применении этих норм |
| п. 52 подраздела 4 раздела XX НКУ | Плательщики, принявшие решение о применении «производственного» метода начисления амортизации, обязаны провести инвентаризацию соответствующих объектов основных средств по состоянию на первое число налогового (отчётного) периода, в котором принято такое решение |
| пп. 69.13 п. 69 подраздела 10 раздела XX НКУ | На частично разрушенных акцизных складах на территориях активных боевых действий или временно оккупированных территориях учёт горючего и этилового спирта будет осуществляться на основании данных инвентаризации, проведённой после окончания указанных событий |
Отдельно стоит статья 166-6 Кодекса Украины об административных правонарушениях: она прямо называет несвоевременное, неполное или с нарушением установленного порядка проведение инвентаризации имущества при прекращении юридического лица административным правонарушением. То есть на этапе прекращения инвентаризация из управленческого решения превращается в обязанность, за неисполнение которой предусмотрен штраф.
Требования к документам
Основанием для бухгалтерского учёта хозяйственных операций являются первичные документы (часть 1 статьи 9 Закона № 996). Для контроля и упорядочения обработки данных на основании первичных документов могут составляться сводные учётные документы. Это означает, что документальное оформление результатов инвентаризации подчиняется общим требованиям к первичным документам.
Часть 2 статьи 9 разрешает составлять первичные документы в бумажной или в электронной форме и устанавливает обязательные реквизиты:
- название документа (формы);
- дата составления;
- название предприятия, от имени которого составлен документ;
- содержание и объём хозяйственной операции, единица измерения хозяйственной операции;
- должности и фамилии лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность её оформления;
- личная подпись или другие данные, дающие возможность идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции.
Первичные документы, составленные в электронной форме, применяются в бухгалтерском учёте при условии соблюдения требований законодательства об электронных документах и электронном документообороте. Документы, созданные автоматически в электронной форме программным обеспечением информационно-коммуникационной системы, применяются при условии наличия наложенной электронной подписи или печати с соблюдением тех же требований. В зависимости от характера операции и технологии обработки учётной информации в первичные документы могут включаться дополнительные реквизиты — печать, номер документа, основание для осуществления операции и тому подобное.
Важная страховка от формализма закреплена там же: несущественные недостатки в документах, содержащих сведения о хозяйственной операции, не являются основанием для непризнания хозяйственной операции — при условии, что такие недостатки не препятствуют возможности идентифицировать лицо, принимавшее участие в её осуществлении, и документ содержит сведения о дате составления, названии предприятия, содержании и объёме хозяйственной операции.
Закон отдельно распределяет ответственность и защищает документы. Предприятие принимает все необходимые меры для предотвращения несанкционированного и незаметного исправления записей в первичных документах и регистрах и обеспечивает их надлежащее хранение в течение установленного срока (часть 7 статьи 9). Ответственность за несвоевременное составление первичных документов и регистров и за недостоверность отражённых в них данных несут лица, которые их составили и подписали (часть 8 статьи 9). Копии первичных документов и регистров могут быть изъяты у предприятия только по решению соответствующих органов, принятому в пределах их полномочий; изъятие оригиналов запрещается, кроме случаев, предусмотренных уголовным процессуальным законодательством (часть 9 статьи 9).
Сроки хранения документов
Пункт 44.3 статьи 44 НКУ обязывает плательщиков обеспечить хранение документов и информации, определённых пунктом 44.1, в течение определённых законодательством сроков, но не менее:
- 2555 дней — для документов и информации, необходимых для налогового контроля в соответствии со статьями 39 и 39-2, пунктом 141.4 статьи 141 НКУ;
- 1825 дней — для первичных документов, регистров бухгалтерского учёта, финансовой отчётности и других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, которые составляются лицами, определёнными пунктом 133.1 статьи 133, подпунктом 133.2.2 пункта 133.2 и пунктом 133.4 статьи 133 НКУ, а также юридическими лицами, избравшими упрощённую систему налогообложения;
- 1095 дней — для прочих документов, на которые не распространяются указанные выше требования, и для документов, связанных с выполнением требований другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, включая разрешительные документы.
Сроки рассчитываются со дня подачи налоговой или иной отчётности, для составления которой использовались эти документы, а в случае её неподачи — с предельного срока подачи такой отчётности. Если документы связаны с предметом проверки, административного обжалования или судебного рассмотрения, они должны храниться до окончания проверки и предусмотренного законом срока обжалования либо разрешения дела судом, но не менее сроков из пункта 44.3 (пункт 44.4).
Пункт 44.5 описывает алгоритм на случай утраты документов: плательщик обязан в пятидневный срок со дня события письменно уведомить контролирующий орган по месту учёта, приложив оформленные согласно законодательству документы, подтверждающие наступление события, и восстановить утраченные документы в течение 90 календарных дней со дня, следующего за днём поступления уведомления. Если документы не восстановлены либо утрачены повторно, считается, что они отсутствовали у плательщика на момент составления отчётности. Аналогичное последствие предусматривает пункт 44.6 для случая, когда документы не предоставлены проверяющим до окончания проверки.
Обязанность предоставить документы прямо закреплена и в пункте 85.2 НКУ: плательщик обязан предоставить должностным (служебным) лицам контролирующих органов в полном объёме все документы, относящиеся или связанные с предметом проверки, и эта обязанность возникает после начала проверки.
Недостачи: налоговые последствия
Показательна норма для резидентов «Дія Сіті» — плательщиков налога на особых условиях. Согласно подпункту 135.2.1.6 подпункта 135.2.1 пункта 135.2 статьи 135 НКУ безвозмездно предоставленным имуществом считается также имущество, недостача которого выявлена во время инвентаризации, при условии, что балансовая стоимость такого отсутствующего имущества по состоянию на дату проведения инвентаризации превышает 5 процентов совокупной балансовой стоимости соответствующей однородной группы имущества, в отношении которого проводится инвентаризация (кроме списания недостачи в пределах норм естественной убыли), и плательщик налога не обратился в соответствующие органы с заявлением о совершении уголовного правонарушения или о привлечении виновных лиц к ответственности либо не принял мер к взысканию суммы компенсации с хранителя, страховой компании и тому подобное в связи с такой недостачей.
Момент возникновения обязательства определён подпунктом 137.10.4.6: налоговые обязательства определяются в налоговой декларации, подаваемой по результатам налогового (отчётного) года, в течение которого проведена инвентаризация, по результатам которой выявлена недостача товаров.
Для розничной торговли подакцизными товарами конструкция ещё прямее. Согласно подпункту 14.1.212 пункта 14.1 статьи 14 НКУ испорченные, уничтоженные товары либо товары, наличие или местонахождение которых не подтверждено субъектом хозяйствования, в том числе товары, недостача которых выявлена по результатам инвентаризации, проведённой субъектом хозяйствования розничной торговли (в том числе по требованию контролирующего органа согласно подпункту 20.1.9), считаются проданными непосредственно гражданам и другим конечным потребителям для их личного некоммерческого использования. Норма не применяется к случаям, предусмотренным пунктом 216.3 статьи 216 НКУ. Датой возникновения налоговых обязательств по таким товарам пункт 216.9 статьи 216 называет дату составления соответствующего документа, удостоверяющего указанные факты.
Пункт 216.3 как раз и описывает ситуации, когда налоговое обязательство по утраченному подакцизному товару не возникает: плательщик документально зафиксировал потери и предоставил контролирующим органам необходимые доказательства того, что товар утрачен вследствие аварии, пожара, наводнения или других форс-мажорных обстоятельств и его использование на таможенной территории Украины невозможно; либо товар утрачен вследствие испарения в процессе производства, обработки, переработки, хранения или транспортировки либо по иной причине, связанной с естественным результатом, — в пределах нормативов потерь.
Схожая логика работает и для этилового спирта. Если по результатам инвентаризации выявлены потери спирта, превышающие нормы потерь, установленные согласно пункту 214.6 статьи 214 НКУ, или если эти потери возникли не по причинам, определённым пунктом 216.3 статьи 216, плательщик уплачивает акцизный налог исходя из размера таких потерь и ставки акцизного налога, действующей на дату составления акта инвентаризации (пункт 230.14 статьи 230). При выявлении фактов неоприходования или неполного оприходования этилового спирта, а также при выявлении его излишка контролирующие органы принимают соответствующие меры согласно закону.
Практический вывод из этих норм один: недостачу мало отразить в учёте. Налоговый кодекс связывает последствия с тем, обращался ли плательщик с заявлением о правонарушении или о привлечении виновных к ответственности и принимал ли меры к взысканию компенсации с хранителя или страховой компании. Именно наличие таких документов отделяет обычное списание от доначисления налогов.
Инвентаризация во время военного положения
Подпункт 69.2-1 пункта 69 подраздела 10 раздела XX НКУ устанавливает, что документальные и фактические проверки во время действия военного положения проводятся при наличии безопасных условий для их проведения, а именно безопасных: доступа и допуска к территориям, помещениям и другому имуществу; доступа и допуска к документам, справкам о финансово-хозяйственной деятельности, доходах и расходах плательщиков, а также к финансовой и статистической отчётности; проведения инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей, средств, снятия остатков товарно-материальных ценностей и наличности.
Проверки, которые были начаты (возобновлены), но не могут быть завершены в связи с возникновением таких обстоятельств, останавливаются до завершения их действия и (или) устранения препятствий по решению руководителя (его заместителя или уполномоченного лица) контролирующего органа, оформляемому приказом. Эти обстоятельства останавливают течение срока проведения проверки с последующим возобновлением на неиспользованный срок.
Пункт 69.3 освобождает от ответственности плательщиков, которые в связи с последствиями их непосредственного участия в военных действиях не соблюли определённые этим пунктом сроки выполнения налоговых обязанностей, — при условии выполнения таких обязанностей в течение одного месяца со дня окончания действия обстоятельств, которые сделали невозможным их выполнение.
Ответственность за нарушения
Административные штрафы установлены Кодексом Украины об административных правонарушениях и исчисляются в необлагаемых минимумах доходов граждан (НМДГ).
| Норма | Нарушение | Санкция |
|---|---|---|
| ст. 164-2 КУоАП | Сокрытие в учёте валютных и других доходов, непроизводительных расходов и убытков, отсутствие бухгалтерского учёта или ведение его с нарушением установленного порядка, внесение недостоверных данных в финансовую отчётность, непредставление финансовой отчётности, несвоевременное или некачественное проведение инвентаризаций денежных средств и материальных ценностей, непринятие мер по возмещению с виновных лиц убытков от недостач, растрат, краж и бесхозяйственности | от 8 до 15 НМДГ; за те же действия, совершённые лицом, которое в течение года подвергалось административному взысканию за одно из этих правонарушений, — от 10 до 20 НМДГ |
| ст. 163-1 КУоАП | Отсутствие налогового учёта, нарушение руководителями и другими должностными лицами предприятий, учреждений, организаций установленного законом порядка ведения налогового учёта, в том числе неподача или несвоевременная подача аудиторских заключений | от 5 до 10 НМДГ; повторно в течение года — от 10 до 15 НМДГ |
| ст. 166-6 КУоАП (часть 3) | Отсутствие бухгалтерского учёта или ведение его с нарушением установленного порядка, несвоевременное, неполное или с нарушением установленного порядка проведение инвентаризации имущества, нарушение порядка проведения оценки имущества, составления ликвидационного (промежуточного), разделительного баланса, передаточного акта при прекращении юридического лица | от 100 до 150 НМДГ на должностных лиц юридического лица и других лиц, привлечённых к прекращению |
| ст. 166-6 КУоАП (часть 5) | Несвоевременное, неполное или с нарушением установленного порядка проведение по требованию органов доходов и сборов инвентаризации основных фондов, товарно-материальных ценностей и средств при прекращении юридического лица | от 100 до 150 НМДГ |
| ст. 166-6 КУоАП (часть 6) | Действия, предусмотренные частями третьей — пятой, совершённые лицом, которое в течение года подвергалось административному взысканию за такие же нарушения | от 150 до 250 НМДГ |
К административным санкциям добавляется налоговая. Пункт 121.1 статьи 121 НКУ за необеспечение плательщиком хранения первичных документов, учётных и других регистров, бухгалтерской и статистической отчётности в течение установленных статьёй 44 сроков и (или) за непредоставление контролирующим органам оригиналов документов либо их копий при осуществлении налогового контроля предусматривает штраф в размере 1020 гривен.
Косвенные последствия обычно ощутимее самих штрафов: если остатки не подтверждены документами, показатели налоговой отчётности оказываются сформированными с нарушением запрета из пункта 44.1 статьи 44 НКУ, а документы, не предоставленные до окончания проверки, по пункту 44.6 считаются отсутствовавшими на момент составления отчётности.
Смежные материалы
Отдельным объектам учёта посвящены отдельные разделы сайта: инвентаризация основных средств и инвентаризация товарно-материальных ценностей. Если учётные данные систематически расходятся с фактическими, может понадобиться восстановление бухгалтерского учёта, а перед визитом контролирующего органа имеет смысл провести аудит перед налоговой проверкой.
Часто задаваемые вопросы
Что такое инвентаризация простыми словами?
Это сверка учётных данных с фактическим положением дел на предприятии. Закон «О бухгалтерском учёте и финансовой отчётности в Украине» определяет её как проверку активов и обязательств, во время которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка, и указывает цель — обеспечение достоверности данных бухгалтерского учёта и финансовой отчётности.
Как часто нужно проводить инвентаризацию на предприятии?
Объекты и периодичность проведения инвентаризации определяются собственником (руководителем) предприятия — это прямо предусмотрено частью 2 статьи 10 Закона № 996. Исключение составляют случаи, когда проведение инвентаризации обязательно согласно законодательству: например, по требованию контролирующего органа во время проверки или инвентаризация этилового спирта на акцизном складе на первое число каждого месяца.
Может ли налоговая требовать проведения инвентаризации?
Да. Подпункт 20.1.9 пункта 20.1 статьи 20 Налогового кодекса даёт контролирующим органам право требовать во время проведения проверок от проверяемых плательщиков проведения инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей, средств, а также снятия остатков товарно-материальных ценностей и наличности. Полученные информация и документы используются по итогам таких проверок или во время следующих мероприятий налогового контроля.
Сколько хранить документы, оформленные по результатам инвентаризации?
Пункт 44.3 статьи 44 НКУ устанавливает минимальные сроки: 2555 дней для документов, необходимых для налогового контроля по статьям 39 и 39-2 и пункту 141.4 статьи 141; 1825 дней для первичных документов, регистров бухгалтерского учёта и финансовой отчётности лиц, определённых пунктом 133.1 статьи 133, подпунктом 133.2.2 пункта 133.2 и пунктом 133.4 статьи 133 НКУ, а также юридических лиц на упрощённой системе; 1095 дней для прочих документов. Отсчёт ведётся со дня подачи отчётности, для составления которой использовались документы.
Что делать, если при инвентаризации выявлена недостача?
Помимо отражения в учёте следует документально зафиксировать меры по защите имущественных интересов предприятия. Налоговый кодекс связывает последствия недостачи именно с тем, обратился ли плательщик в соответствующие органы с заявлением о совершении уголовного правонарушения или о привлечении виновных лиц к ответственности и принял ли меры к взысканию суммы компенсации с хранителя, страховой компании и тому подобное.
Проводится ли инвентаризация во время военного положения?
Да, но подпункт 69.2-1 пункта 69 подраздела 10 раздела XX НКУ увязывает проведение документальных и фактических проверок с наличием безопасных условий, в том числе безопасного проведения инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей, средств и снятия остатков. При отсутствии таких условий проверка останавливается по решению руководителя контролирующего органа, оформляемому приказом.