Інвентаризація — це перевірка фактичної наявності, стану та оцінки активів і зобов'язань підприємства з документальним підтвердженням результатів. Стаття 10 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» № 996-XIV зобов'язує проводити її для забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку та фінансової звітності; об'єкти й періодичність визначає власник (керівник) підприємства, крім випадків, коли її проведення є обов'язковим згідно з законодавством.
Що таке інвентаризація і навіщо вона бізнесу
Інвентаризація — єдина процедура, яка фізично звіряє дані бухгалтерських регістрів із реальністю: перераховує запаси, обходить обладнання, підтверджує залишки коштів і звіряє розрахунки з контрагентами. Усе інше в обліку побудовано на документах, а документ можна оформити на товар, якого на складі вже немає. Частина 1 статті 10 Закону № 996-XIV формулює мету прямо: для забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку та фінансової звітності підприємства зобов'язані проводити інвентаризацію активів і зобов'язань, під час якої «перевіряються і документально підтверджуються їх наявність, стан і оцінка» — тобто не лише кількість, а й придатність активу та коректність його оцінки.
Це безпосередньо пов'язано з принципами обліку зі статті 4 того самого закону — повне висвітлення (фінансова звітність повинна містити всю інформацію про фактичні та потенційні наслідки господарських операцій і подій, здатних вплинути на рішення, що приймаються на її основі) і превалювання сутності над формою (операції обліковуються відповідно до їх сутності, а не лише виходячи з юридичної форми). Списаний за паперами, але наявний на майданчику верстат порушує обидва принципи.
Податковий вимір не менш вагомий. Пункт 44.1 статті 44 Податкового кодексу зобов'язує платників вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших документів, а також прямо забороняє формування показників податкової звітності й митних декларацій на підставі даних, не підтверджених такими документами. Інвентаризаційні описи й порівняльні відомості — саме той доказ, який підтверджує залишки на дату балансу.
Види інвентаризації
- Повна — охоплює всі активи та зобов'язання підприємства, включно з орендованим майном і цінностями на відповідальному зберіганні.
- Часткова (вибіркова) — за окремим об'єктом, складом, рахунком або матеріально відповідальною особою.
- Планова — за графіком, який підприємство визначає самостійно: згідно з частиною 2 статті 10 Закону № 996-XIV об'єкти й періодичність інвентаризації встановлює власник (керівник).
- Позапланова — проводиться поза затвердженим графіком, зокрема на вимогу контролюючого органу під час перевірки.
Коли інвентаризація обов'язкова
Частина 2 статті 10 Закону № 996-XIV залишає періодичність на розсуд власника (керівника) підприємства, але робить застереження: крім випадків, коли проведення інвентаризації є обов'язковим згідно з законодавством. Нижче — випадки, які прямо описані в Податковому кодексі та Кодексі України про адміністративні правопорушення.
Найпоширеніший з них — вимога податкової. Згідно з пп. 20.1.9 п. 20.1 ст. 20 Податкового кодексу контролюючий орган має право вимагати під час проведення перевірок від платників податків, що перевіряються, проведення інвентаризації основних засобів, товарно-матеріальних цінностей, коштів, зняття залишків товарно-матеріальних цінностей, готівки з використанням інформації та документів щодо результатів такої інвентаризації за наслідками таких перевірок або під час наступних заходів податкового контролю.
| Підстава | Норма | Що охоплює |
|---|---|---|
| Вимога контролюючого органу під час перевірки | пп. 20.1.9 п. 20.1 ст. 20 ПКУ | Основні засоби, товарно-матеріальні цінності, кошти; зняття залишків ТМЦ і готівки |
| Припинення юридичної особи | ч. 3 та ч. 5 ст. 166-6 КУпАП | Майно підприємства; окремо — основні фонди, ТМЦ і кошти на вимогу органу доходів і зборів |
| Акцизний склад: спирт етиловий | п. 230.14 ст. 230 ПКУ | Спирт етиловий, у тому числі інвентаризація на перше число кожного місяця |
| Перехід на «виробничий» метод амортизації | п. 52 підрозділу 4 розділу XX ПКУ | Об'єкти основних засобів станом на перше число звітного періоду, у якому прийнято рішення |
| Частково зруйновані акцизні склади на територіях бойових дій або тимчасово окупованих територіях | пп. 69.13 п. 69 підрозділу 10 розділу XX ПКУ | Пальне та спирт етиловий — після закінчення зазначених подій |
Для акцизних складів правила найжорсткіші. Згідно з п. 230.14 ст. 230 ПКУ інвентаризація спирту етилового на акцизному складі, у тому числі та, що проводиться на перше число кожного місяця, здійснюється у присутності представника контролюючого органу на акцизному складі. Якщо за її результатами виявлено втрати спирту етилового, що перевищують норми втрат, встановлені згідно з п. 214.6 ст. 214 ПКУ, або якщо ці втрати виникли не з причин, визначених п. 216.3 ст. 216 ПКУ, платник сплачує акцизний податок виходячи з розміру таких втрат і ставки акцизного податку, що діє на дату складення акта інвентаризації. У разі виявлення надлишку спирту етилового контролюючий орган також вживає відповідних заходів згідно із законом.
Хто організовує інвентаризацію
Питання організації бухгалтерського обліку на підприємстві належать до компетенції його власника (власників) або уповноваженого органу (посадової особи) відповідно до законодавства та установчих документів — це частина 2 статті 8 Закону № 996-XIV. Частина 6 тієї самої статті зобов'язує керівника створити необхідні умови для правильного ведення бухгалтерського обліку та забезпечити неухильне виконання всіма підрозділами, службами й працівниками правомірних вимог бухгалтера щодо порядку оформлення та подання до обліку первинних документів.
Відповідальність теж персональна. Частина 3 статті 8 покладає на уповноважений орган (посадову особу), який здійснює керівництво підприємством, або на власника відповідальність за організацію бухгалтерського обліку, за забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, а також за збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менше трьох років.
Роль бухгалтерської служби визначена окремо: згідно з частиною 7 статті 8 головний бухгалтер або особа, яка забезпечує ведення бухгалтерського обліку, бере участь в оформленні матеріалів, пов'язаних з нестачею та відшкодуванням втрат від нестачі, крадіжки і псування активів підприємства, організує контроль за відображенням на рахунках усіх господарських операцій і забезпечує перевірку стану бухгалтерського обліку у філіях, представництвах та інших відокремлених підрозділах.
До роботи доцільно залучати фахівців, здатних оцінити конкретний об'єкт, — інженера, технолога, товарознавця, ІТ-спеціаліста, адже стаття 10 вимагає підтвердити не лише наявність, а й стан та оцінку активу. Слід також враховувати частину 8 статті 9 Закону № 996-XIV: відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку та за недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці документи. Тобто підпис під описом — це не формальність.
Порядок проведення: покроково
- Наказ керівника — склад комісії, об'єкти, дата початку й закінчення, строки подання матеріалів до бухгалтерії.
- Підготовка — матеріально відповідальні особи здають первинні документи до бухгалтерії, бухгалтерія виводить облікові залишки, склади впорядковують, цінності групують.
- Фактична перевірка — перерахунок, зважування, обмір, огляд у присутності матеріально відповідальної особи. Дані вносять до описів на місці, а не переписують з облікових регістрів.
- Зіставлення — бухгалтерія складає порівняльні відомості за позиціями з розбіжностями.
- Пояснення — матеріально відповідальні особи дають письмові пояснення щодо кожної розбіжності.
- Протокол і рішення — комісія оформлює висновки та пропозиції, керівник затверджує їх своїм рішенням.
- Відображення в обліку — з урахуванням частини 5 статті 9 Закону № 996-XIV господарські операції мають бути відображені в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені.
Оформлення результатів і зберігання документів
Інвентаризаційний опис — це первинний документ, а отже, до нього застосовуються вимоги статті 9 Закону № 996-XIV. Частина 2 цієї статті прямо дозволяє складати первинні документи у паперовій або в електронній формі та встановлює обов'язкові реквізити: назва документа (форми), дата складання, назва підприємства, від імені якого складено документ, зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру господарської операції, посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення, особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу.
Закон окремо зазначає, що неістотні недоліки в документах, що містять відомості про господарську операцію, не є підставою для невизнання господарської операції, за умови, що такі недоліки не перешкоджають можливості ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції, та містять відомості про дату складання документа, назву підприємства, від імені якого складено документ, зміст та обсяг господарської операції тощо. Первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.
Комплект за підсумками інвентаризації зазвичай містить наказ, описи, акти, порівняльні відомості, пояснювальні записки, протокол комісії та наказ про затвердження результатів. Частина 7 статті 9 зобов'язує підприємство вживати всіх необхідних заходів для запобігання несанкціонованому та непомітному виправленню записів у первинних документах і регістрах та забезпечувати їх належне зберігання протягом встановленого строку. Копії первинних документів і регістрів можуть бути вилучені у підприємства лише за рішенням відповідних органів у межах їх повноважень, і водночас обов'язковим є складання реєстру документів, що вилучаються; вилучення оригіналів забороняється, крім випадків, передбачених кримінальним процесуальним законодавством (частина 9 статті 9).
Скільки зберігати документи
Строки задає п. 44.3 ст. 44 ПКУ:
- 2555 днів — для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю відповідно до статей 39 і 39-2, п. 141.4 ст. 141 ПКУ (пп. 44.3.1);
- 1825 днів — для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків, що складаються особами, визначеними п. 133.1, пп. 133.2.2 та п. 133.4 ст. 133 ПКУ, а також юридичними особами, які обрали спрощену систему оподаткування (пп. 44.3.2);
- 1095 днів — для інших документів, а також для документів, пов'язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за яким покладено на контролюючі органи, включаючи дозвільні документи (пп. 44.3.3, 44.3.4).
Відлік ведеться з дня подання податкової чи іншої звітності, для складення якої використовуються ці документи, а в разі її неподання — з граничного строку подання. Строки продовжуються на період зупинення відліку строку давності у випадках, передбачених п. 102.3 ст. 102 ПКУ. У разі ліквідації платника документи за період діяльності не менш як 1825 днів (2555 днів для документів податкового контролю за статтями 39 і 39-2, п. 141.4 ст. 141) передаються до архіву.
У разі втрати, пошкодження або дострокового знищення документів платник зобов'язаний у п'ятиденний строк з дня такої події письмово повідомити контролюючий орган за місцем обліку (п. 44.5 ст. 44 ПКУ). Ігнорувати ці правила невигідно: п. 121.1 ст. 121 ПКУ за незабезпечення зберігання документів або ненадання їх контролюючим органам передбачає штраф 1020 гривень, а за повторне протягом року порушення — 2040 гривень. Ще дорожчий наслідок описано в п. 44.6: якщо до закінчення перевірки платник не надає документів, що підтверджують показники податкової звітності, вважається, що такі документи були відсутні на час складення звітності.
Надлишки та нестачі: наслідки
Надлишки оприбутковують, нестачі списують — але податкові наслідки нестачі серйозніші за бухгалтерську проводку і залежать від того, чи довело підприємство, що боролося за своє майно.
Показова норма для резидентів Дія Сіті. Згідно з пп. 135.2.1.6 п. 135.2 ст. 135 ПКУ безоплатно наданим майном вважається також майно, нестача якого виявлена під час інвентаризації, за умови що балансова вартість такого відсутнього майна станом на дату проведення інвентаризації перевищує 5 відсотків сукупної балансової вартості відповідної однорідної групи майна, щодо якого проводиться інвентаризація (крім списання нестачі у межах норм природного убутку), та платник податку не звернувся до відповідних органів із заявою про вчинення кримінального правопорушення чи притягнення винних осіб до відповідальності або не вжив заходів до стягнення суми компенсації із зберігача, страхової компанії тощо. Підпункт 137.10.4.6 ПКУ додає: податкові зобов'язання визначаються у декларації за той податковий (звітний) рік, протягом якого проведено інвентаризацію, за результатами якої виявлено нестачу товарів.
Для роздрібної торгівлі підакцизними товарами конструкція ще прямолінійніша. Згідно з пп. 14.1.212 п. 14.1 ст. 14 ПКУ зіпсовані, знищені товари або товари, наявність чи місцезнаходження яких не підтверджено суб'єктом господарювання, у тому числі товари, нестача яких виявлена за результатами інвентаризації (у тому числі проведеної на вимогу контролюючого органу під час перевірки), вважаються проданими безпосередньо громадянам та іншим кінцевим споживачам для їх особистого некомерційного використання. Датою виникнення податкових зобов'язань за такими товарами п. 216.9 ст. 216 ПКУ визначає дату складення відповідного документа, що засвідчує зазначені факти. Норма не застосовується до випадків, передбачених п. 216.3 ст. 216 ПКУ, — зокрема коли платник документально зафіксував втрати й надав контролюючим органам докази втрати товару внаслідок аварії, пожежі, повені чи інших форс-мажорних обставин, або коли товар утрачено в межах затверджених нормативів природних втрат.
Практичний висновок: нестачу мало списати в обліку — потрібно документально зафіксувати дії із захисту інтересів підприємства: заяву до правоохоронних органів, претензію до зберігача, звернення до страховика, наказ про стягнення з винної особи.
Інвентаризація під час воєнного стану
Воєнний стан не скасовує інвентаризацію, але впливає на її проведення та на перевірки. Підпункт 69.2-1 пункту 69 підрозділу 10 розділу XX ПКУ встановлює, що документальні та фактичні перевірки під час дії воєнного стану проводяться за наявності безпечних умов, а саме безпечного доступу й допуску до територій, приміщень та майна, безпечного доступу до документів і, окремим рядком, безпечного «проведення інвентаризації основних засобів, товарно-матеріальних цінностей, коштів, зняття залишків товарно-матеріальних цінностей, готівки». Перевірки, які розпочато, але не можуть бути завершені через такі обставини, зупиняються за рішенням керівника (його заступника або уповноваженої особи) контролюючого органу, яке оформлюється наказом.
Для частково зруйнованих акцизних складів, розташованих на територіях активних бойових дій або на тимчасово окупованих територіях, включених до відповідного Переліку, пп. 69.13 передбачає, що облік пального та спирту етилового здійснюватиметься на підставі даних інвентаризації, проведеної після закінчення зазначених подій.
Підпункт 69.3 звільняє від відповідальності платників, які у зв'язку з наслідками їх безпосередньої участі у воєнних діях не дотрималися строків виконання податкових обов'язків, — за умови виконання таких обов'язків протягом одного місяця з дня закінчення дії наслідків, які унеможливили їх виконання. Загальніша норма пп. 69.1 звільняє від відповідальності платників, які не мали можливості своєчасно виконати податковий обов'язок, з обов'язковим виконанням таких обов'язків протягом шести місяців після припинення або скасування воєнного стану.
Окремо варто знати про пп. 69.28: платники, які провадили діяльність на територіях активних бойових дій або на тимчасово окупованих територіях і не можуть пред'явити первинні документи, як виняток із положень статті 44 ПКУ користуються спеціальними правилами підтвердження даних податкової звітності. Для цього подається повідомлення у довільній формі, підписане керівником підприємства та головним бухгалтером, із зазначенням обставин, звітних періодів і переліку документів. Після подання такого повідомлення дані звітності не можуть бути піддані сумніву лише через відсутність первинних документів, а щодо зазначених періодів запроваджується мораторій на документальні перевірки.
Відповідальність за порушення
Штрафи за інвентаризаційні порушення встановлено Кодексом України про адміністративні правопорушення й обчислюються в неоподатковуваних мінімумах доходів громадян (НМДГ).
| Норма | Порушення | Санкція |
|---|---|---|
| ст. 164-2 КУпАП | Відсутність бухгалтерського обліку або ведення його з порушенням установленого порядку, внесення неправдивих даних до фінансової звітності, несвоєчасне або неякісне проведення інвентаризацій грошових коштів і матеріальних цінностей, невжиття заходів по відшкодуванню з винних осіб збитків від недостач, розтрат, крадіжок і безгосподарності | від 8 до 15 НМДГ; вчинені особою, яку протягом року було піддано адміністративному стягненню, — від 10 до 20 НМДГ |
| ст. 163-1 КУпАП | Відсутність податкового обліку, порушення керівниками та іншими посадовими особами підприємств, установ, організацій встановленого законом порядку ведення податкового обліку | від 5 до 10 НМДГ; повторно протягом року — від 10 до 15 НМДГ |
| ч. 3 ст. 166-6 КУпАП | Несвоєчасне, неповне або з порушенням установленого порядку проведення інвентаризації майна під час припинення юридичної особи | від 100 до 150 НМДГ на посадових осіб юридичної особи та інших осіб, залучених до припинення |
| ч. 5 ст. 166-6 КУпАП | Несвоєчасне, неповне або з порушенням установленого порядку проведення на вимогу органу доходів і зборів інвентаризації основних фондів, ТМЦ та коштів під час припинення юридичної особи | від 100 до 150 НМДГ на голову комісії з припинення, ліквідатора, інших залучених осіб |
| ч. 6 ст. 166-6 КУпАП | Дії, передбачені частинами третьою — п'ятою, вчинені особою, яку протягом року було піддано адміністративному стягненню за такі ж порушення | від 150 до 250 НМДГ |
| п. 121.1 ст. 121 ПКУ | Незабезпечення зберігання первинних документів і регістрів протягом строків, установлених статтею 44 ПКУ, та/або ненадання їх контролюючим органам | 1020 гривень; повторно протягом року — 2040 гривень |
Непрямі наслідки дорожчі за штрафи: за п. 44.6 ст. 44 ПКУ ненадані під час перевірки документи вважаються такими, що були відсутні на час складення звітності, а це прямий шлях до донарахувань. Варто також враховувати п. 85.2 ПКУ: після початку перевірки платник зобов'язаний надати посадовим особам контролюючих органів у повному обсязі всі документи, що належать або пов'язані з предметом перевірки.
Інвентаризація основних засобів і ТМЦ: у чому різниця
Процедура одна, але об'єкти потребують різної методики. Під час інвентаризації основних засобів комісія перевіряє не лише наявність об'єкта, а й правовстановлювальні документи, технічний стан і фактичне використання — саме це дозволяє виконати вимогу статті 10 Закону № 996-XIV щодо підтвердження стану й оцінки активу. Податковий кодекс має і власні приводи для такої інвентаризації: п. 52 підрозділу 4 розділу XX зобов'язує платників, які приймають рішення про застосування «виробничого» методу нарахування амортизації, провести інвентаризацію відповідних об'єктів основних засобів станом на перше число податкового (звітного) періоду, в якому прийнято таке рішення. Подробиці — на сторінці інвентаризація основних засобів.
ТМЦ (товарно-матеріальні цінності) — це запаси: сировина, матеріали, комплектувальні, паливо, тара, товари, готова продукція, малоцінні та швидкозношувані предмети. Тут основний обсяг роботи — суцільний перерахунок і контроль цінностей у дорозі, на відповідальному зберіганні та в переробці. Саме ТМЦ і кошти згадані у пп. 20.1.9 ПКУ як предмет вимоги контролюючого органу про зняття залишків. Особливості викладено в матеріалі інвентаризація товарно-матеріальних цінностей.
Якщо облікові дані розходяться з фактом систематично, зазвичай потрібне відновлення бухгалтерського обліку, а перед візитом податкової має сенс провести аудит перед податковою перевіркою, щоб усунути розбіжності завчасно.
Часті запитання
Що таке інвентаризація простими словами?
Це звірка того, що записано в бухгалтерських документах, із тим, що реально є на підприємстві: комісія перераховує майно, перевіряє його стан і оформлює результат описом. Стаття 10 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» № 996-XIV визначає її як перевірку активів і зобов'язань, під час якої перевіряються і документально підтверджуються їх наявність, стан і оцінка.
Що таке ТМЦ у бухгалтерії?
ТМЦ — це товарно-матеріальні цінності, тобто оборотні запаси підприємства: сировина, матеріали, комплектувальні, паливо, тара, малоцінні та швидкозношувані предмети, товари для перепродажу й готова продукція на складі. У Податковому кодексі цей термін уживається поряд з основними засобами та коштами: пп. 20.1.9 п. 20.1 ст. 20 ПКУ дає контролюючому органу право вимагати інвентаризації основних засобів, товарно-матеріальних цінностей, коштів і зняття залишків ТМЦ та готівки.
Як часто потрібно проводити інвентаризацію на підприємстві?
Об'єкти і періодичність проведення інвентаризації визначає власник (керівник) підприємства — це прямо передбачено частиною 2 статті 10 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» № 996-XIV. Виняток становлять випадки, коли проведення інвентаризації обов'язкове згідно з законодавством: зокрема на вимогу контролюючого органу під час перевірки (пп. 20.1.9 ПКУ), під час припинення юридичної особи (ст. 166-6 КУпАП) та на акцизному складі щодо спирту етилового, у тому числі на перше число кожного місяця (п. 230.14 ПКУ).
Хто організовує інвентаризацію і відповідає за неї?
Питання організації бухгалтерського обліку належать до компетенції власника або уповноваженого органу (посадової особи) згідно з частиною 2 статті 8 Закону № 996-XIV, а частина 3 цієї статті покладає на керівника чи власника відповідальність за організацію обліку, фіксування господарських операцій у первинних документах і збереження документів не менше трьох років. Головний бухгалтер або особа, яка забезпечує ведення обліку, бере участь в оформленні матеріалів, пов'язаних з нестачею та відшкодуванням втрат від нестачі, крадіжки і псування активів (частина 7 статті 8). Відповідальність за недостовірність даних у документах несуть особи, які їх склали та підписали (частина 8 статті 9).
Що робити, якщо під час інвентаризації виявлено нестачу?
Потрібно отримати письмові пояснення матеріально відповідальної особи, оформити порівняльну відомість і протокол комісії, затвердити результати наказом, а потім документально зафіксувати заходи із захисту майнових інтересів підприємства. Податковий кодекс пов'язує податкові наслідки нестачі саме з цим: за пп. 135.2.1.6 ПКУ майно вважається безоплатно наданим, якщо платник не звернувся із заявою про вчинення кримінального правопорушення чи притягнення винних осіб до відповідальності або не вжив заходів до стягнення компенсації із зберігача чи страхової компанії.
Чи може податкова вимагати проведення інвентаризації?
Так — контролюючий орган має право під час проведення перевірок вимагати від платників податків проведення інвентаризації основних засобів, товарно-матеріальних цінностей, коштів, а також зняття залишків ТМЦ і готівки. Це прямо передбачено підпунктом 20.1.9 пункту 20.1 статті 20 Податкового кодексу, а отримані інформація та документи використовуються за наслідками таких перевірок або під час наступних заходів податкового контролю.