Бухгалтерська довідка: форма і випадки складання

Матеріал від 17.02.2017. Частина норм з того часу змінилася — актуальні умови уточнюйте в консультації.

З цієї статті ви дізнаєтеся:

у яких випадках доцільно складати бухгалтерську довідку;
за якою формою складати цей документ.

Форма бухгалтерської довідки

Форму цього документа можна знайти в Методичних рекомендаціях щодо застосування регістрів бухгалтерського обліку, затверджених наказом Мінфіну від 29.12.2000 № 356 (далі — Методрекомендації № 356), і в Методичних рекомендаціях щодо застосування регістрів журнально-ордерної форми обліку для сільськогосподарських підприємств, затверджених наказом Мінагрополітики від 04.06.2009 № 390 (далі — Методрекомендації № 390).

Однак у затверджених формах немає одного з обов'язкових реквізитів — назви підприємства, від імені якого складено довідку. Тому бухгалтерові слід подбати, щоб довідку було складено з дотриманням усіх вимог до первинного документа відповідно до частини 2 статті 9 Закону від 16.07.1999 № 996-XIV.

Випадки застосування бухгалтерської довідки

1. Виправлення помилок. Зокрема, бухгалтерську довідку оформлюють, коли виправляють помилки в бухобліку та фінзвітності поточного й минулих звітних періодів методом «червоного сторно» та/або додатковими проведеннями.

Приклад

У ФГ «Журавушка» в лютому 2017 року на підставі бухгалтерської довідки донараховано амортизацію обладнання — термопринтера Ррd-2563 за 2016 рік, тобто виправлено помилку, допущену у фінансовій звітності за 2016 рік.

Щоб виправити таку помилку, потрібно скласти бухгалтерську довідку.

2. Документування господарських операцій, для яких не встановлено форм первинних документів. Бухгалтерською довідкою можна оформлювати багато господарських операцій, серед яких:

розрахунок індексу переоцінки необоротних активів і суми уцінки (дооцінки) (пп. 16–20 П(С)БО 7 «Основні засоби», пп. 19–23 П(С)БО 8 «Нематеріальні активи»);
розрахунок розподілу сум дооцінки при вибутті раніше переоцінених об'єктів необоротних активів (п. 21 П(С)БО 7 «Основні засоби», п. 24 П(С)БО 8 «Нематеріальні активи»);
розрахунок транспортно-заготівельних витрат і торгової націнки згідно з П(С)БО 9 «Запаси»;
розрахунок вартості вибуття запасів методами середньозваженої собівартості, нормативних затрат, ціни продажу (пп. 16, 18, 19, 21, 22 П(С)БО 9 «Запаси»);
розподіл загальновиробничих витрат відповідно до П(С)БО 16 «Витрати»;
розрахунок резерву сумнівних боргів і забезпечень майбутніх витрат і платежів (П(С)БО 10 «Дебіторська заборгованість»);
розрахунок відсотків за кредитно-депозитними операціями;
розрахунок витрат і доходів майбутніх періодів;
закриття сальдо операційних рахунків класів 7, 8 і 9, а також перенесення фінрезультату на рахунок 44 «Нерозподілені прибутки (непокриті збитки)»;
зарахування авансів за субрахунками 371 «Розрахунки за виданими авансами» і 681 «Розрахунки за авансами одержаними»;
перекласифікація довгострокової заборгованості в короткострокову тощо.

У всіх наведених випадках методика та правила складання бухдовідки однакові. При цьому документ містить, зокрема, такі відомості:

характеристики об'єкта (обсяг, вартість, строки користування чи розрахунків тощо);
метод розрахунків;
алгоритм розрахунків;
кореспонденцію рахунків, якою відповідна операція відображається в бухобліку;
підписи працівника, який склав бухдовідку, і головного бухгалтера, який її перевірив.

3. Визнання витрат у періоді отримання доходу, для отримання якого їх здійснено, або в періоді їх фактичного понесення, якщо на момент складання фінансової звітності від контрагента не отримано потрібних первинних документів (лист Мінфіну від 22.04.2016 № 31-11410-06-5/11705).

4. Облік розрахунків з ПДВ. Зокрема, відповідно до п. 201.11 Податкового кодексу (далі — ПК) однією з підстав для нарахування сум ПДВ, що належать до податкового кредиту, без отримання податкової накладної є бухгалтерська довідка, складена з дотриманням вимог п. 36 підрозд. 2 розд. XX ПК.

При цьому слід звернути увагу на два важливі моменти, на які вказують контролери в листі МГУ ДФС від 14.12.2015 № 26974/10/28-10-06-11:

бухгалтерську довідку потрібно складати згідно з податковими накладними, митними деклараціями, іншими документами, передбаченими п. 201.11 ПК, які є підставою для нарахування сум податку, що належать до податкового кредиту, і вона має містити їх вичерпний перелік;
якщо платник податків не включив у відповідному звітному періоді до податкового кредиту суму ПДВ на підставі отриманих податкових накладних, зареєстрованих у ЄРПН, таке право зберігається за ним протягом 365 календарних днів з дати складання податкової накладної (п. 198.6 ПК).