Бухгалтерская справка: образец, форма и случаи оформления

Коротко: бухгалтерская справка — первичный документ, которым бухгалтер оформляет операции без внешнего документа: исправление ошибок, доначисление амортизации, расчёты переоценки, резервов и распределения расходов. Её форма есть в Методических рекомендациях по применению регистров бухгалтерского учёта (приказ Минфина № 356 от 29.12.2000), а реквизиты должны отвечать ч. 2 ст. 9 Закона № 996-XIV, включая название предприятия. Ниже — образец справки об исправлении ошибки прошлого года с проводками.

Из данной статьи вы узнаете:

• в каких случаях целесообразно составлять бухгалтерскую справку;
• по какой форме составлять этот документ.

Форма бухгалтерской справки
Бланк «Бухгалтерская справка» к журналу входит в формы регистров из Методических рекомендаций по применению регистров бухгалтерского учёта (приказ Минфина № 356 от 29.12.2000, бланк в редакции приказа № 408 от 21.07.2021, формат А6, пп. 16–17). Предприятие может разработать и собственные регистры с учётом своей деятельности (п. 17). В справке должны быть обязательные реквизиты из ч. 2 ст. 9 Закона № 996-XIV: название документа, дата составления, название предприятия, от имени которого составлен документ, содержание и объём операции, должности и фамилии ответственных лиц, подписи или другие данные, позволяющие их идентифицировать.

Случаи применения бухгалтерской справки
1. Исправление ошибок. В частности, необходимость в оформлении бухгалтерской справки возникает при исправлении ошибок в бухучете и финотчетности текущего и прошлых отчетных периодов методом «красного сторно» и/или путем отражения дополнительных проводок.

Пример
В ФХ «Журавушка» в феврале 2017 года на основании бухгалтерской справки была доначислена амортизация оборудования – Термопринтера Ррd-2563 за 2016 год, то есть была исправлена ошибка, допущенная в финансовой отчетности за 2016 год.

Для исправления такой ошибки нужно составить бухгалтерскую справку (см. образец ниже).
2. Документирование хозяйственных операций, для которых не установлены формы первичного документа. Бухгалтерской справкой могут оформляться многие хозяйственные операции, среди которых можно выделить следующие:

• расчет индекса переоценки необоротных активов и суммы уценки (дооценки) (п. 16–20 П(С)БУ 7 «Основные средства», п. 19–23 П(С)БУ 8 «Нематериальные активы»);
• расчет распределения сумм дооценки при выбытии ранее переоцененных объектов необоротных активов (п. 21 П(С)БУ 7 «Основные средства», п. 24 П(С)БУ 8 «Нематериальные активы»);
• расчет транспортно-заготовительных расходов и торговой наценки согласно П(С)БУ 9 «Запасы»;
• расчет стоимости выбытия запасов с использованием методов средневзвешенной себестоимости, нормативных расходов, цены продажи (п. 16, 18, 19, 21, 22 П(С)БУ 9 «Запасы»);
• распределение общепроизводственных расходов в соответствии с П(С)БУ 16 «Расходы»;
• расчет резерва сомнительных долгов и обеспечений будущих расходов и платежей (П(С)БУ 10 «Дебиторская задолженность»);
• расчет процентов по кредитно-депозитным операциям;
• расчет расходов и доходов будущих периодов;
• закрытие сальдо операционных счетов классов 7, 8 и 9, а также перенос финрезультата на счет 44 «Нераспределенные прибыли (непокрытые убытки)»;
• зачисление авансов по субсчетам 371 «Расчеты по выданным авансам» и 681 «Расчеты по авансам полученным»;
• переклассификация долгосрочной задолженности в краткосрочную и т. п.

Во всех приведенных случаях методика и правила составления бухсправки будут одинаковы. При этом наполнение данного документа будет содержать, в частности, следующие сведения:

• характеристики объекта (объем, стоимость, сроки пользования/расчетов и т. п.);
• метод расчетов;
• алгоритм расчетов;
• корреспонденция счетов, которой отражается в бухучете соответствующая операция;
• подписи работника, составившего бухсправку, и главного бухгалтера, который ее проверил.

3. Для признания расходов в периоде получения дохода, для получения которого они осуществлены, или их фактического понесения, в случае если на момент составления финансовой отчетности от контрагента не получены необходимые первичные документы (письмо Минфина от 22.04.16 г. № 31-11410-06-5/11705).

4. При учете расчетов по НДС. В частности, в соответствии с п. 201.11 Налогового кодекса (далее – НК) одним из оснований для начисления сумм НДС, которые относятся к налоговому кредиту без получения налоговой накладной, является бухгалтерская справка, составленная с соблюдением требований п. 36 подразд. 2 разд. ХХ НК.
При этом следует обратить внимание на два важных момента, которые выделяют контроллеры в письме МГУ ГФС от 14.12.15 г. № 26974/10/28-10-06-11, а именно:

• бухгалтерская справка должна быть составлена согласно налоговым накладным, таможенным декларациям, другим документам, предусмот¬ренным п. 201.11 НК, которые служат основанием для начисления сумм налога, относящихся к налоговому кредиту, и содержать исчерпывающий их перечень;
• в случае если налогоплательщик не включил в соответствующем отчетном периоде в налоговый кредит сумму НДС на основании полученных налоговых накладных, зарегистрированных в ЕРНН, такое право сохраняется за ним в течение 365 календарных дней с даты составления налоговой накладной (п. 198.6 НК).

По теме: бухгалтерские услуги · восстановление бухгалтерского учёта · составление финансовой отчётности · ревизия бухгалтерии.

Частые вопросы

Что такое бухгалтерская справка?

Документ бухгалтерии, которым оформляют операции без внешнего документа: исправление ошибок, доначисление амортизации, расчёты переоценки, резервов, распределения расходов. Бланк есть среди форм Методрекомендаций № 356, обязательные реквизиты — ч. 2 ст. 9 Закона № 996-XIV.

Есть ли утверждённая форма бухгалтерской справки?

Да, бланк «Бухгалтерская справка» к журналу входит в формы Методрекомендаций № 356 (в редакции приказа № 408 от 21.07.2021). Предприятие может разработать и собственную форму с обязательными реквизитами из ст. 9 Закона № 996-XIV.

Как оформить исправление ошибки прошлого года?

В месяце, когда ошибку нашли, составляют бухгалтерскую справку с содержанием ошибки, суммой и корреспонденцией счетов и в том же месяце вносят её в регистр и Главную книгу (п. 9 Методрекомендаций № 356). Ошибку прошлых лет, влияющую на нераспределённую прибыль, исправляют через сальдо нераспределённой прибыли на начало отчётного года (п. 4 НП(С)БУ 6).

Кто подписывает бухгалтерскую справку?

Лица, ответственные за операцию и правильность её оформления, обычно бухгалтер, который составил справку, и главный бухгалтер. Должности, фамилии и подписи — обязательные реквизиты по ч. 2 ст. 9 Закона № 996-XIV.

Можно ли по бухгалтерской справке начислить налоговый кредит по НДС?

Только в случае, прямо названном в пп. «в» п. 201.11 НКУ: справка по п. 36 подразд. 2 разд. XX НКУ — для НДС в стоимости товаров, услуг и необоротных активов, приобретённых до 1 июля 2015 года. В остальных случаях основанием служат налоговая накладная или документы из пп. «а», «б» п. 201.11 НКУ.