Бухгалтерские услуги — это ведение бухгалтерского и налогового учёта предприятия сторонним исполнителем на договорных началах. Закон «О бухгалтерском учёте и финансовой отчётности в Украине» относит такую форму к законным наравне со штатной бухгалтерией. В объём входят первичные документы, регистры, расчёт налогов и зарплаты, финансовая, налоговая и статистическая отчётность, сопровождение проверок.
Какие формы организации учёта разрешает закон
Закон даёт предприятию четыре равноправных варианта, и выбор между ними предприятие делает самостоятельно. Часть 4 статьи 8 Закона «О бухгалтерском учёте и финансовой отчётности в Украине» перечисляет их прямо:
- введение в штат должности бухгалтера или создание бухгалтерской службы во главе с главным бухгалтером;
- пользование услугами специалиста по бухгалтерскому учёту, зарегистрированного предпринимателем;
- ведение учёта на договорных началах централизованной бухгалтерией или предприятием, субъектом предпринимательской деятельности, самозанятым лицом, которые работают в сфере бухгалтерского учёта и/или аудиторской деятельности;
- самостоятельное ведение учёта и составление отчётности непосредственно собственником или руководителем предприятия.
У последнего варианта есть прямое ограничение: он не может применяться на предприятиях, отчётность которых подлежит обнародованию, и в бюджетных учреждениях. Отдельное требование установлено для предприятий, представляющих общественный интерес: они обязаны создать бухгалтерскую службу во главе с главным бухгалтером в составе не менее двух человек (это положение не распространяется на негосударственные пенсионные фонды и институты совместного инвестирования). Вопросы организации учёта относятся к компетенции собственника или уполномоченного органа, а ответственность за организацию учёта и за сохранность обработанных документов, регистров и отчётности — на руководителе либо собственнике (части 2 и 3 статьи 8).
Предприятие также самостоятельно определяет учётную политику, форму бухгалтерского учёта как систему регистров, правила документооборота, систему внутрихозяйственного (управленческого) учёта и права работников на подписание документов (часть 5 статьи 8). Эти документы — не формальность: именно на них опирается любой внешний исполнитель, поэтому корректная постановка бухгалтерского и налогового учёта обычно предшествует переходу на обслуживание.
Что входит в бухгалтерское обслуживание
Базовый объём определяется не прайсом исполнителя, а требованиями закона к учёту и отчётности. Основанием для бухгалтерского учёта хозяйственных операций являются первичные документы; они могут составляться в бумажной или электронной форме и должны содержать обязательные реквизиты — название документа, дату составления, название предприятия, содержание и объём операции с единицей измерения, должности и фамилии ответственных лиц, личную подпись или иные данные, позволяющие идентифицировать участника операции (статья 9 Закона о бухучёте).
- Первичка и регистры. Приём и проверка документов, систематизация информации на счетах методом двойной записи в регистрах синтетического и аналитического учёта.
- Налоговый учёт. Учёт доходов, расходов и других показателей, связанных с объектами налогообложения, на основании первичных документов, регистров и финансовой отчётности (пункт 44.1 Налогового кодекса). Формировать показатели налоговой отчётности по данным, не подтверждённым такими документами, запрещено.
- Отчётность. Составление и подача финансовой и налоговой отчётности в установленные сроки.
- Зарплата и кадровый учёт. Начисление и выплата заработной платы, табель, приказы, отчётность по наёмным работникам.
- НДС. Регистрация налоговых накладных, работа с рисковыми критериями и разблокировка налоговых накладных.
- Инвентаризация. Организация и документальное оформление инвентаризации активов и обязательств, обязательной, в частности, перед составлением годовой финансовой отчётности, при смене материально ответственных лиц, при выявлении фактов краж или порчи ценностей, при прекращении предприятия.
- Проблемные участки. Восстановление учёта и первичных документов, если период вёлся некорректно или документы утрачены.
Какая отчётность и в какие сроки
Объём отчётности зависит от категории предприятия, а категория определяется по показателям на дату составления годовой отчётности за предшествующий год. Предприятие относится к категории, если соответствует минимум двум из трёх критериев (статья 2 Закона о бухучёте).
| Категория | Балансовая стоимость активов | Чистый доход от реализации | Средняя численность работников |
|---|---|---|---|
| Микропредприятия | до 350 тыс. евро включительно | до 700 тыс. евро включительно | до 10 человек включительно |
| Малые | до 4 млн евро включительно | до 8 млн евро включительно | до 50 человек включительно |
| Средние | до 20 млн евро включительно | до 40 млн евро включительно | до 250 человек включительно |
| Большие | свыше 20 млн евро | свыше 40 млн евро | свыше 250 человек |
Полный комплект финансовой отчётности состоит из баланса (отчёта о финансовом состоянии), отчёта о финансовых результатах (отчёта о совокупном доходе), отчёта о движении денежных средств, отчёта о собственном капитале и примечаний. Для микропредприятий, малых предприятий, непредпринимательских обществ, филиалов и представительств иностранных юридических лиц — кроме тех, которые обязаны составлять отчётность по международным стандартам, — установлена сокращённая по показателям отчётность в составе баланса и отчёта о финансовых результатах (часть 3 статьи 11 Закона о бухучёте).
| Что подаётся | Срок | Основание |
|---|---|---|
| Годовая финансовая отчётность микро- и малых предприятий, непредпринимательских обществ | не позднее 28 февраля следующего года | пункт 5 Порядка подачи финансовой отчётности |
| Годовая финансовая отчётность средних предприятий | не позднее 1 июня следующего года | пункт 5 Порядка подачи финансовой отчётности |
| Промежуточная финансовая отчётность (I квартал, полугодие, девять месяцев) | не позднее 30 числа месяца, следующего за отчётным кварталом | пункт 5 Порядка подачи финансовой отчётности |
| Обнародование годовой отчётности предприятиями общественного интереса (кроме больших, не являющихся эмитентами) | не позднее 30 апреля следующего года | часть 3 статьи 14 Закона о бухучёте |
| Обнародование годовой отчётности большими предприятиями — не эмитентами и средними предприятиями | не позднее 1 июня следующего года | часть 3 статьи 14 Закона о бухучёте |
| Налоговая декларация за месячный период | в течение 20 календарных дней после последнего дня месяца | подпункт 49.18.1 Налогового кодекса |
| Налоговая декларация за квартал или полугодие | в течение 40 календарных дней после последнего дня квартала (полугодия) | подпункт 49.18.2 Налогового кодекса |
| Годовая декларация по налогу на прибыль | в течение 60 календарных дней после последнего дня отчётного года | подпункт 49.18.6 Налогового кодекса |
| Годовая декларация физлиц, в том числе самозанятых | до 1 мая года, следующего за отчётным | подпункт 49.18.4 Налогового кодекса |
Кому какой объём обслуживания нужен
Ключевая развилка проходит не по размеру бизнеса, а по его правовому статусу и системе налогообложения. Закон о бухучёте распространяется на юридических лиц, созданных по законодательству Украины, а также на филиалы и представительства иностранных юридических лиц; физические лица — предприниматели ведут не бухгалтерский учёт, а учёт доходов и расходов по правилам Налогового кодекса.
- ФЛП на едином налоге первой и второй групп, а также третьей группы без НДС ведут учёт в произвольной форме путём помесячного отражения полученных доходов (пункт 296.1 Налогового кодекса). Учёт может вестись в бумажном и/или электронном виде, в том числе через электронный кабинет.
- ФЛП третьей группы — плательщики НДС ведут учёт доходов и расходов по типовой форме и в порядке, которые установлены центральным органом исполнительной власти, обеспечивающим формирование и реализующим государственную финансовую политику.
- ФЛП на общей системе обязаны вести учёт доходов и расходов и иметь подтверждающие документы о происхождении товара (пункт 177.10 Налогового кодекса).
- Юридические лица — плательщики единого налога третьей группы ведут упрощённый бухгалтерский учёт доходов и расходов для расчёта объекта налогообложения (пункт 44.2 Налогового кодекса).
- Компании на общей системе определяют объект налогообложения по данным бухгалтерского учёта и финансовой отчётности о доходах, расходах и финансовом результате до налогообложения.
- Компании, обязанные применять МСФО, — в частности предприятия общественного интереса, публичные акционерные общества, субъекты добывающих отраслей, материнские предприятия соответствующих групп (часть 2 статьи 12-1). Для остальных применение международных стандартов — собственное решение. Здесь нужна трансформация отчётности по МСФО и отчётность на основе таксономии в едином электронном формате.
Отраслевая специфика тоже меняет объём работ: у IT-компаний это учёт валютной выручки и договоров с исполнителями, у торговли — запасы и расчёты, у производства — калькуляция себестоимости. Для одного из таких сегментов у нас выделено отдельное направление — бухгалтерское обслуживание IT-компаний.
Кто отвечает за ошибки в учёте
Передача учёта подрядчику не снимает ответственность с руководителя, но добавляет второй контур — договорный. Если бухгалтерский учёт ведёт предприятие, работающее в сфере бухгалтерского учёта и/или аудиторской деятельности, финансовую отчётность подписывают руководитель заказчика (или уполномоченное лицо) и руководитель такого предприятия либо уполномоченное им лицо; при этом ответственность исполнителя определяется законом и договором о предоставлении бухгалтерских услуг (часть 1 статьи 11 Закона о бухучёте).
За своевременную и полную подачу и обнародование финансовой отчётности отвечает руководитель или собственник. В обществах с ограниченной ответственностью ответственность за хранение документов бухгалтерского учёта и финансовой отчётности возложена на исполнительный орган и главного бухгалтера в случае его назначения (статья 43 Закона «Об обществах с ограниченной и дополнительной ответственностью»).
| Нарушение | Последствие | Норма |
|---|---|---|
| Неподача или несвоевременная подача налоговых деклараций и другой отчётности | штраф 340 грн за каждый случай; при повторном нарушении в течение года — 1020 грн | пункт 120.1 Налогового кодекса |
| Необеспечение хранения первичных документов, регистров, бухгалтерской и статистической отчётности либо непредоставление их контролирующему органу | штраф 1020 грн; при повторном нарушении в течение года — 2040 грн | пункт 121.1 Налогового кодекса |
| Отсутствие налогового учёта, нарушение установленного порядка его ведения | штраф на должностных лиц от пяти до десяти необлагаемых минимумов доходов граждан; повторно — от десяти до пятнадцати | статья 163-1 КУоАП |
| Отсутствие бухгалтерского учёта или ведение его с нарушением порядка, внесение неправдивых данных в финансовую отчётность, неподача отчётности, несвоевременная инвентаризация | штраф от восьми до пятнадцати необлагаемых минимумов доходов граждан; повторно — от десяти до двадцати | статья 164-2 КУоАП |
Отдельный блок — хранение документов. Налоговый кодекс требует хранить первичные документы, регистры и финансовую отчётность не менее 1825 дней, документы для налогового контроля по трансфертному ценообразованию и выплатам нерезидентам — не менее 2555 дней, прочие документы — не менее 1095 дней (пункт 44.3). При утрате, повреждении или досрочном уничтожении документов налогоплательщик обязан в пятидневный срок письменно уведомить контролирующий орган и восстановить документы в течение 90 календарных дней (пункт 44.5).
Как выбрать компанию на бухгалтерское обслуживание
Проверять стоит не обещания, а конструкцию договора и процедуры. Практический чек-лист выглядит так:
- Договор. Прямо описан перечень услуг, участки учёта, сроки подачи отчётности и ответственность исполнителя — закон отсылает именно к договору о предоставлении бухгалтерских услуг.
- Подписание отчётности. Зафиксировано, кто со стороны исполнителя подписывает финансовую отчётность и на основании каких полномочий.
- Входная диагностика. Перед стартом проверяется состояние учёта за открытые периоды: остатки, незакрытые расчёты, наличие первички. Если пробелы существенны, сначала восстановление, потом абонентское обслуживание.
- Передача дел. Согласован порядок передачи базы, регистров и документов при завершении договора, а при смене материально ответственных лиц проводится инвентаризация активов на ответственном хранении.
- Финансовый мониторинг. Бухгалтеры и субъекты хозяйствования, предоставляющие услуги по бухгалтерскому учёту, отнесены к специально определённым субъектам первичного финансового мониторинга — кроме лиц, которые предоставляют такие услуги в рамках трудовых отношений (пункт 7 части 2 статьи 6 Закона «О предотвращении и противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путём…»). Подрядчик, который об этом не знает, — плохой знак.
- Сопровождение проверок. Уточните, входит ли в объём подготовка ответов на запросы и участие в проверках, или это отдельная услуга.
Часто задаваемые вопросы
Обязан ли ФЛП вести бухгалтерский учёт
Нет, физическое лицо — предприниматель бухгалтерский учёт не ведёт: Закон о бухгалтерском учёте распространяется на юридических лиц, а также на филиалы и представительства иностранных юрлиц, тогда как предприниматель ведёт учёт доходов и расходов по Налоговому кодексу. Единщики первой и второй групп, а также третьей группы без НДС отражают доходы помесячно в произвольной форме; плательщики НДС третьей группы ведут учёт по типовой форме.
Кто подписывает финансовую отчётность, если учёт ведёт аутсорсинговая компания
Финансовую отчётность подписывают руководитель предприятия-заказчика либо уполномоченное лицо и одновременно руководитель компании, которая ведёт бухгалтерский учёт по договору, либо уполномоченное им лицо, — это прямо установлено частью 1 статьи 11 Закона о бухгалтерском учёте. Ответственность исполнителя при этом определяется законом и договором о предоставлении бухгалтерских услуг, поэтому объём обязательств стоит прописывать детально.
Сколько лет нужно хранить первичные документы
Первичные документы, регистры бухгалтерского учёта и финансовую отчётность нужно хранить не менее 1825 дней, документы для налогового контроля по трансфертному ценообразованию и выплатам нерезидентам — не менее 2555 дней, прочие документы — не менее 1095 дней. Сроки отсчитываются от дня подачи отчётности, для составления которой использовались документы, а при её неподаче — от предельного срока подачи.
Какой штраф за неподачу отчётности и отсутствие бухгалтерского учёта
За неподачу или несвоевременную подачу налоговых деклараций Налоговый кодекс предусматривает штраф 340 грн за каждый случай, а при повторном нарушении в течение года — 1020 грн. Отдельно должностные лица отвечают по КУоАП: за отсутствие бухгалтерского учёта или ведение его с нарушением порядка — штраф от восьми до пятнадцати необлагаемых минимумов доходов граждан.
Когда подавать годовую финансовую отчётность
Микропредприятия, малые предприятия и непредпринимательские общества подают годовую финансовую отчётность не позднее 28 февраля следующего за отчётным года, средние предприятия — не позднее 1 июня. Промежуточная отчётность за I квартал, полугодие и девять месяцев подаётся не позднее 30 числа месяца, следующего за отчётным кварталом.
От чего зависит стоимость бухгалтерских услуг
Стоимость определяется объёмом работы, а не размером компании: количеством первичных документов и банковских операций в месяц, системой налогообложения, статусом плательщика НДС, числом наёмных работников, наличием ВЭД и валютных операций. Отдельно оцениваются разовые работы — восстановление учёта, переход на МСФО, сопровождение проверки.