Аутсорсинг расчета зарплаты и кадровый учет в Киеве

Аутсорсинг расчета заработной платы — это передача внешней команде начисления зарплаты, налогов, кадровых документов и отчетности по работникам. Услуги по расчету заработной платы в Key Solutions: ежемесячный расчет зарплаты, отпускных и больничных, ведомости и платежки ко дню выплаты.

+38 (068) 777-14-74 Telegram WhatsApp

Налоги и взносы с зарплаты в 2026 году

С каждой выплаты зарплаты работодатель как налоговый агент удерживает НДФЛ и военный сбор, а ЕСВ начисляет сверху за свой счет.

ЕСВ платят одновременно с выплатой зарплаты, а окончательно за месяц — не позднее 20 числа следующего месяца (ч. 8 ст. 9 Закона № 2464-VI). С 1 января 2026 года компания отчитывается ежемесячно: налоговый расчет по НДФЛ и ЕСВ подается в течение 20 календарных дней после окончания месяца (пп. «б» п. 176.2, пп. 49.18.1 НКУ в редакции Закона № 4536-IX).

Кадровый учет вместе с зарплатой

Кадровый учет — это оформление приема, переводов, отпусков и увольнений, на основании которых начисляется зарплата. Когда кадры и зарплату ведет одна команда, приказ, табель и ведомость сверяются в одном месте.

• трудовые договоры, приказы о приеме, переводе, отпусках и увольнении, справки по требованию работника;
• уведомление ДПС о приеме работника до начала работы (ст. 24 КЗоТ);
• табель учета рабочего времени и график отпусков;
• сведения о трудовой деятельности в реестре застрахованных лиц, то есть электронная трудовая книжка (ст. 48 КЗоТ).

Аутсорсинг заработной платы для ООО, ФЛП и иностранных компаний

Состав услуг по начислению зарплаты одинаков для ООО и ФЛП, разница в отчетности. ФЛП-работодатель подает налоговый расчет ежеквартально, в течение 40 календарных дней после окончания квартала (пп. 49.18.2 НКУ). Для представительств и компаний с иностранным собственником есть отдельная страница об аутсорсинге расчета зарплаты для иностранных компаний и оффшоров.

Что входит в услугу

• начисление зарплаты штатным работникам и совместителям, вознаграждения по договорам ГПХ;
• расчет отпускных, больничных, компенсации за неиспользованный отпуск, индексации и выплат при увольнении;
• удержание НДФЛ и военного сбора, начисление ЕСВ, расчет сумм к выплате;
• расчетные ведомости, расчетные листы и платежные инструкции на зарплату и налоги;
• налоговый расчет и заявления-расчеты на пособие по временной нетрудоспособности;
• кадровые приказы, табели и проведение начислений в учетной системе;
• консультации по расчету зарплаты и кадровым вопросам;
• разовая проверка (аудит) зарплаты и кадровых документов перед передачей или проверкой.

Этапы работы

1. Диагностика кадров и зарплаты Проверяем договоры, приказы, ведомости и отчетность за последние месяцы.
2. Договор и доступы Фиксируем объем, дату передачи табеля и ответственность сторон.
3. Перенос данных и остатков Переносим карточки работников, остатки отпусков и задолженности на дату старта.
4. Ежемесячный расчет Получаем табель и кадровые изменения, начисляем зарплату и согласовываем ведомость с вами.
5. Платежи и отчетность Готовим платежки, подаем налоговый расчет.

Сроки

Дату старта согласовываем так, чтобы зарплату переходного месяца рассчитывала одна сторона. Срок подготовки зависит от количества работников и состояния кадровых документов: его называем после диагностики и фиксируем в договоре.

Сроки выплат устанавливает закон. Зарплату выплачивают не реже двух раз в месяц с промежутком до 16 календарных дней и не позднее 7 дней после окончания периода, за который она начислена. Отпускные выплачивают до начала отпуска, если трудовой или коллективный договор не устанавливает иного (ст. 115 КЗоТ). Все суммы при увольнении выплачивают в день увольнения; если работник в этот день не работал, срок — следующий день после его требования (ст. 116 КЗоТ).

От чего зависит стоимость

Цену расчета зарплаты определяет объем работы в месяц, и главный фактор — количество работников, которых вы передаете: штатных, совместителей и исполнителей по ГПХ.

• количество работников и договоров ГПХ;
• системы оплаты труда: оклад, почасовая или сдельная оплата, премии, суммированный учет рабочего времени;
• кадровое движение за месяц: приемы, увольнения, переводы;
• количество больничных, декретных и отпусков;
• объем кадровых документов и их состояние на старте.

Точную стоимость называем после диагностики и фиксируем в договоре.

Что нужно от вас

• Штатное расписание, трудовые договоры и приказы за текущий год.
• Табель учета рабочего времени ежемесячно до согласованной даты.
• Остатки отпусков и задолженности по зарплате на дату передачи.
• Доступ к учетной системе (BAS или другой) и согласованный порядок подписания отчетности квалифицированной электронной подписью.
• Контактное лицо, которое согласовывает приказы и ведомости.

Результат

• расчетные ведомости и расчетные листы работникам ежемесячно;
• платежные инструкции на зарплату, НДФЛ, военный сбор и ЕСВ;
• поданный налоговый расчет и квитанции о его принятии;
• кадровые приказы, табели и справки о доходах по требованию работников.

Нормативная база

Риски и зачем поручать зарплату команде по договору

Ошибка в зарплате сразу становится нарушением трудового или налогового законодательства. Основные санкции:

• допуск к работе без оформления трудового договора — штраф в десятикратном размере минимальной зарплаты за каждого работника, для плательщиков единого налога 1–3 групп — предупреждение (абз. 2 ч. 2 ст. 265 КЗоТ); в период военного положения штрафы ст. 265 КЗоТ не применяют, если предписание по итогам внепланового мероприятия надзора выполнено полностью и в срок (ч. 3 ст. 16 Закона № 2136-IX);
• задержка зарплаты более чем на месяц или выплата не в полном объеме — штраф в трехкратном размере минимальной зарплаты с тем же исключением для военного положения (абз. 4 ч. 2 ст. 265 КЗоТ); работодателя освобождают от ответственности за нарушение сроков оплаты труда, если он докажет, что их вызвали боевые действия или другие обстоятельства непреодолимой силы (ч. 3 ст. 10 Закона № 2136-IX); при задержке на один календарный месяц и более работнику также начисляют компенсацию потери части доходов (ст. 2 Закона № 2050-III), ее расчет мы разбирали в статье о расчете компенсации за несвоевременно выплаченную зарплату;
• должностное лицо за задержку зарплаты и другие нарушения законодательства о труде — штраф от 30 до 100 необлагаемых минимумов доходов граждан (ч. 1 ст. 41 КУоАП);
• задержка расчета при увольнении — средний заработок работника за все время задержки, но не более чем за шесть месяцев (ч. 1 ст. 117 КЗоТ).

Мы работаем по договору, в котором зафиксированы объем, сроки передачи данных и ответственность исполнителя. Разовый фрилансер или чат-бот рассчитывает отдельную сумму; ежемесячный цикл, отчетность и ответственность за них остаются на вас.

Почему Key Solutions

Компания

ТОВ «АУДИТОРСЬКА ФІРМА «КЕЙ СОЛЮШНЗ», код ЕГРПОУ 39610085. Данные компании открыты в ЕГР.

Договор

Работаем по договору: объем работ, сроки и ответственность фиксируем до старта. Информация клиента защищена профессиональной тайной (ст. 11 Закона № 2258-VIII).

Группа

Входим в Innova Consulting Group: юридические вопросы закрывает legal.ua, налогообложение криптоактивов — crystal.tax.

Офис

Офис в Киеве, ул. Большая Васильковская, 77. Клиентов по всей Украине обслуживаем дистанционно. Специалисты, которые ведут проекты, — на странице «Наши эксперты».

Частые вопросы

Смежные услуги

• Бухгалтерское сопровождение бизнеса
• Зарплата для иностранных компаний и оффшоров
• Учет в представительстве иностранной компании
• Восстановление бухгалтерского учета
• Налоговая консультация