Аутсорсинг розрахунку зарплати і кадровий облік у Києві

Аутсорсинг розрахунку заробітної плати — це передача зовнішній команді нарахування зарплати, податків і внесків, кадрових документів і звітності щодо працівників. Key Solutions щомісяця розраховує зарплату, відпускні й лікарняні і готує відомості та платіжки до дня виплати.

+38 (068) 777-14-74 Telegram WhatsApp

Податки і внески із зарплати у 2026 році

Із кожної виплати зарплати роботодавець як податковий агент утримує ПДФО і військовий збір, а ЄСВ нараховує зверху за власний рахунок.

ЄСВ сплачують одночасно з виплатою зарплати, а остаточно за місяць — не пізніше 20 числа наступного місяця (ч. 8 ст. 9 Закону № 2464-VI). З 1 січня 2026 року компанія звітує щомісяця: податковий розрахунок з ПДФО і ЄСВ подається протягом 20 календарних днів після кінця місяця (пп. «б» п. 176.2, пп. 49.18.1 ПКУ в редакції Закону № 4536-IX).

Кадровий облік разом із зарплатою

Кадровий облік — це оформлення прийому, переведень, відпусток і звільнень, на підставі яких нараховується зарплата. Коли кадри і зарплату веде одна команда, наказ, табель і відомість звіряються в одному місці.

• трудові договори, накази про прийом, переведення, відпустки і звільнення, довідки на вимогу працівника;
• повідомлення ДПС про прийняття працівника до початку роботи (ст. 24 КЗпП);
• табель обліку робочого часу і графік відпусток;
• відомості про трудову діяльність у реєстрі застрахованих осіб, тобто електронна трудова книжка (ст. 48 КЗпП).

Аутсорсинг заробітної плати для ТОВ, ФОП та іноземних компаній

Склад послуг з нарахування зарплати однаковий для ТОВ і ФОП, різниця у звітності. ФОП-роботодавець подає податковий розрахунок щокварталу, протягом 40 календарних днів після кінця кварталу (пп. 49.18.2 ПКУ). Для представництв і компаній з іноземним власником є окрема сторінка про розрахунок зарплати для іноземних компаній і офшорів.

Що входить у послугу

• нарахування зарплати штатним працівникам і сумісникам, винагороди за договорами ЦПД;
• розрахунок відпускних, лікарняних, компенсації за невикористану відпустку, індексації та виплат при звільненні;
• утримання ПДФО і військового збору, нарахування ЄСВ, розрахунок сум до виплати;
• розрахункові відомості, розрахункові листи і платіжні інструкції на зарплату та податки;
• податковий розрахунок і заяви-розрахунки на допомогу по тимчасовій непрацездатності;
• кадрові накази, табелі й проведення нарахувань в обліковій системі;
• консультації з розрахунку зарплати і кадрових питань;
• разова перевірка (аудит) зарплати і кадрових документів перед передачею або перевіркою.

Етапи роботи

1. Діагностика кадрів і зарплати Перевіряємо договори, накази, відомості та звітність за останні місяці.
2. Договір і доступи Фіксуємо обсяг, дату передачі табеля і відповідальність сторін.
3. Перенесення даних і залишків Переносимо картки працівників, залишки відпусток і заборгованості на дату старту.
4. Щомісячний розрахунок Отримуємо табель і кадрові зміни, нараховуємо зарплату і погоджуємо відомість з вами.
5. Платежі і звітність Готуємо платіжки, подаємо податковий розрахунок.

Строки

Дату старту погоджуємо так, щоб зарплату перехідного місяця розраховувала одна сторона. Строк підготовки залежить від кількості працівників і стану кадрових документів: його називаємо після діагностики і фіксуємо в договорі.

Строки виплат встановлює закон. Зарплату виплачують не рідше двох разів на місяць з проміжком до 16 календарних днів і не пізніше 7 днів після закінчення періоду, за який вона нарахована. Відпускні виплачують до початку відпустки, якщо трудовий або колективний договір не встановлює іншого (ст. 115 КЗпП). Усі суми при звільненні виплачують у день звільнення; якщо працівник того дня не працював, строк — наступний день після його вимоги (ст. 116 КЗпП).

Від чого залежить вартість

Ціну розрахунку зарплати визначає обсяг роботи на місяць, і головний фактор — кількість працівників, яких ви передаєте: штатних, сумісників і виконавців за ЦПД.

• кількість працівників і договорів ЦПД;
• системи оплати праці: оклад, погодинна чи відрядна оплата, премії, підсумований облік робочого часу;
• кадровий рух за місяць: прийоми, звільнення, переведення;
• кількість лікарняних, декретних і відпусток;
• обсяг кадрових документів і їхній стан на старті.

Точну вартість називаємо після діагностики і фіксуємо в договорі.

Що потрібно від вас

• Штатний розпис, трудові договори і накази за поточний рік.
• Табель обліку робочого часу щомісяця до погодженої дати.
• Залишки відпусток і заборгованості із зарплати на дату передачі.
• Доступ до облікової системи (BAS або іншої) і погоджений порядок підписання звітності кваліфікованим електронним підписом.
• Контактна особа, яка погоджує накази і відомості.

Результат

• розрахункові відомості і розрахункові листи працівникам щомісяця;
• платіжні інструкції на зарплату, ПДФО, військовий збір і ЄСВ;
• поданий податковий розрахунок і квитанції про його прийняття;
• кадрові накази, табелі й довідки про доходи на вимогу працівників.

Нормативна база

Ризики і чому зарплату краще доручити команді за договором

Помилка в зарплаті одразу стає порушенням трудового або податкового законодавства. Основні санкції:

• допуск до роботи без оформлення трудового договору — штраф у десятикратному розмірі мінімальної зарплати за кожного працівника, для платників єдиного податку 1–3 груп — попередження (абз. 2 ч. 2 ст. 265 КЗпП); у воєнний стан штрафи ст. 265 КЗпП не застосовують, якщо припис за результатами позапланового заходу нагляду виконано повністю і вчасно (ч. 3 ст. 16 Закону № 2136-IX);
• затримка зарплати більше ніж на місяць або виплата не в повному обсязі — штраф у трикратному розмірі мінімальної зарплати з тим самим винятком для воєнного стану (абз. 4 ч. 2 ст. 265 КЗпП); роботодавця звільняють від відповідальності за порушення строків оплати праці, якщо він доведе, що їх спричинили бойові дії або інші обставини непереборної сили (ч. 3 ст. 10 Закону № 2136-IX); у разі затримки на один календарний місяць і більше працівнику також нараховують компенсацію втрати частини доходів (ст. 2 Закону № 2050-III);
• посадова особа за затримку зарплати та інші порушення законодавства про працю — штраф від 30 до 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (ч. 1 ст. 41 КУпАП);
• затримка розрахунку при звільненні — середній заробіток працівника за весь час затримки, але не більше ніж за шість місяців (ч. 1 ст. 117 КЗпП).

Ми працюємо за договором, у якому зафіксовані обсяг, строки передачі даних і відповідальність виконавця. Разовий фрилансер або чат-бот розраховує окрему суму; щомісячний цикл, звітність і відповідальність за них залишаються на вас.

Чому Key Solutions

Компанія

ТОВ «АУДИТОРСЬКА ФІРМА «КЕЙ СОЛЮШНЗ», код ЄДРПОУ 39610085. Дані компанії відкриті в ЄДР.

Договір

Працюємо за договором: обсяг робіт, строки й відповідальність фіксуємо до старту. Інформація клієнта захищена професійною таємницею (ст. 11 Закону № 2258-VIII).

Група

Входимо до Innova Consulting Group: юридичні питання закриває legal.ua, оподаткування криптоактивів — crystal.tax.

Офіс

Офіс у Києві, вул. Велика Васильківська, 77. Клієнтів по всій Україні обслуговуємо дистанційно. Фахівці, які ведуть проєкти, — на сторінці «Наші співробітники».

Часті запитання

Суміжні послуги

• Бухгалтерський супровід бізнесу
• Зарплата для іноземних компаній і офшорів
• Облік у представництві іноземної компанії
• Відновлення бухгалтерського обліку
• Податкова консультація