Аутсорсинг іноземного представництва — це передача зовнішній команді бек-офісу представництва: обліку, зарплати, кадрових документів, податкової звітності і звітів для головного офісу. Key Solutions веде ці функції за договором від старту до закриття представництва.
+38 (068) 777-14-74 Telegram WhatsApp
Коротко
- Коли потрібен: іноземна компанія відкриває представництво в Україні, наймає перших працівників або змінює підрядника з обліку.
- Що отримуєте: облік і первинку, зарплату з ПДФО і ЄСВ, кадрові документи, звітність до ДПС, бюджет і звіти для головного офісу англійською.
- Строк старту залежить від кількості відкритих періодів і стану документів, його фіксуємо в договорі після діагностики.
- Вартість договірна: залежить від кількості працівників і операцій, статусу представництва і формату звітів.
- З чого почати: опишіть функції офісу, кількість працівників і звіти, які потрібні головному офісу.
Що представництво передає на аутсорсинг
Представництво — це відокремлений підрозділ іноземної компанії, який представляє і захищає її інтереси в Україні (ч. 2 ст. 95 ЦК України). Власного бек-офісу в невеликому представництві зазвичай немає, тому функції передають одній команді за договором.
| Функція | Що робимо | Норма |
|---|---|---|
| Бухгалтерський облік | облікова політика, первинка, регістри, скорочена фінзвітність | ч. 1 ст. 2, ч. 3 ст. 11 Закону № 996-XIV |
| Зарплата і податки з неї | розрахунок зарплати, ПДФО як податковий агент, ЄСВ | пп. 14.1.180 ПКУ, ст. 4 Закону № 2464-VI |
| Кадровий облік | накази, табелі, відпустки, особові справи | трудове законодавство |
| Податкова звітність | облік нерезидента в ДПС, декларації і розрахунки | п. 64.5 ПКУ |
| Бюджет і платежі | бюджет витрат, звіти про використання коштів | за регламентом головного офісу |
| Реєстрація і юридичні питання | разом з юристами legal.ua | ст. 95 ЦК України |
Старт представництва: перші тижні після реєстрації
Представництво іноземної компанії вважається створеним з дня державної реєстрації (ч. 5 ст. 95 ЦК України). Далі нерезидент у десятиденний строк подає заяву про взяття на облік до ДПС за місцезнаходженням представництва (п. 64.5 ПКУ).
У ці тижні ми готуємо заяву до ДПС, облікову політику, погоджену з головним офісом, графік документообігу і шаблони кадрових документів. Після цього представництво може оформлювати працівників і проводити платежі. Реєстрацію і положення про представництво готують юристи legal.ua.
Бюджет і звіти для головного офісу
Головному офісу потрібні дві речі: контроль витрат і дані для консолідації. Ми ведемо бюджет представництва, звіряємо фактичні витрати з планом і щомісяця передаємо звіт англійською. Пакет для консолідованої звітності готуємо у форматі групи, за потреби з трансформацією за МСФЗ. Податковий статус і детальний облік описані на сторінці бухгалтерський облік представництва іноземної компанії.
Що входить у послугу
- облікова політика і робочий план рахунків з урахуванням вимог головного офісу;
- обробка первинних документів, банківських виписок і авансових звітів;
- розрахунок зарплати, ПДФО і ЄСВ, платіжні інструкції до строку сплати;
- кадрові документи: накази, табелі, відпустки, звільнення;
- податкова звітність і фінансова звітність до ДПС;
- бюджет витрат, звіт план-факт і пакет для консолідації англійською;
- податкові і облікові консультації, аналіз договорів з обліково-податкового боку;
- супровід закриття: інвентаризація, розрахунки, проміжний ліквідаційний баланс (ст. 110-1 ЦК України).
Етапи роботи
- Функції і статус офісу. Вивчаємо положення, функції представництва і штат.
- Договір і регламент. Фіксуємо обсяг, строки документообігу і формат звітів.
- Облік у ДПС і старт. Готуємо заяву до ДПС, облікову політику і кадрові шаблони.
- Щомісячний цикл. Первинка, зарплата, податки і платежі за календарем.
- Звіти головному офісу. План-факт бюджету і пакет для консолідації.
- Річна звітність. Фінансова звітність за рік і звірка з головним офісом.
Строки
Строк запуску обслуговування залежить від кількості відкритих періодів і стану первинних документів, його фіксуємо в договорі після діагностики. Якщо представництво вже працювало і облік запущений, спершу оцінюємо відкриті періоди і за потреби відновлюємо облік. Далі робота йде щомісяця за календарем звітності ПКУ і регламентом головного офісу.
Від чого залежить вартість
Вартість договірна, фіксуємо її в договорі.
- кількість працівників і кадрових подій на місяць;
- кількість операцій, контрагентів і валютних платежів;
- статус представництва: допоміжний офіс чи постійне представництво з податком на прибуток;
- формат і частота звітів для головного офісу;
- стан обліку на старті і кількість відкритих періодів.
Що потрібно від вас
- документи про реєстрацію представництва і положення про нього;
- довіреність керівника і опис функцій офісу;
- штатний розклад і дані працівників;
- доступ до банківських виписок і первинних документів;
- вимоги головного офісу до звітів і контактна особа, яка погоджує платежі.
Результат
- облік, який ведеться з дня реєстрації за погодженою обліковою політикою;
- зарплата і податки з неї, розраховані до строку сплати, з платіжними інструкціями;
- подана звітність до ДПС з квитанціями;
- щомісячний звіт план-факт і пакет для консолідації англійською;
- кадрові документи в порядку на випадок перевірки.
Нормативна база
Норми, на які спирається робота
- ст. 95, 110-1 ЦК України — представництво, його державна реєстрація і ліквідація;
- ч. 1 ст. 2, ч. 3 ст. 11 Закону № 996-XIV — облік у представництвах іноземних компаній і скорочена фінзвітність;
- пп. 14.1.180, 14.1.193, п. 64.5 ПКУ — податковий агент з ПДФО, постійне представництво, взяття на облік у ДПС;
- пп. 141.4.7 ПКУ — оподаткування прибутку постійного представництва;
- п. 1 ч. 1 ст. 4 Закону № 2464-VI — представництва іноземних компаній як платники ЄСВ.
Ризики і чому бек-офіс краще доручити команді за договором
Типові помилки представництва: пропущений строк взяття на облік у ДПС, неправильний податковий статус офісу, помилки в утриманні ПДФО і ЄСВ, звіти головному офісу, які розходяться з поданою звітністю. Якщо ДПС встановить діяльність через постійне представництво без взяття на облік, нерезидента можуть взяти на облік на підставі акта перевірки (п. 64.5 ПКУ).
Одна команда за договором бачить усі функції разом, тому зарплата, податки і звіти для головного офісу збігаються. Юридичні питання закривають юристи групи на legal.ua.
Чому Key Solutions
- Компанія
- ТОВ «АУДИТОРСЬКА ФІРМА «КЕЙ СОЛЮШНЗ», код ЄДРПОУ 39610085, зареєстроване 30.01.2015. Дані компанії відкриті в ЄДР.
- Договір
- Працюємо за договором: обсяг робіт, строки, відповідальність і конфіденційність інформації клієнта фіксуємо до старту.
- Група
- Входимо до Innova Consulting Group: юридичні питання закриває legal.ua, оподаткування криптоактивів — crystal.tax.
- Офіс
- Офіс у Києві, вул. Велика Васильківська, 77. Клієнтів по всій Україні обслуговуємо дистанційно. Фахівці, які ведуть проєкти, — на сторінці «Наші співробітники».
Часті запитання
Що можна передати на аутсорсинг у представництві іноземної компанії?
Можна передати весь бек-офіс: бухгалтерський облік і первинку, розрахунок зарплати і кадрові документи, податкову звітність і ЄСВ, контроль бюджету і звіти для головного офісу. У представництві лишаються керівник і працівники, які виконують його функції. Юридичні питання веде команда legal.ua з нашої групи.
Як зареєструвати представництво іноземної компанії в Україні?
Представництво іноземної юридичної особи підлягає державній реєстрації і вважається створеним з дня реєстрації (ч. 5 ст. 95 ЦК України). Раніше цю процедуру називали акредитацією. Реєстрацію супроводжують юристи legal.ua, а Key Solutions підключається до старту: облік у ДПС, облікова політика, зарплата.
У який строк представництво стає на облік у ДПС?
Нерезидент подає заяву про взяття на облік до контролюючого органу за місцезнаходженням відокремленого підрозділу у десятиденний строк після його реєстрації (п. 64.5 ПКУ). Заяву і супровідні документи ми готуємо в перші дні після реєстрації, щоб представництво могло наймати людей і платити податки.
Які податки і внески платить представництво із зарплати?
Представництво нерезидента є податковим агентом з ПДФО: нараховує, утримує і сплачує податок із зарплати працівників (пп. 14.1.180 ПКУ). Єдиний внесок сплачують як роботодавці представництва іноземних компаній, розташовані в Україні (п. 1 ч. 1 ст. 4 Закону № 2464-VI). Розрахунок і звітність ведемо щомісяця.
Чи платить представництво податок на прибуток?
Залежить від фактичної діяльності. Якщо через офіс нерезидент веде господарську діяльність, це постійне представництво, і його прибуток оподатковується в загальному порядку (пп. 14.1.193, 141.4.7 ПКУ). Збір інформації чи закупівля для нерезидента постійного представництва не утворюють. Детально про облік — на сторінці бухгалтерського обліку представництва.
Чи можна працювати з вами англійською?
Так. Звіти для головного офісу, пояснення до податкових питань і листування готуємо англійською, а звітність до ДПС подаємо українською. Формат і строки звітів для головного офісу фіксуємо в договорі.
Скільки коштує аутсорсинг представництва?
Вартість договірна і залежить від кількості працівників, операцій і валютних платежів, статусу представництва і формату звітів для головного офісу. Щомісячну ціну називаємо після опису функцій офісу і фіксуємо в договорі.
Суміжні послуги
Обговоримо аутсорсинг вашого представництва
Напишіть, коли зареєстровано або планується представництво, скільки в ньому працівників і які звіти потрібні головному офісу. У відповідь назвемо обсяг робіт і вартість.
Записатися на консультацію Замовити послугу +38 (068) 777-14-74 Telegram WhatsApp