Юридичний аудит бізнесу — це незалежна перевірка правового стану компанії: установчих документів і структури власності, договорів, трудових відносин, ліцензій та дозволів, прав на нерухомість і активи, судових та податкових спорів. Результат — звіт із переліком ризиків, оцінкою їх наслідків і планом усунення до того, як їх виявить контролюючий орган, покупець або інвестор.
Що таке юридичний аудит і чим він відрізняється від аудиту фінансової звітності
Юридичний аудит — договірна послуга, а не обов'язкова процедура. Це принципова відмінність від аудиту фінансової звітності, який Закон України «Про аудит фінансової звітності та аудиторську діяльність» визначає як аудиторську послугу з перевірки даних бухгалтерського обліку і показників фінансової звітності з метою висловлення незалежної думки аудитора про її відповідність в усіх суттєвих аспектах вимогам національних положень (стандартів) бухгалтерського обліку, міжнародних стандартів фінансової звітності або іншим вимогам.
Обов'язковий аудит фінансової звітності в розумінні того самого закону — це аудит фінансової звітності суб'єктів господарювання та їх груп, які відповідно до законодавства зобов'язані оприлюднити або надати таку звітність користувачам разом з аудиторським звітом. Юридичний аудит такого статусу не має: його обсяг визначає договір.
Друга відмінність — предмет. Фінансовий аудит відповідає на питання «чи достовірні цифри», правовий — «на чому ці цифри тримаються юридично»: чи є чинний договір, чи підписав його уповноважений, чи не сплив строк ліцензії, чи оформлені працівники.
Що перевіряє юридичний аудит: шість основних блоків
Стандартний правовий аудит покриває шість напрямів; їх набір може звужуватися або розширюватися, але каркас лишається однаковим.
| Блок перевірки | Що дивимося | Типові знахідки |
|---|---|---|
| Корпоративні документи | Статут, протоколи, рішення учасників, повноваження директора, структура власності та кінцеві бенефіціарні власники | Застаріла редакція статуту, правочини поза межами повноважень директора, неактуальні дані про бенефіціарів у реєстрі |
| Договори та зобов'язання | Договори з контрагентами, забезпечення, запевнення сторін, первинні документи до операцій, розрахунки з нерезидентами | Відсутні підписані додатки, акти без обов'язкових реквізитів, договори без визначеної відповідальності сторін |
| Трудові відносини | Трудові договори, накази, штатний розпис, колективний договір, внутрішні політики, охорона праці | Колективний договір, зобов'язання за яким не виконуються, неоформлені фактичні працівники, відсутні обов'язкові локальні акти |
| Ліцензії та дозволи | Ліцензії, дозвільні документи, дотримання умов ліцензування, відповідність видів діяльності | Діяльність поза межами ліцензії, дозволи, строк дії яких сплив, фактичні види діяльності поза КВЕД і статутом |
| Нерухомість та активи | Право власності й користування, оренда, обтяження, результати інвентаризації | Розбіжності між документами на актив і даними реєстрів, розбіжності між обліком і фактичною наявністю майна |
| Спори та податкові ризики | Судові справи, виконавчі провадження, акти перевірок, податкові повідомлення-рішення, строки оскарження | Пропущені строки, неузгоджені грошові зобов'язання, немає документів до спірних операцій |
Корпоративні документи і структура власності
Перше, що звіряють, — відповідність фактичної структури володіння даним Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань. Закон України «Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення» у статті 5-1 зобов'язує юридичних осіб мати інформацію про кінцевого бенефіціарного власника або його відсутність та структуру власності.
Там само встановлені строки, які порушують найчастіше: відомості про бенефіціара та структуру власності треба підтримувати в актуальному стані й повідомляти державного реєстратора про зміни протягом 30 робочих днів з дня їх виникнення, а в разі виявлення неповноти, неточностей чи помилок у раніше поданих відомостях — подати виправлені дані не пізніше трьох робочих днів з дня їх виявлення. Засновники та учасники, своєю чергою, зобов'язані самостійно повідомляти компанію про зміну бенефіціара або структури власності протягом 5 робочих днів з дати виникнення такої зміни.
Ціна помилки не зводиться до формальностей. Закон України «Про стимулювання розвитку цифрової економіки в Україні» передбачає, що резидентом Дія Сіті не може бути юридична особа, яка порушила вимоги законодавства щодо розкриття інформації про кінцевих бенефіціарних власників та/або подання інформації про структуру власності. Аудит перевіряє й решту вимог до резидента: розмір середньої місячної винагороди залученим працівникам і гіг-спеціалістам не менше ніж еквівалент 1200 євро, середньооблікову кількість таких осіб не менше дев'яти та суму кваліфікованого доходу не менш як 90 відсотків суми загального доходу.
Договори і первинні документи
Договірний блок перевіряється не ізольовано, а у зв'язці з документами, які підтверджують виконання. Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» у статті 9 вимагає, щоб первинний документ містив назву документа (форми), дату складання, назву підприємства, від імені якого складено документ, зміст та обсяг господарської операції з одиницею виміру, посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення операції і правильність її оформлення, та особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні операції. Акт без цих реквізитів — слабке місце і в спорі з контрагентом, і під час перевірки. Водночас неістотні недоліки в документах не є підставою для невизнання господарської операції за умови, що вони не перешкоджають ідентифікувати особу, яка брала в ній участь, і документ містить відомості про дату складання, назву підприємства, зміст та обсяг операції.
Окрема увага — договорам з нерезидентами та пов'язаними особами. Податковий кодекс України у підпункті 44.3.1 зобов'язує зберігати документи та інформацію, необхідні для здійснення податкового контролю відповідно до статей 39 і 39-2 та пункту 141.4 статті 141 цього Кодексу, не менше 2555 днів.
Корисний інструмент, який аудит допомагає вбудувати в договори на майбутнє, — запевнення щодо договору (стаття 650-1 Цивільного кодексу України): сторони можуть погодити перелік запевнень щодо обставин, які мають значення для укладення, виконання або припинення договору, а сторона, яка умисно або з необережності надала неправдиві запевнення, зобов'язана відшкодувати стороні, яка на них покладалася, завдані збитки, якщо інше не передбачено договором.
Трудові відносини
Тут перевіряються не лише трудові договори, а й колективний договір, локальні акти та спроможність компанії відповідати на законні вимоги органу державного нагляду і контролю за додержанням законодавства про працю. Кодекс України про адміністративні правопорушення передбачає штраф на посадових осіб від п'ятдесяти до ста неоподатковуваних мінімумів доходів громадян за невиконання законних вимог посадових осіб такого органу щодо усунення порушень або за створення перешкод для його діяльності.
Аналогічний за розміром штраф — від п'ятдесяти до ста неоподатковуваних мінімумів — установлено за порушення чи невиконання зобов'язань щодо колективного договору, угоди. Ухилення від участі в переговорах щодо укладення, зміни чи доповнення колективного договору карається штрафом від трьох до десяти неоподатковуваних мінімумів.
Ліцензії, дозволи та види діяльності
Це блок із найважчими санкціями. Провадження господарської діяльності без державної реєстрації як суб'єкта господарювання або без одержання ліцензії на вид діяльності, що підлягає ліцензуванню, чи з порушенням умов ліцензування, а так само без дозволу, іншого документа дозвільного характеру, якщо його одержання передбачене законом, тягне за собою штраф від однієї тисячі до двох тисяч неоподатковуваних мінімумів доходів громадян з конфіскацією виготовленої продукції, знарядь виробництва, сировини і грошей, одержаних внаслідок правопорушення, чи без такої. Повторність протягом року або отримання доходу у великих розмірах підвищує штраф до двох–п'яти тисяч неоподатковуваних мінімумів з обов'язковою конфіскацією; дохід у великих розмірах — це сума, що у тисячу і більше разів перевищує неоподатковуваний мінімум доходів громадян.
Окремо карається надання суб'єктом господарювання дозвільному органу або адміністратору недостовірної інформації щодо відповідності матеріально-технічної бази вимогам законодавства — від однієї до двох тисяч неоподатковуваних мінімумів. Дозвільні документи мають і власний строк зберігання за підпунктом 44.3.4 Податкового кодексу — не менше 1095 днів, які рахуються з дня завершення строку їх дії.
Активи, інвентаризація та звітність
Правовий аудит звіряє підстави володіння активами з даними обліку. Відсутність бухгалтерського обліку або ведення його з порушенням установленого порядку, внесення неправдивих даних до фінансової звітності, її неподання, несвоєчасне або неякісне проведення інвентаризацій грошових коштів і матеріальних цінностей тягнуть за собою штраф від восьми до п'ятнадцяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян, а за повторності протягом року — від десяти до двадцяти.
Відповідальність за організацію бухгалтерського обліку, фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах і збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менше трьох років, закон покладає на уповноважений орган (посадову особу), який здійснює керівництво підприємством, або на власника. Окреме питання — оприлюднення звітності: підприємства, що становлять суспільний інтерес (крім великих підприємств, які не є емітентами цінних паперів), та публічні акціонерні товариства зобов'язані оприлюднювати річну фінансову звітність разом з відповідними аудиторськими звітами не пізніше ніж до 30 квітня року, що настає за звітним періодом, а великі підприємства, які не є емітентами цінних паперів, та середні підприємства — не пізніше ніж до 1 червня.
Судові спори та податкові строки
Перевіряються відкриті справи, виконавчі провадження, акти перевірок і непропущені строки. За Податковим кодексом у разі визначення грошового зобов'язання контролюючим органом платник зобов'язаний сплатити нараховану суму протягом 10 робочих днів, що настають за днем отримання податкового повідомлення-рішення, крім випадків, коли протягом такого строку розпочато процедуру оскарження рішення контролюючого органу. Супровід таких спорів описаний на сторінці судова практика та арбітраж.
Окремий ризик — документи, які «не дійшли» до перевірки: якщо платник не надав їх посадовим особам контролюючого органу до закінчення перевірки, вважається, що таких документів у нього не було на час складення звітності. У разі втрати, пошкодження або дострокового знищення документів потрібно у п'ятиденний строк письмово повідомити контролюючий орган і відновити їх протягом 90 календарних днів з дня, що настає за днем надходження повідомлення.
Скільки зберігаються документи, які перевіряє аудит
Строки зберігання задають глибину перевірки: аудит охоплює період, за який компанія зобов'язана мати підтвердні документи. Податковий кодекс у пункті 44.3 встановлює чотири мінімальні строки.
| Категорія документів | Мінімальний строк зберігання |
|---|---|
| Документи та інформація, необхідні для податкового контролю відповідно до статей 39 і 39-2 та пункту 141.4 статті 141 Кодексу | 2555 днів |
| Первинні документи, регістри бухгалтерського обліку, фінансова звітність та інші документи, пов'язані з обчисленням і сплатою податків, що складаються особами, визначеними пунктом 133.1, підпунктом 133.2.2 та пунктом 133.4 статті 133 Кодексу, а також юридичними особами на спрощеній системі оподаткування | 1825 днів |
| Інші документи, на які не поширюються попередні категорії | 1095 днів |
| Документи, пов'язані з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, включаючи дозвільні | 1095 днів |
Коли потрібен юридичний аудит
Є шість приводів, за яких перевірку відкладати не варто: продаж чи купівля бізнесу, вхід інвестора, зміна директора, підготовка до податкової перевірки, реорганізація та ліквідація, зміна структури групи.
- Перед угодою M&A. Покупець перевіряє підстави володіння активами, повноваження підписантів і зобов'язання, які перейдуть разом із компанією. Продавцю вигідніше закрити дефекти самому.
- Перед приходом інвестора. Інвестор дивиться на структуру власності, домовленості учасників і чистоту прав на ключові активи, включно з інтелектуальною власністю.
- При зміні директора. Новий керівник приймає відповідальність за організацію обліку і збереження документів, тому передавання справ доцільно фіксувати актом з описом.
- Перед податковою перевіркою. Завдання — заздалегідь зібрати первинні документи і зняти розбіжності. Це тема суміжної послуги — податковий аудит.
- При реорганізації та ліквідації. За неподання в установлений законом строк державному реєстраторові документів, обов'язкове подання яких встановлено законом для припинення юридичної особи, Кодекс України про адміністративні правопорушення встановлює штраф від шістдесяти до вісімдесяти неоподатковуваних мінімумів, а за відсутність бухгалтерського обліку чи порушення порядку проведення інвентаризації майна та складення ліквідаційного балансу під час припинення — від ста до ста п'ятдесяти.
- При зміні структури групи. Тут правовий аудит іде разом із моделюванням — див. структуризацію та реструктуризацію бізнесу.
Як проходить перевірка і як оформлюється звіт
Юридичний аудит проходить у чотири етапи: узгодження обсягу і періоду, збір документів, аналіз та інтерв'ю з відповідальними особами, підготовка звіту. Тривалість залежить від кількості договорів, філій і відкритих спорів і визначається договором.
- Технічне завдання. Фіксуються період, що перевіряється, перелік блоків, форма звіту та порядок роботи з конфіденційною інформацією.
- Запит документів. Формується перелік: статут і всі редакції змін, протоколи, накази про призначення, реєстр договорів, ліцензії, документи на нерухомість, кадрові документи, перелік судових справ.
- Аналіз та інтерв'ю. Документи звіряються з публічними реєстрами і даними обліку, а прогалини закриваються письмовими поясненнями відповідальних осіб: частину ризиків видно лише з практики.
- Звіт. Він не є аудиторським звітом у розумінні закону про аудит фінансової звітності й оформлюється як висновок за результатами правової перевірки.
Робоча структура звіту: обсяг та обмеження перевірки; реєстр знахідок, де кожна прив'язана до конкретного документа і норми; оцінка ризику за ймовірністю та величиною наслідків; план усунення з пріоритетами й відповідальними; додатки з копіями проблемних документів. Звіт, у якому є перелік порушень, але немає плану усунення, свого завдання не виконує.
Якщо паралельно потрібна перевірка фінансових і податкових показників — вона проводиться в межах окремої послуги: фінансовий і податковий due diligence.
Часті запитання
Що таке юридичний аудит компанії?
Юридичний аудит компанії — незалежна перевірка правового стану бізнесу, що охоплює установчі документи, структуру власності, договори, трудові відносини, ліцензії, права на активи та відкриті спори. Підсумок — звіт з описом ризиків і планом їх усунення. Обсяг перевірки визначається договором, а не законом.
Що перевіряє правовий аудит компанії?
Правовий аудит компанії перевіряє шість блоків: корпоративні документи і дані про кінцевих бенефіціарних власників, договори та первинні документи до них, трудові відносини, ліцензії й дозвільні документи, права на нерухомість і активи, судові спори та податкові строки. За кожним блоком фіксуються документи, яких бракує.
Скільки триває юридичний аудит бізнесу?
Строк не встановлений законом і визначається договором: він залежить від розміру компанії, кількості договорів, наявності філій і відкритих судових справ. Основний час іде не на аналіз, а на збір документів усередині компанії, тому призначення відповідального координатора помітно пришвидшує роботу.
Чим юридичний аудит відрізняється від due diligence?
Юридичний аудит — це правовий блок усередині ширшої процедури due diligence, яка додатково включає фінансову, податкову та операційну перевірку. Юридичний аудит частіше замовляють для внутрішніх цілей і підготовки до перевірок, а повний due diligence — для угоди з покупцем або інвестором.
Які документи потрібні для юридичного аудиту?
Потрібні статут з усіма редакціями змін, протоколи і рішення учасників, накази про призначення керівника, відомості про структуру власності та бенефіціарів, реєстр договорів з додатками, ліцензії й дозволи, документи, що підтверджують права на нерухомість, кадрові документи, перелік судових справ та акти перевірок за період, що перевіряється.
Як часто потрібно проводити правовий аудит компанії?
Регулярність законом не встановлена, тому орієнтиром слугують строки зберігання документів і події в житті компанії: базовий цикл — раз на рік або перед кожною значущою угодою, зміною керівника, отриманням ліцензії, реорганізацією чи очікуваною перевіркою контролюючого органу.