Реєстрацію податкової накладної в Єдиному реєстрі податкових накладних може бути зупинено в порядку та на підставах, визначених Кабінетом Міністрів України (п. 201.16 ст. 201 Податкового кодексу України). Щоб розблокувати накладну, платник подає контролюючому органу пояснення та копії документів, у разі відмови в реєстрації — скаргу до центрального органу виконавчої влади, що реалізує державну податкову політику, протягом 10 робочих днів (пп. 56.23.1 п. 56.23 ст. 56 ПКУ), а далі — позов до суду (п. 56.1 ст. 56 ПКУ).
Що означає зупинення реєстрації податкової накладної
Зупинення реєстрації — це не відмова в реєстрації, а призупинення процедури до прийняття у встановленому порядку рішення про реєстрацію або про відмову в реєстрації. До Реєстру вносяться відомості щодо податкових накладних, які прийняті до Реєстру та підлягають реєстрації, реєстрацію яких зупинено, а також щодо яких у встановленому порядку прийнято рішення про реєстрацію або відмову у реєстрації (п. 4 Порядку ведення Єдиного реєстру податкових накладних, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 29 грудня 2010 р. № 1246).
Після надходження накладної до ДПС в автоматизованому режимі здійснюється її розшифрування та проводяться перевірки, передбачені п. 12 Порядку № 1246. Одна з них — перевірка наявності підстав для зупинення реєстрації податкових накладних та/або розрахунків коригування (абзац десятий п. 12 Порядку). Решта перевірок стосується формату документа, чинності електронного підпису та права підписання, реєстрації особи платником податку, дотримання вимог п. 192.1 ст. 192 і п. 201.10 ст. 201 ПКУ, помилок в обов'язкових реквізитах за п. 201.1 ст. 201 ПКУ, наявності суми податку за пп. 2001.3 і 2001.9 ст. 2001 ПКУ та наявності в Реєстрі відомостей накладної, яка коригується.
За результатами перевірок формується квитанція (п. 13 Порядку № 1246). Вона надсилається платнику протягом операційного дня і є підтвердженням прийняття, неприйняття або зупинення реєстрації (п. 14 Порядку). У квитанції зазначаються дата та час її формування, реквізити податкової накладної та результат перевірки (п. 15 Порядку). Квитанція про зупинення реєстрації одночасно надсилається постачальнику (продавцю) та отримувачу (покупцю) — платнику податку (п. 17 Порядку № 1246; аналогічна норма — у п. 201.10 ст. 201 ПКУ). Причини зупинення зазначаються в самій квитанції (п. 201.10 ст. 201 ПКУ).
Операційний день триває в робочі дні з 8 години 00 хвилин до 20 години 00 хвилин (п. 3 Порядку № 1246). Тимчасово, на період до припинення або скасування воєнного стану, операційний день, на який припадає граничний строк реєстрації, триває з 0 годин 00 хвилин до 24 години 00 хвилин (п. 26 Порядку). Якщо протягом операційного дня квитанції про прийняття, неприйняття або зупинення реєстрації не надіслано, така податкова накладна вважається зареєстрованою (п. 201.10 ст. 201 ПКУ). Тому квитанцію фіксуйте та зберігайте: від її дати відлічуються всі подальші дії. Стан накладних контролюйте через електронний кабінет: платник податку шляхом перегляду в режимі реального часу має доступ до даних Реєстру щодо складених ним чи його контрагентами накладних (п. 25 Порядку № 1246), а отримувач (покупець) має право звіряти дані отриманої накладної на відповідність даним Реєстру (п. 7 Порядку).
Чому ДПС зупиняє реєстрацію накладної
Підстави зупинення встановлює не Податковий кодекс, а Кабінет Міністрів України: п. 201.16 ст. 201 ПКУ прямо делегує йому і порядок, і підстави. Тому шукати вичерпний перелік причин блокування в самому кодексі марно — він міститься в урядовому акті, на який кодекс посилається.
Звідси й типові сценарії блокування: операція не підкріплена «вхідним» придбанням аналогічного товару; номенклатура постачання не відповідає раніше зареєстрованим придбанням; обсяг постачання різко перевищує ресурсну базу підприємства; бракує відомостей про трудові ресурси, основні засоби, склади чи транспорт. Окремий шар проблеми — прийняте щодо компанії рішення про відповідність критеріям ризиковості платника податку на додану вартість. Воно має й побічний ефект: відсутність такого рішення є однією з обов'язкових вимог до платників з високим рівнем добровільного дотримання податкового законодавства, тож із його прийняттям компанія цього статусу не отримує (підпункт «д» пп. 69.41.1 п. 69 підрозділу 10 розділу XX ПКУ).
Не плутайте зупинення реєстрації з неприйняттям накладної: помилки в реквізитах, визначених п. 201.1 ст. 201 ПКУ (крім коду товару згідно з УКТ ЗЕД), які не заважають ідентифікувати здійснену операцію, її зміст, період, сторони та суму податкових зобов'язань, не можуть бути причиною неприйняття податкових накладних в електронному вигляді (п. 201.10 ст. 201 ПКУ). Якщо корінь проблеми — статус компанії, паралельно з розблокуванням працюйте над скасуванням рішення про ризиковість: про це — на сторінці виключення зі списку ризикових платників податків.
Пояснення та документи до контролюючого органу: що справді працює
Розблокування тримається не на кількості паперів, а на їхній доказовій цінності. Для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших документів (п. 44.1 ст. 44 ПКУ). Підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи (ч. 1 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»).
Документ, позбавлений обов'язкових реквізитів, доказом не буде. Первинні документи можуть бути складені в паперовій або в електронній формі, але в будь-якому разі повинні мати реквізити, перелічені в ч. 2 ст. 9 зазначеного Закону. Перевірте кожен документ за цим переліком:
| Обов'язковий реквізит первинного документа | Що перевірити перед поданням |
|---|---|
| Назва документа (форми) | Назва відповідає змісту операції, а не «універсальному» шаблону |
| Дата складання | Дата узгоджується з датою виникнення податкових зобов'язань за накладною |
| Назва підприємства, від імені якого складено документ | Збігається з даними реєстру та з реквізитами договору |
| Зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру господарської операції | Номенклатура й одиниці збігаються з накладною та з «вхідними» придбаннями |
| Посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення | Ці особи перебувають у штаті або залучені за договором, що підтверджено документально |
| Особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції | Підписи наявні, електронні — з чинним кваліфікованим сертифікатом |
Комплект має закрити чотири питання: звідки товар (договори постачання, імпорт, виробництво), чим і ким виконано роботу (основні засоби, оренда, персонал, підрядники), де провадилася діяльність (склади, транспорт), кому продано (договори, довіреності, платіжні документи). Кожен документ прив'язуйте до конкретного рядка заблокованої накладної — контролюючий орган не реконструюватиме логіку за платника. Пам'ятайте й про зворотний бік: якщо на момент перевірки суми податку, попередньо включені до складу податкового кредиту, залишаються не підтвердженими документами, платник несе відповідальність відповідно до кодексу (п. 198.6 ст. 198 ПКУ).
Строки розгляду і момент, коли накладна реєструється
На момент прийняття у встановленому порядку рішення про реєстрацію або відмову в реєстрації щодо накладної проводяться перевірки, визначені п. 12 Порядку № 1246 (крім абзацу десятого), а за їх результатами формується квитанція про реєстрацію або відмову в реєстрації, яка надсилається платнику разом з відповідним рішенням (п. 18 Порядку). Квитанція про реєстрацію накладної, щодо якої прийнято рішення про реєстрацію, одночасно надсилається постачальнику (продавцю) та отримувачу (покупцю) — платнику податку.
Накладна, реєстрацію якої зупинено, реєструється у день настання однієї з подій, перелічених у п. 19 Порядку № 1246:
- прийняття в установленому порядку та набрання чинності рішенням про реєстрацію податкової накладної та/або розрахунку коригування;
- набрання рішенням суду законної сили про реєстрацію податкової накладної та/або розрахунку коригування (у разі надходження до ДПС відповідного рішення);
- неприйняття та/або відсутність реєстрації в установленому порядку рішення про реєстрацію або відмову в реєстрації податкової накладної та/або розрахунку коригування.
Третя підстава — ключова гарантія: бездіяльність контролюючого органу сама собою призводить до реєстрації накладної.
Оскарження відмови в адміністративному порядку
Оскарження рішення про відмову в реєстрації податкової накладної або розрахунку коригування здійснюється у порядку, визначеному Кабінетом Міністрів України, з урахуванням особливостей, установлених п. 56.23 ст. 56 ПКУ. Ключові параметри процедури зведено в таблицю.
| Параметр | Норма ПКУ | Значення |
|---|---|---|
| Строк подання скарги | пп. 56.23.1 | 10 робочих днів, що настають за днем прийняття рішення, що оскаржується |
| Кому подається | пп. 56.23.1 | Центральний орган виконавчої влади, що реалізує державну податкову політику |
| Участь платника | пп. 56.23.2 | Особисто або через представника в режимі відеоконференції; повідомлення в електронний кабінет — не пізніше ніж за п'ять календарних днів до дати розгляду |
| Строк розгляду без участі платника | пп. 56.23.3 | 10 календарних днів, наступних за днем отримання скарги |
| Строк розгляду за участю платника | пп. 56.23.3 | 30 календарних днів, наступних за днем отримання скарги; продовженню не підлягає |
| На період воєнного стану | пп. 69.9 п. 69 підрозділу 10 розділу XX | 10 робочих днів з дня отримання скарги центральним органом виконавчої влади, що реалізує державну податкову політику |
| Наслідок пропуску строку органом | пп. 56.23.4 | Скарга вважається повністю задоволеною на користь платника з наступного дня після закінчення строку |
| Форма документообігу | пп. 56.23.5 | Електронна, засобами електронного зв'язку |
Скаргу розглядає комісія центрального органу виконавчої влади, що реалізує державну податкову політику (пп. 56.23.3 ст. 56 ПКУ). Відсутність платника, належним чином повідомленого про дату, час та спосіб розгляду матеріалів скарги в режимі відеоконференції, не є перешкодою для розгляду скарги (пп. 56.23.2), тому участь варто планувати заздалегідь.
Позицію платника посилює й загальне правило: під час процедури адміністративного оскарження обов'язок доведення того, що будь-яке рішення контролюючого органу є правомірним, покладається на контролюючий орган (п. 56.4 ст. 56 ПКУ).
Якщо норми різних нормативно-правових актів суперечать між собою та припускають неоднозначне (множинне) трактування прав та обов'язків платників податків або контролюючих органів, внаслідок чого є можливість прийняти рішення на користь як платника податків, так і контролюючого органу, рішення приймається на користь платника податків (п. 56.21 ст. 56 ПКУ).
Змістова якість скарги важить більше за її обсяг: вона має спростовувати конкретну підставу відмови, а не переказувати історію компанії. Про структуру та додатки — на сторінці підготовки документів для скарги до податкової.
Судове оскарження блокування
Рішення, прийняті контролюючим органом, можуть бути оскаржені в адміністративному або судовому порядку (п. 56.1 ст. 56 ПКУ). З урахуванням строків давності, визначених ст. 102 ПКУ, платник податків має право оскаржити в суді рішення контролюючого органу в будь-який момент після його отримання (п. 56.18 ст. 56 ПКУ). Там же закріплено: процедура адміністративного оскарження вважається досудовим порядком вирішення спору, а рішення, оскаржене в судовому порядку, адміністративному оскарженню вже не підлягає. Обирати канал слід свідомо й один раз.
Судове рішення має пряму виконавчу дію в реєстрі. Внесення відомостей до Реєстру на підставі рішення суду, яке набрало законної сили, здійснюється з дотриманням вимог Порядку № 1246, при цьому вимоги абзацу десятого п. 12 (та сама перевірка наявності підстав для зупинення) не застосовуються до накладних, реєстрацію яких зупинено в установленому порядку (п. 20 Порядку). Датою внесення відомостей до Реєстру вважається день, зазначений у рішенні суду, або день набрання законної сили таким рішенням. Докладніше — у розділі судового оскарження блокувань накладних.
Наслідки для податкового кредиту покупця та штрафів
Для покупця блокування означає відсутність права на податковий кредит: не відносяться до податкового кредиту суми податку, сплаченого (нарахованого) у зв'язку з придбанням товарів чи послуг, не підтверджені зареєстрованими в Єдиному реєстрі податковими накладними та розрахунками коригування (п. 198.6 ст. 198 ПКУ). Відсутність факту реєстрації накладної продавцем не дає покупцю права на включення сум ПДВ до податкового кредиту та не звільняє продавця від обов'язку включення суми податку, вказаної в накладній, до податкових зобов'язань за відповідний звітний період (п. 201.10 ст. 201 ПКУ).
Водночас закон захищає обидві сторони від втрати прав через саме блокування:
- якщо платник не включив суму ПДВ до податкового кредиту у відповідному звітному періоді, це право зберігається за ним протягом 365 календарних днів з дати складення накладної, а в разі зупинення реєстрації згідно з п. 201.16 ст. 201 ПКУ перебіг цих строків переривається на період зупинення (п. 198.6 ст. 198 ПКУ);
- суми податку за накладними, зареєстрованими з порушенням строку реєстрації, включаються до податкового кредиту за той звітний період, у якому накладну зареєстровано, але не пізніше ніж через 365 календарних днів з дати її складення (п. 198.6 ст. 198 ПКУ);
- штрафні санкції за порушення граничного строку реєстрації не застосовуються на період зупинення реєстрації до прийняття рішення щодо відновлення реєстрації (п. 1201.1 ст. 1201 ПКУ); аналогічне застереження є і в п. 1201.2;
- право покупця або продавця додати до декларації заяву зі скаргою на контрагента у зв'язку з порушенням строків реєстрації на заблоковані накладні не поширюється — з нього прямо виключено накладні, реєстрацію яких зупинено згідно з п. 201.16 ст. 201 ПКУ (п. 201.10 ст. 201 ПКУ).
Ціну зволікання показують чинні граничні строки реєстрації та розміри штрафів.
| Показник | Загальне правило (п. 201.10 ст. 201 ПКУ) | На період воєнного стану та шість місяців після місяця, в якому його буде припинено або скасовано (пп. 89, 90 підрозділу 2 розділу XX ПКУ) |
|---|---|---|
| Накладні, складені з 1 по 15 календарний день місяця | До останнього дня (включно) місяця складення | До 5 календарного дня (включно) наступного місяця |
| Накладні, складені з 16 по останній день місяця | До 15 календарного дня (включно) наступного місяця | До 18 календарного дня (включно) наступного місяця |
| Прострочення до 15 календарних днів | 10 % суми ПДВ | 2 % суми ПДВ |
| Прострочення від 16 до 30 календарних днів | 20 % суми ПДВ | 5 % суми ПДВ |
| Прострочення від 31 до 60 календарних днів | 30 % суми ПДВ | 10 % суми ПДВ |
| Прострочення від 61 до 365 календарних днів | 40 % суми ПДВ | 15 % суми ПДВ |
| Прострочення на 366 і більше календарних днів | 50 % суми ПДВ | 25 % суми ПДВ |
Наведені ставки стосуються загального випадку. Для накладних, складених на операції, звільнені від оподаткування ПДВ, та на операції, що оподатковуються за нульовою ставкою, а також для накладних за п. 198.5 ст. 198 і ст. 199 ПКУ штраф становить 2 відсотки обсягу постачання без ПДВ, але не більше 1020 гривень (п. 1201.1 ст. 1201 ПКУ).
Окремий ризик для компаній, які претендують на відшкодування податку: заблоковані накладні спотворюють показники декларації та розтягують процедуру — докладніше на сторінці відшкодування, повернення ПДВ.
Часті запитання
Що робити, якщо надійшла квитанція про зупинення реєстрації податкової накладної
Збережіть квитанцію, встановіть за нею зазначену причину зупинення та підготуйте контролюючому органу пояснення разом з копіями первинних документів, які підтверджують реальність операції та ресурсну базу підприємства. Паралельно перевірте, чи не прийнято щодо компанії рішення про відповідність критеріям ризиковості платника податку на додану вартість, — без скасування цього рішення блокування повторюватимуться.
Скільки часу розглядають документи на розблокування податкової накладної
Строк розгляду пояснень і копій документів встановлено порядком, затвердженим Кабінетом Міністрів України відповідно до п. 201.16 ст. 201 ПКУ, — власного строку для цієї процедури Податковий кодекс не встановлює. При цьому накладна реєструється в день неприйняття та/або відсутності реєстрації в установленому порядку рішення про реєстрацію або відмову в реєстрації (п. 19 Порядку № 1246), тобто мовчання контролюючого органу працює на користь платника.
Куди подавати скаргу на відмову в реєстрації податкової накладної
Скарга подається до центрального органу виконавчої влади, що реалізує державну податкову політику, протягом 10 робочих днів, що настають за днем прийняття рішення, що оскаржується (пп. 56.23.1 ст. 56 ПКУ). Подання скарги, додатків до неї та отримання рішення за результатами її розгляду здійснюються в електронній формі засобами електронного зв'язку (пп. 56.23.5).
Що буде, якщо ДПС не розгляне скаргу вчасно
Якщо вмотивоване рішення за скаргою не надсилається платнику протягом строку, визначеного пп. 56.23.3 ст. 56 ПКУ, така скарга вважається повністю задоволеною на користь платника податків з наступного дня після закінчення зазначеного строку (пп. 56.23.4). Термін розгляду скарги не може бути продовжений.
Чи може покупець відобразити податковий кредит за заблокованою накладною
Ні — суми податку, не підтверджені зареєстрованими в Єдиному реєстрі податковими накладними, до податкового кредиту не відносяться (п. 198.6 ст. 198 ПКУ), тому до розблокування покупець права на кредит не має. Перебіг 365-денного строку на включення сум до кредиту переривається на період зупинення реєстрації, і після розблокування право зберігається.
Чи загрожує штраф за несвоєчасну реєстрацію, якщо накладна заблокована
Ні: у разі зупинення реєстрації згідно з п. 201.16 ст. 201 ПКУ штрафні санкції за порушення граничного строку реєстрації не застосовуються на період такого зупинення до прийняття рішення щодо відновлення реєстрації (п. 1201.1 ст. 1201 ПКУ). Аналогічне правило діє і для штрафу за п. 1201.2.