Бухгалтерське обслуговування IT-компаній: облік, Дія Сіті, ФОП

Бухгалтерське обслуговування IT-компанії в Україні тримається на трьох рішеннях: як оформлені виконавці (ФОП, штат чи гіг-контракти), чи працює компанія в режимі Дія Сіті і куди надходять кошти від замовників. Саме ці точки визначають ставки, звітність і ризик донарахувань під час перевірки. Решта — техніка обліку.

Чим облік в IT відрізняється від звичайного бухгалтерського обслуговування

Відмінність у тому, що в IT-компанії майже немає запасів і виробничих активів, зате є три нетипові вузли: масив виконавців поза штатом, валютні надходження від нерезидентів та об'єкти інтелектуальної власності.

Базові обов'язки спільні для всіх. За Законом «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» облік ведеться безперервно з дня реєстрації підприємства до його ліквідації (ч. 1 ст. 8), у грошовій одиниці України (ст. 5), а відповідальність за організацію обліку та збереження оброблених документів, регістрів і звітності — протягом встановленого терміну, але не менше трьох років — несе керівник або власник (ч. 3 ст. 8). Підставою для записів є первинні документи з обов'язковими реквізитами, серед яких зміст та обсяг господарської операції з одиницею виміру (ч. 2 ст. 9).

Той самий закон (ч. 4 ст. 8) дозволяє не тримати бухгалтера в штаті: облік можна вести на договірних засадах — централізованою бухгалтерією, підприємством, суб'єктом підприємницької діяльності або самозайнятою особою, що провадять діяльність у сфері бухгалтерського обліку та/або аудиторської діяльності. Для IT-компанії це прямо передбачена законом альтернатива власному відділу: бухгалтерські послуги на аутсорсі є однією з форм організації обліку нарівні зі штатною бухгалтерською службою.

Три моделі залучення виконавців і що змінюється в обліку

Моделей на практиці три: підрядники-ФОП на єдиному податку, наймані працівники в штаті та режим Дія Сіті з гіг-контрактами. Закон «Про стимулювання розвитку цифрової економіки в Україні» (ч. 4 ст. 4) дозволяє резиденту Дія Сіті залучати працівників на підставі трудових договорів (контрактів), гіг-спеціалістів — на підставі гіг-контрактів, а також підрядників та виконавців, у тому числі ФОП, — на підставі інших цивільно-правових чи господарсько-правових договорів. Тож бухгалтерія веде три паралельні гілки розрахунків.

Дія Сіті: умови входу, ставки і звіт про відповідність

Дія Сіті — це не пільга, а окремий правовий режим з кількісними критеріями, дотримання яких підтверджується звітом про відповідність та незалежним висновком аудитора: знижені ставки йдуть у парі з постійним моніторингом відповідності.

Згідно з ч. 1 ст. 5 Закону про Дія Сіті, резидентом може бути зареєстрована в Україні юрособа, яка одночасно: здійснює один або кілька видів діяльності з переліку режиму; забезпечує розмір середньої місячної винагороди залученим працівникам і гіг-спеціалістам не менше ніж еквівалент 1200 євро за офіційним курсом гривні щодо євро, встановленим НБУ станом на перше число відповідного календарного місяця; має середньооблікову кількість працівників та гіг-спеціалістів не менше дев'яти осіб; отримує не менш як 90 відсотків кваліфікованого доходу в сумі загального доходу.

Для молодих компаній є послаблення (ч. 3 ст. 5): юрособа, яка відповідає не всім вимогам, має право перебувати у статусі, але не довше ніж до 31 грудня календарного року, наступного за роком набуття статусу, — за умови, що державну реєстрацію її створення здійснено не раніше ніж за 24 календарні місяці до дня подання заяви, а її дохід не перевищує граничний обсяг, встановлений для третьої групи платників єдиного податку.

Податок на прибуток на особливих умовах — 9 відсотків бази оподаткування (п. 136.8 ПКУ). База формується, зокрема, з операцій за п. 135.2 ПКУ: дивідендів на користь власника корпоративних прав, коштів і майна, що сплачуються в межах спільної діяльності понад внесок, коштів на виконання боргових зобов'язань. Доходи спеціалістів резидента — заробітна плата, винагорода за гіг-контрактом, у тому числі за створення та перехід прав на твори, створені за замовленням, авторська винагорода за створення службового твору — оподатковуються ПДФО за ставкою 5 відсотків починаючи з календарного місяця, наступного за місяцем набуття статусу (пп. 170.14^-1.2 ПКУ). Знижена ставка працює не безмежно: вона застосовується до доходу, розмір якого не перевищує еквівалент 240 тисяч євро за календарний рік за курсом НБУ на 1 січня звітного року, а до суми перевищення застосовується ставка за п. 167.1 ПКУ (пп. 170.14^-1.3 ПКУ). Єдиний внесок за гіг-спеціаліста резидент зобов'язаний нараховувати та сплачувати у розмірі, визначеному Законом про єдиний внесок (ч. 3 ст. 23 Закону про Дія Сіті).

Окремий блок роботи бухгалтера — звітність про відповідність. Початковий звіт з незалежним висновком аудитора подається не пізніш як в останній день шостого календарного місяця, наступного за місяцем набуття статусу (ч. 2 ст. 13), річний — щороку не пізніше 1 червня року, наступного за звітним (ч. 3 ст. 13). Незалежний висновок подає лише суб'єкт аудиторської діяльності, який має право проводити обов'язковий аудит фінансової звітності (ч. 5 ст. 13). Порушення строку подання звіту та/або висновку більш як на 20 робочих днів є окремою підставою для втрати статусу (п. 4 ч. 1 ст. 9); ще одна підстава — виявлена невідповідність вимогам ст. 5, про яку уповноважений орган дізнається саме зі звіту про відповідність або незалежного висновку (п. 2 ч. 1 ст. 9).

Важлива деталь: якщо резидент у певному календарному місяці не відповідав вимогам щодо розміру винагороди або щодо дев'яти осіб, податковий агент зобов'язаний самостійно нарахувати податок за ставкою п. 167.1 ПКУ — 18 відсотків замість 5 — і сплатити його за власний рахунок (пп. 170.14^-1.5 ПКУ).

Підрядники-ФОП: де закінчується економія і починається ризик

Модель з ФОП законна, доки відносини справді підрядні, а ліміти дотримані. Для третьої групи ставка єдиного податку — 5 відсотків доходу в разі включення ПДВ до складу єдиного податку або 3 відсотки в разі сплати ПДВ (п. 293.3 ПКУ), плюс військовий збір 1 відсоток доходу, визначеного за ст. 292 ПКУ (пп. 1.3 п. 16^-1 підрозділу 10 розділу XX ПКУ). Річна межа обсягу доходу — 1167 розмірів мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року (пп. 3 п. 291.4 ПКУ); до суми перевищення для ФОП першої — третьої груп застосовується ставка 15 відсотків (п. 293.4 ПКУ). Єдиний податок сплачується протягом 10 календарних днів після граничного строку подання декларації за звітний квартал (п. 295.3 ПКУ).

Завдання бухгалтера тут — контур контролю: моніторинг наближення кожного підрядника до ліміту, відповідність КВЕД наданим послугам, акти зі змістом та обсягом операції і одиницею виміру, відсутність ознак трудових відносин у листуванні. Ціна недбалості вимірюється не лише податками. КУпАП передбачає за відсутність податкового обліку або порушення посадовими особами встановленого порядку його ведення штраф від п'яти до десяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян, а за ті самі дії, вчинені особою, яку протягом року вже було піддано стягненню, — від десяти до п'ятнадцяти (ст. 163^-1). За приховування в обліку валютних та інших доходів, відсутність бухгалтерського обліку або ведення його з порушенням установленого порядку, внесення неправдивих даних до фінансової звітності та її неподання — від восьми до п'ятнадцяти, повторно — від десяти до двадцяти (ст. 164^-2).

Валютні надходження: облік, курс і увага банку

Надходження в іноземній валюті не змінюють валюту обліку: бухгалтерський облік і фінансова звітність ведуться та складаються у грошовій одиниці України (ст. 5 Закону про бухоблік), а на вимогу користувачів звітність може бути додатково перерахована в іноземну валюту. Для платника єдиного податку правило пряме: дохід, виражений в іноземній валюті, перераховується у гривнях за офіційним курсом гривні до іноземної валюти, встановленим Національним банком України на дату отримання такого доходу (п. 292.5 ПКУ).

Окремо — фінансовий моніторинг. За Законом про запобігання та протидію відмиванню доходів фінансова операція є пороговою, якщо сума, на яку вона здійснюється, дорівнює чи перевищує 400 тисяч гривень або еквівалентну суму в іноземній валюті за офіційним курсом на момент проведення операції, за наявності однієї або більше ознак — зокрема, якщо це платіжна операція з переказу коштів за кордон (ч. 1 ст. 20). Для IT-компанії з регулярними надходженнями від нерезидентів це означає передбачувані запити банку щодо суті та підстав операцій.

Послуги нерезидентам і ПДВ: чому експорт IT-послуг найчастіше поза об'єктом

При наданні послуг з розроблення та тестування програмного забезпечення замовнику-нерезиденту ПДВ в Україні, як правило, не нараховується. Місцем постачання послуг з розроблення та тестування ПЗ, оброблення даних і надання консультацій з питань інформатизації, а також з надання майнових прав інтелектуальної власності та створення за замовленням об'єктів права інтелектуальної власності вважається місце, в якому отримувач послуг зареєстрований як суб'єкт господарювання, а за відсутності такого місця — місце постійного чи переважного його проживання (п. 186.3 ПКУ). Якщо отримувач за межами України, операція виходить за межі об'єкта оподаткування.

Це не знімає питання реєстрації платником ПДВ. Обов'язок виникає, якщо загальна сума операцій з постачання товарів і послуг, що підлягають оподаткуванню, нарахована або сплачена особі протягом останніх 12 календарних місяців, сукупно перевищує 1 000 000 гривень без ПДВ, крім особи, яка є платником єдиного податку першої — третьої групи (п. 181.1 ПКУ). Рахувати треба оподатковувані операції, а не весь оборот, — тут найчастіше й помиляються.

Звільнення від ПДВ операцій з постачання програмної продукції було тимчасовим: воно діяло з 1 січня 2013 року до 1 січня 2023 року (п. 26^-1 підрозділу 2 розділу XX ПКУ), тож посилатися на нього в чинних договорах уже не можна. Нюанси договорів із закордонними замовниками розбираємо в розділі робота з нерезидентами.

Робота з материнською компанією: трансфертні ризики

Якщо українська юрособа надає послуги пов'язаній іноземній компанії — типова схема «розробка в Україні, продажі за кордоном», — операції потрапляють у поле трансфертного ціноутворення. Контрольованими визнаються, зокрема, господарські операції з пов'язаними особами-нерезидентами, а також операції з нерезидентами, зареєстрованими в державах з переліку, затвердженого Кабінетом Міністрів України (пп. 39.2.1.1 ПКУ). Два пороги діють одночасно: річний дохід платника від будь-якої діяльності за правилами бухобліку перевищує 150 мільйонів гривень за вирахуванням непрямих податків, і обсяг операцій з кожним контрагентом перевищує 10 мільйонів гривень за вирахуванням непрямих податків за той самий рік (пп. 39.2.1.7 ПКУ).

Звіт про контрольовані операції подається до 1 жовтня року, що настає за звітним; платники, які є учасниками міжнародної групи компаній і у звітному році здійснювали контрольовані операції, у той самий строк подають повідомлення про участь у міжнародній групі компаній (пп. 39.4.2 ПКУ). Штраф за неподання звіту про контрольовані операції — 300 розмірів прожиткового мінімуму для працездатної особи, встановленого законом на 1 січня звітного року (п. 120.3 ПКУ). Документи та інформація, необхідні для податкового контролю за ст. 39 ПКУ, зберігаються не менше 2555 днів, а первинні документи, регістри бухгалтерського обліку та фінансова звітність — не менше 1825 днів (пп. 44.3.1 і 44.3.2 ПКУ). Різна глибина зберігання — часта причина втрати документів за внутрішньогруповими операціями.

Що практично входить в обслуговування IT-компанії

Робочий обсяг складається з чотирьох блоків: розрахунки з виконавцями всіх типів, валютний контур, податкова і фінансова звітність, звіти режиму Дія Сіті. Фінансова звітність подається разом з відповідною податковою декларацією з податку на прибуток у порядку, передбаченому для подання декларації (п. 46.2 ПКУ), а категорія підприємства визначається за критеріями ч. 2 ст. 2 Закону про бухоблік — підприємство належить до категорії, якщо його показники відповідають щонайменше двом із трьох критеріїв. Для мікропідприємств це балансова вартість активів до 350 тисяч євро, чистий дохід до 700 тисяч євро і середня кількість працівників до 10 осіб; для малих — до 4 мільйонів євро активів, до 8 мільйонів євро чистого доходу і до 50 працівників. Середні підприємства зобов'язані не пізніше ніж до 1 червня року, що настає за звітним періодом, оприлюднювати річну фінансову звітність разом з відповідними аудиторськими звітами та звітом про управління (абз. 2 ч. 3 ст. 14).

Окремо варто вибудувати облікову політику під інтелектуальну власність: визнання нематеріального активу, порядок переходу прав, розмежування роялті і плати за послуги. Для гіг-контрактів закон дає диспозитивне правило: майнові права інтелектуальної власності на об'єкт, створений гіг-спеціалістом у зв'язку з виконанням гіг-контракту, належать резиденту Дія Сіті — замовнику за таким гіг-контрактом, якщо інше не передбачено гіг-контрактом (ч. 2 ст. 24), тоді як особисті немайнові права залишаються за гіг-спеціалістом (ч. 1 ст. 24). Починати логічно з постановки податкового та бухгалтерського обліку, а варіанти структури розбирати в межах податкового консультування.

Часті запитання

Які податки платить IT-компанія в Україні

Набір залежить від режиму: поза Дія Сіті це податок на прибуток за базовою ставкою 18 відсотків або єдиний податок третьої групи, плюс ПДФО 18 відсотків і військовий збір із зарплат. Резидент Дія Сіті сплачує податок на прибуток на особливих умовах за ставкою 9 відсотків бази оподаткування, яка формується, зокрема, з операцій за пунктом 135.2 ПКУ, і утримує 5 відсотків ПДФО з доходів спеціалістів.

Що вигідніше для IT-компанії: підрядники-ФОП чи Дія Сіті

Економіка сходиться по-різному залежно від чисельності та структури виплат: Дія Сіті вимагає середньооблікову кількість працівників і гіг-спеціалістів не менше дев'яти осіб та середню місячну винагороду не нижче еквівалента 1200 євро, чого невелика команда просто не виконає. За дотримання цих умов режим дає ставку ПДФО 5 відсотків для доходів спеціалістів у межах еквівалента 240 тисяч євро на рік.

Чи потрібен IT-компанії бухгалтер, якщо всі виконавці на ФОП

Так, бо юридична особа зобов'язана вести бухгалтерський облік безперервно з дня реєстрації до ліквідації незалежно від того, як оформлені виконавці, і подавати фінансову звітність разом з декларацією. Закон про бухоблік дозволяє не тримати бухгалтера в штаті й вести облік на договірних засадах із профільним підприємством або самозайнятою особою.

Чи платить IT-компанія ПДВ при експорті послуг нерезиденту

Як правило, ні: для послуг з розроблення та тестування програмного забезпечення місцем постачання вважається місце реєстрації отримувача як суб'єкта господарювання, тому за замовника-нерезидента операція виходить за межі об'єкта оподаткування. Звільнення щодо програмної продукції діяло лише до 1 січня 2023 року і вже не застосовується.

Які вимоги треба виконати, щоб стати резидентом Дія Сіті

Потрібно здійснювати діяльність з переліку режиму, забезпечувати середню місячну винагороду не нижче еквівалента 1200 євро, мати середньооблікову кількість працівників і гіг-спеціалістів не менше дев'яти осіб та отримувати не менш як 90 відсотків кваліфікованого доходу. Юрособи, державну реєстрацію створення яких здійснено не раніше ніж за 24 календарні місяці до дня подання заяви, можуть тимчасово перебувати в режимі, відповідаючи не всім вимогам.

Що загрожує за порушення в обліку IT-компанії

За відсутність податкового обліку або порушення порядку його ведення передбачено штраф на посадових осіб від п'яти до десяти неоподатковуваних мінімумів, за відсутність бухгалтерського обліку та внесення неправдивих даних до фінансової звітності — від восьми до п'ятнадцяти. Окремо карається неподання звіту про контрольовані операції — 300 розмірів прожиткового мінімуму для працездатної особи.