Бухгалтерські послуги — це ведення бухгалтерського та податкового обліку підприємства стороннім виконавцем на договірних засадах. Закон «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» визнає таку форму законною нарівні зі штатною бухгалтерією. До обсягу входять первинні документи, регістри, розрахунок податків і зарплати, фінансова, податкова та статистична звітність, супровід перевірок.
Які форми організації обліку дозволяє закон
Закон дає підприємству чотири варіанти, і вибір між ними підприємство робить самостійно. Частина 4 статті 8 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» перелічує їх прямо:
- введення до штату підприємства посади бухгалтера або створення бухгалтерської служби на чолі з головним бухгалтером;
- користування послугами спеціаліста з бухгалтерського обліку, зареєстрованого як підприємець, який здійснює підприємницьку діяльність без створення юридичної особи;
- ведення на договірних засадах бухгалтерського обліку централізованою бухгалтерією або підприємством, суб'єктом підприємницької діяльності, самозайнятою особою, що провадять діяльність у сфері бухгалтерського обліку та/або аудиторської діяльності;
- самостійне ведення бухгалтерського обліку та складання звітності безпосередньо власником або керівником підприємства.
Останній варіант має пряме обмеження: він не може застосовуватися на підприємствах, звітність яких повинна оприлюднюватися, та в бюджетних установах. Окрема вимога встановлена для підприємств, що становлять суспільний інтерес: вони зобов'язані утворити бухгалтерську службу на чолі з головним бухгалтером, до складу якої входять не менше двох осіб (це положення не поширюється на недержавні пенсійні фонди та інститути спільного інвестування). Питання організації обліку належать до компетенції власника або уповноваженого органу, а відповідальність за організацію обліку та за збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом установленого терміну, але не менше трьох років, несе керівник або власник (частини 2 і 3 статті 8).
Підприємство також самостійно визначає — за погодженням з власником — облікову політику, обирає форму бухгалтерського обліку як певну систему регістрів, затверджує правила документообороту, розробляє систему внутрішньогосподарського (управлінського) обліку та визначає права працівників на підписання бухгалтерських документів (частина 5 статті 8). Ці документи — не формальність: саме на них спирається будь-який зовнішній виконавець, тому коректна постановка податкового та бухгалтерського обліку зазвичай передує переходу на обслуговування.
Що входить до бухгалтерського обслуговування
Базовий обсяг визначає не прейскурант виконавця, а вимоги закону до обліку та звітності. Підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи; вони можуть бути складені в паперовій або в електронній формі та повинні мати обов'язкові реквізити — назву документа, дату складання, назву підприємства, зміст та обсяг господарської операції з одиницею виміру, посади і прізвища відповідальних осіб, особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати учасника операції (стаття 9 Закону про бухоблік).
- Первинні документи та регістри. Приймання і перевірка документів, систематизація інформації на рахунках у регістрах синтетичного та аналітичного обліку.
- Податковий облік. Облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних із визначенням об'єктів оподаткування, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку та фінансової звітності (пункт 44.1 Податкового кодексу). Формувати показники податкової звітності на підставі даних, не підтверджених такими документами, заборонено.
- Звітність. Складання фінансової та податкової звітності й подання її у встановлені строки.
- Зарплата та кадровий облік. Нарахування та виплата заробітної плати, табель, накази, звітність щодо найманих працівників.
- ПДВ. Реєстрація податкових накладних, робота з ризиковими критеріями та розблокування податкових накладних.
- Інвентаризація. Організація та документальне оформлення інвентаризації активів і зобов'язань, обов'язкової, зокрема, перед складанням річної фінансової звітності, у разі зміни матеріально відповідальних осіб, у разі встановлення фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей, у разі припинення підприємства.
- Проблемні ділянки. Відновлення бухгалтерського обліку та первинних документів, якщо період вівся некоректно або документи втрачено.
Яка звітність і в які строки
Обсяг звітності залежить від категорії підприємства, а категорію визначають за показниками на дату складання річної фінансової звітності за рік, що передує звітному. Підприємство належить до категорії, якщо його показники відповідають щонайменше двом із трьох критеріїв (стаття 2 Закону про бухоблік).
| Категорія | Балансова вартість активів | Чистий дохід від реалізації | Середня кількість працівників |
|---|---|---|---|
| Мікропідприємства | до 350 тис. євро включно | до 700 тис. євро включно | до 10 осіб включно |
| Малі | до 4 млн євро включно | до 8 млн євро включно | до 50 осіб включно |
| Середні | до 20 млн євро включно | до 40 млн євро включно | до 250 осіб включно |
| Великі | понад 20 млн євро | понад 40 млн євро | понад 250 осіб |
Повний комплект фінансової звітності складається з балансу (звіту про фінансовий стан), звіту про фінансові результати (звіту про сукупний дохід), звіту про рух грошових коштів, звіту про власний капітал і приміток. Для мікропідприємств, малих підприємств, непідприємницьких товариств, філій та представництв іноземних юридичних осіб, крім тих, що зобов'язані складати фінансову звітність за міжнародними стандартами, встановлена скорочена за показниками фінансова звітність у складі балансу та звіту про фінансові результати (частина 3 статті 11 Закону про бухоблік).
| Що подається | Строк | Підстава |
|---|---|---|
| Річна фінансова звітність мікро- та малих підприємств, непідприємницьких товариств | не пізніше 28 лютого наступного року | пункт 5 Порядку подання фінансової звітності |
| Річна фінансова звітність середніх підприємств | не пізніше 1 червня наступного року | пункт 5 Порядку подання фінансової звітності |
| Проміжна фінансова звітність (I квартал, перше півріччя, дев'ять місяців) | не пізніше 30 числа місяця, що настає за звітним кварталом | пункт 5 Порядку подання фінансової звітності |
| Оприлюднення річної звітності підприємствами, що становлять суспільний інтерес (крім великих, які не є емітентами) | не пізніше ніж до 30 квітня наступного року | частина 3 статті 14 Закону про бухоблік |
| Оприлюднення річної звітності великими підприємствами — не емітентами та середніми підприємствами | не пізніше ніж до 1 червня наступного року | частина 3 статті 14 Закону про бухоблік |
| Податкова декларація за місячний період | протягом 20 календарних днів після останнього дня місяця | підпункт 49.18.1 Податкового кодексу |
| Податкова декларація за квартал або півріччя | протягом 40 календарних днів після останнього дня кварталу (півріччя) | підпункт 49.18.2 Податкового кодексу |
| Річна декларація з податку на прибуток | протягом 60 календарних днів після останнього дня звітного року | підпункт 49.18.6 Податкового кодексу |
| Річна декларація платників податку на доходи фізичних осіб, у тому числі самозайнятих | до 1 травня року, що настає за звітним | підпункт 49.18.4 Податкового кодексу |
Кому який обсяг обслуговування потрібен
Обсяг робіт визначає не розмір бізнесу, а його правовий статус і система оподаткування. Закон про бухоблік поширюється на юридичних осіб, створених відповідно до законодавства України, а також на філії та представництва іноземних юридичних осіб; фізичні особи — підприємці ведуть не бухгалтерський облік, а облік доходів і витрат за правилами Податкового кодексу.
- ФОП на єдиному податку першої та другої груп, а також третьої групи без ПДВ ведуть облік у довільній формі шляхом помісячного відображення отриманих доходів (пункт 296.1 Податкового кодексу). Облік може вестися в паперовому та/або електронному вигляді, у тому числі через електронний кабінет.
- ФОП третьої групи — платники ПДВ ведуть облік доходів і витрат за типовою формою та в порядку, що встановлені центральним органом виконавчої влади, який забезпечує формування та реалізує державну фінансову політику.
- ФОП на загальній системі зобов'язані вести облік доходів і витрат та мати підтверджуючі документи щодо походження товару (пункт 177.10 Податкового кодексу).
- Юридичні особи — платники єдиного податку третьої групи ведуть спрощений бухгалтерський облік доходів та витрат з метою обрахунку об'єкта оподаткування (пункт 44.2 Податкового кодексу).
- Компанії на загальній системі для обрахунку об'єкта оподаткування використовують дані бухгалтерського обліку та фінансової звітності щодо доходів, витрат і фінансового результату до оподаткування.
- Компанії, зобов'язані застосовувати МСФЗ, — зокрема підприємства, що становлять суспільний інтерес, публічні акціонерні товариства, суб'єкти господарювання, які здійснюють діяльність у видобувних галузях, материнські підприємства груп, у складі яких є підприємства, що становлять суспільний інтерес (частина 2 статті 12-1). Для решти застосування міжнародних стандартів — власне рішення. Тут потрібна трансформація фінансової звітності за МСФЗ та звітність на основі таксономії в єдиному електронному форматі.
Галузева специфіка теж змінює обсяг робіт: в IT-компаній це облік валютної виручки та договорів з виконавцями, у торгівлі — запаси й розрахунки, у виробництві — калькуляція собівартості. Для такого сегмента у нас виділено окремий напрям — бухгалтерське обслуговування IT-компаній.
Хто відповідає за помилки в обліку
Передача обліку підряднику не знімає відповідальності з керівника, але додає другий контур — договірний. Якщо бухгалтерський облік підприємства веде підприємство, що провадить діяльність у сфері бухгалтерського обліку та/або аудиторської діяльності, фінансову звітність підписують керівник замовника або уповноважена особа, а також керівник такого підприємства або уповноважена ним особа; при цьому відповідальність виконавця визначається законом та договором про надання бухгалтерських послуг (частина 1 статті 11 Закону про бухоблік).
Відповідальність за своєчасне та у повному обсязі подання й оприлюднення фінансової звітності несе керівник або власник. У товариствах з обмеженою відповідальністю відповідальність за зберігання документів бухгалтерського обліку та фінансової звітності покладається на виконавчий орган товариства та на головного бухгалтера у разі його призначення (стаття 43 Закону «Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю»).
| Порушення | Наслідок | Норма |
|---|---|---|
| Неподання або несвоєчасне подання податкових декларацій та іншої звітності | штраф 340 грн за кожен такий випадок; за повторного порушення протягом року — 1020 грн | пункт 120.1 Податкового кодексу |
| Незабезпечення зберігання первинних документів, регістрів, бухгалтерської та статистичної звітності або ненадання їх контролюючому органу | штраф 1020 грн; за повторного порушення протягом року — 2040 грн | пункт 121.1 Податкового кодексу |
| Відсутність податкового обліку, порушення встановленого законом порядку його ведення | штраф на посадових осіб від п'яти до десяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян; повторно — від десяти до п'ятнадцяти | стаття 163-1 КУпАП |
| Відсутність бухгалтерського обліку або ведення його з порушенням установленого порядку, внесення неправдивих даних до фінансової звітності, неподання фінансової звітності, несвоєчасне або неякісне проведення інвентаризацій | штраф від восьми до п'ятнадцяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян; повторно — від десяти до двадцяти | стаття 164-2 КУпАП |
Окремий блок — зберігання документів. Податковий кодекс вимагає зберігати первинні документи, регістри бухгалтерського обліку, фінансову звітність та інші документи, пов'язані з обчисленням і сплатою податків, не менше 1825 днів; документи, необхідні для податкового контролю відповідно до статей 39 і 39-2 та пункту 141.4 Кодексу, — не менше 2555 днів; інші документи — не менше 1095 днів (пункт 44.3). У разі втрати, пошкодження або дострокового знищення документів платник податків зобов'язаний у п'ятиденний строк письмово повідомити контролюючий орган і відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів (пункт 44.5).
Як обрати компанію на бухгалтерське обслуговування
Перевіряти варто не обіцянки, а конструкцію договору та процедури. Практичний перелік перевірок має такий вигляд:
- Договір. Прямо описано перелік послуг, ділянки обліку, строки подання звітності та відповідальність виконавця — закон відсилає саме до договору про надання бухгалтерських послуг.
- Підписання звітності. Зафіксовано, хто з боку виконавця підписує фінансову звітність і на підставі яких повноважень.
- Вхідна діагностика. Перед стартом перевіряється стан обліку за відкриті періоди: залишки, незакриті розрахунки, наявність первинних документів. Якщо прогалини суттєві, спершу відновлення.
- Передавання справ. Погоджено порядок передавання бази, регістрів і документів після завершення договору, а в разі зміни матеріально відповідальних осіб проводиться інвентаризація активів, які знаходяться на відповідальному зберіганні.
- Фінансовий моніторинг. Бухгалтери та суб'єкти господарювання, що надають послуги з бухгалтерського обліку, віднесені до спеціально визначених суб'єктів первинного фінансового моніторингу, крім осіб, які надають послуги в рамках трудових правовідносин (пункт 7 частини 2 статті 6 Закону «Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення»). Підрядник, який про це не знає, — поганий знак.
- Супровід перевірок. Уточніть, чи входить до обсягу підготовка відповідей на запити та участь у перевірках, чи це окрема послуга.
Часті запитання
Чи зобов'язаний ФОП вести бухгалтерський облік
Ні, фізична особа — підприємець бухгалтерський облік не веде: Закон про бухгалтерський облік поширюється на юридичних осіб, а також на філії та представництва іноземних юридичних осіб, тоді як підприємець веде облік доходів і витрат за Податковим кодексом. Єдинники першої та другої груп, а також третьої групи без ПДВ відображають доходи помісячно в довільній формі; платники ПДВ третьої групи ведуть облік за типовою формою.
Хто підписує фінансову звітність, якщо облік веде аутсорсингова компанія
Фінансову звітність підписують керівник підприємства-замовника або уповноважена особа й водночас керівник підприємства, яке веде бухгалтерський облік за договором, або уповноважена ним особа, — це прямо встановлено частиною 1 статті 11 Закону про бухгалтерський облік. Відповідальність виконавця при цьому визначається законом та договором про надання бухгалтерських послуг, тому обсяг зобов'язань варто фіксувати детально.
Скільки років потрібно зберігати первинні документи
Первинні документи, регістри бухгалтерського обліку та фінансову звітність потрібно зберігати не менше 1825 днів, документи, необхідні для податкового контролю відповідно до статей 39 і 39-2 та пункту 141.4 Кодексу, — не менше 2555 днів, інші документи — не менше 1095 днів. Ці строки встановлені пунктом 44.3 Податкового кодексу, а окремо стаття 8 Закону про бухоблік вимагає зберігати оброблені документи не менше трьох років.
Який штраф за неподання звітності та відсутність бухгалтерського обліку
За неподання або несвоєчасне подання податкових декларацій Податковий кодекс передбачає штраф 340 грн за кожен такий випадок, а за повторного порушення протягом року — 1020 грн. Окремо посадові особи відповідають за КУпАП: за відсутність бухгалтерського обліку або ведення його з порушенням установленого порядку — штраф від восьми до п'ятнадцяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.
Коли подавати річну фінансову звітність
Мікропідприємства, малі підприємства та непідприємницькі товариства подають річну фінансову звітність не пізніше 28 лютого року, що настає за звітним, середні підприємства — не пізніше 1 червня. Проміжна звітність за I квартал, перше півріччя та дев'ять місяців подається не пізніше 30 числа місяця, що настає за звітним кварталом.
Від чого залежить вартість бухгалтерських послуг
Вартість визначає обсяг роботи, а не розмір компанії: кількість первинних документів і банківських операцій на місяць, система оподаткування, статус платника ПДВ, кількість найманих працівників, наявність зовнішньоекономічної діяльності та валютних операцій. Окремо оцінюються разові роботи — відновлення обліку, перехід на МСФЗ, супровід перевірки.