Аутсорсинг бухгалтерських послуг — це ведення бухгалтерського обліку та звітності підприємства за договором зі сторонньою компанією. Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» прямо дозволяє таку форму: стаття 8 називає ведення обліку на договірних засадах підприємством, що провадить діяльність у сфері бухгалтерського обліку та/або аудиторської діяльності, одним із законних варіантів організації обліку.
Чи дозволяє закон передати бухгалтерію сторонній компанії
Так, і це не «сіра» схема, а одна з чотирьох форм організації обліку, прямо перелічених у частині 4 статті 8 Закону про бухоблік. Підприємство обирає форму самостійно: питання організації обліку належать до компетенції власника або уповноваженого органу (частина 2 статті 8).
| Форма організації обліку (ст. 8 Закону про бухоблік) | Кому підходить | Обмеження |
|---|---|---|
| Введення до штату посади бухгалтера або створення бухгалтерської служби на чолі з головним бухгалтером | Компанії з великим документообігом | Підприємство, що становить суспільний інтерес, зобов’язане утворити бухслужбу на чолі з головним бухгалтером у складі не менше двох осіб; це правило не поширюється на недержавні пенсійні фонди та інститути спільного інвестування |
| Користування послугами спеціаліста з бухгалтерського обліку, зареєстрованого як підприємець | Мікробізнес, прості операції | Ресурс однієї людини: відпустка, хвороба, вузька спеціалізація |
| Ведення обліку на договірних засадах централізованою бухгалтерією або підприємством, суб’єктом підприємницької діяльності, самозайнятою особою, що провадять діяльність у сфері бухгалтерського обліку та/або аудиторської діяльності | Власне аутсорсинг: від ФОП до великого бізнесу | Потребує коректного договору та регламенту передавання документів |
| Самостійне ведення обліку та складання звітності власником або керівником підприємства | Невеликі компанії без складних операцій | Не застосовується на підприємствах, звітність яких повинна оприлюднюватися, та в бюджетних установах |
Важлива деталь, яку рідко пояснюють: за частиною 1 статті 11 того самого Закону, якщо облік веде підприємство у сфері бухгалтерського обліку та/або аудиторської діяльності, фінансову звітність підписують керівник замовника і керівник такої аутсорсингової компанії або уповноважена ним особа. Підпис виконавця стоїть на звітності нарівні з підписом директора — це інший рівень залученості, ніж «віддалений помічник».
Що входить у бухгалтерське обслуговування на аутсорсингу
Обсяг робіт визначає договір, але базовий контур заданий законом: безперервне ведення обліку з дня реєстрації підприємства до його ліквідації (частина 1 статті 8), опрацювання первинки, формування регістрів, складання та подання звітності. Практичний перелік охоплює:
- приймання та перевірку первинних документів на обов’язкові реквізити — назву документа, дату складання, назву підприємства, від імені якого складено документ, зміст і обсяг господарської операції з одиницею виміру, посади та прізвища відповідальних осіб, особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу (частина 2 статті 9 Закону про бухоблік);
- ведення регістрів бухгалтерського обліку, касових книг і ордерів, облік запасів та основних засобів, відображення операцій у регістрах саме того звітного періоду, у якому їх здійснено (частина 5 статті 9);
- розрахунок заробітної плати, податку на доходи фізичних осіб, військового збору та єдиного внеску, кадровий документообіг;
- складання та подання податкових декларацій, реєстрацію податкових накладних і розрахунків коригування;
- складання фінансової звітності, для мікро- та малих підприємств — скороченої за показниками, у складі балансу та звіту про фінансові результати (частина 3 статті 11);
- розроблення й актуалізацію облікової політики, правил документообороту та технології обробки облікової інформації — того, що підприємство визначає самостійно (частина 5 статті 8);
- листування з контролюючими органами, супровід перевірок і відповіді на запити;
- відновлення обліку за минулі періоди та подання уточнюючих розрахунків.
Якщо компанія зобов’язана застосовувати міжнародні стандарти — а це підприємства, що становлять суспільний інтерес, публічні акціонерні товариства, авторизовані рейтингові агентства, суб’єкти господарювання, які здійснюють діяльність у видобувних галузях, материнські підприємства груп, у складі яких є підприємства, що становлять суспільний інтерес (частина 2 статті 12-1) — обсяг робіт істотно ширший. Суміжна послуга тут — аудит фінансової звітності.
Хто відповідає за помилки при аутсорсингу бухгалтерського обліку
Відповідальність розподілена, і це ключовий момент договору. За організацію обліку, фіксування всіх господарських операцій у первинних документах і збереження оброблених документів, регістрів та звітності протягом установленого терміну, але не менше трьох років, відповідає керівник або власник (частина 3 статті 8). За своєчасне та у повному обсязі подання й оприлюднення фінансової звітності — теж керівник (частина 1 статті 11).
Водночас відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів і регістрів та за недостовірність відображених у них даних несуть особи, які ці документи склали та підписали (частина 8 статті 9). А відповідальність аутсорсингової компанії визначається законом і договором про надання бухгалтерських послуг — пряме формулювання частини 1 статті 11. Звідси висновок: договір має містити зони відповідальності, строки передавання документів клієнтом і порядок відшкодування збитків. Без цього перекладати штрафи немає на що.
Санкції, яких найчастіше стосується якість обліку:
| Порушення | Норма | Санкція |
|---|---|---|
| Відсутність бухгалтерського обліку або ведення його з порушенням установленого порядку, внесення неправдивих даних до фінансової звітності, її неподання | ст. 164-2 КУпАП | Штраф від восьми до п’ятнадцяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян; повторно протягом року — від десяти до двадцяти |
| Відсутність податкового обліку, порушення порядку його ведення, неподання або несвоєчасне подання аудиторських висновків | ст. 163-1 КУпАП | Від п’яти до десяти неоподатковуваних мінімумів; повторно — від десяти до п’ятнадцяти |
| Незабезпечення зберігання первинних документів, регістрів і звітності або ненадання їх контролюючому органу | п. 121.1 ПКУ | 1020 грн; повторно протягом року — 2040 грн |
| Помилки у звітності про доходи фізосіб і утриманий податок, якщо це вплинуло на зобов’язання | п. 119.1 ПКУ | 1020 грн; повторно протягом року — 2040 грн |
| Заниження податкового зобов’язання, донарахованого контролюючим органом | пп. 123.1, 123.2 ПКУ | 10 % суми зобов’язання; за умисних дій — 25 % |
| Несплата узгодженої суми грошового зобов’язання | п. 124.1 ПКУ | 5 % погашеної суми податкового боргу при затримці до 30 календарних днів, 10 % — понад 30 днів |
| Порушення строку реєстрації податкової накладної або розрахунку коригування | п. 120-1.1 ПКУ | Від 10 % суми ПДВ при простроченні до 15 календарних днів до 50 % — на 366 і більше днів |
Тимчасово, протягом дії воєнного стану та шести місяців після місяця, в якому його буде припинено або скасовано, для строків реєстрації податкових накладних за пунктом 89 підрозділу 2 розділу XX ПКУ діють знижені штрафи — від 2 % до 25 % суми ПДВ (пункт 90 того самого підрозділу).
Окремо варто пам’ятати про механіку самостійного виправлення: у разі виявлення факту заниження податкового зобов’язання минулих періодів платник надсилає уточнюючий розрахунок і сплачує суму недоплати та штраф у розмірі трьох відсотків від такої суми до подання розрахунку (підпункт «а» пункту 50.1 ПКУ). Різниця між цими трьома відсотками і 10—25 % за статтею 123 ПКУ — практичний аргумент на користь регулярної перевірки вже закритих періодів.
Які строки закриває бухгалтерський аутсорсинг
Календар — головне джерело штрафів, тому регламент дедлайнів має бути в договорі. Основні орієнтири встановлені Податковим кодексом і Законом про бухоблік.
| Що подається або сплачується | Строк | Норма |
|---|---|---|
| Декларація за базовий період — календарний місяць | 20 календарних днів після останнього дня звітного місяця | пп. 49.18.1 ПКУ |
| Декларація за квартал або півріччя | 40 календарних днів після останнього дня кварталу (півріччя) | пп. 49.18.2 ПКУ |
| Річна декларація, зокрема з податку на прибуток | 60 календарних днів після останнього дня звітного року | пп. 49.18.3, 49.18.6 ПКУ |
| Сплата самостійно задекларованого зобов’язання | 10 календарних днів після граничного строку подання декларації | п. 57.1 ПКУ |
| Річна фінзвітність, що оприлюднюється разом з аудиторським звітом, — контролюючому органу | не пізніше 10 червня року, наступного за звітним | п. 46.2 ПКУ |
| Оприлюднення річної фінзвітності підприємствами, що становлять суспільний інтерес (крім великих, які не є емітентами цінних паперів), публічними АТ, суб’єктами природних монополій на загальнодержавному ринку, суб’єктами господарювання у видобувних галузях | не пізніше ніж до 30 квітня року, що настає за звітним | ч. 3 ст. 14 Закону про бухоблік |
| Оприлюднення річної фінзвітності великими підприємствами — неемітентами цінних паперів і середніми підприємствами | не пізніше ніж до 1 червня року, що настає за звітним | ч. 3 ст. 14 Закону про бухоблік |
Звітним періодом для фінансової звітності є календарний рік, проміжна звітність складається за результатами першого кварталу, першого півріччя, дев’яти місяців (стаття 13 Закону про бухоблік). Зберігання документів — окремий блок обов’язків: не менше 2555 днів для документів та інформації, необхідних для податкового контролю відповідно до статей 39 і 39-2 та пункту 141.4 ПКУ, 1825 днів для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку та фінансової звітності платників податку на прибуток і юридичних осіб на спрощеній системі, 1095 днів для решти документів (пункт 44.3 ПКУ). Для неактивних компаній обсяг робіт зводиться до нульової звітності, але строки не зникають.
Аутсорсинг чи штатний бухгалтер: як обрати
Рішення залежить не від розміру офісу, а від категорії підприємства, складу операцій і вимог до звітності. Закон про бухоблік поділяє підприємства на мікро-, малі, середні та великі за показниками на дату складання річної фінансової звітності за рік, що передує звітному: відповідність щонайменше двом критеріям із трьох.
| Категорія | Балансова вартість активів | Чистий дохід від реалізації | Середня кількість працівників |
|---|---|---|---|
| Мікропідприємство | до 350 тис. євро включно | до 700 тис. євро включно | до 10 осіб включно |
| Мале | до 4 млн євро включно | до 8 млн євро включно | до 50 осіб включно |
| Середнє | до 20 млн євро включно | до 40 млн євро включно | до 250 осіб включно |
| Велике | понад 20 млн євро | понад 40 млн євро | понад 250 осіб |
Для мікро- та малих підприємств аутсорсинг зазвичай закриває весь контур обліку: вони ще й звільнені від подання звіту про управління (частина 7 статті 11). Для середніх він частіше гібридний: внутрішній спеціаліст на первинку й документообіг плюс зовнішня команда на звітність, податки та методологію. Середні підприємства при цьому мають право не відображати у звіті про управління нефінансову інформацію. Підприємства, що становлять суспільний інтерес, — це емітенти цінних паперів, цінні папери яких допущені до торгів на регульованому ринку капіталу або щодо цінних паперів яких здійснено публічну пропозицію, банки, страховики, недержавні пенсійні фонди, інші фінансові установи (крім тих, що належать до мікро- та малих підприємств) і великі підприємства (стаття 1 Закону про бухоблік). Таке підприємство зобов’язане утворити бухгалтерську службу на чолі з головним бухгалтером у складі не менше двох осіб, і аутсорсинг тут можливий лише як доповнення; виняток закон робить для недержавних пенсійних фондів та інститутів спільного інвестування (частина 4 статті 8). Огляд форматів — у розділі бухгалтерські послуги підприємствам.
Фінансовий моніторинг: чим аутсорсер відрізняється від фрилансера
Бухгалтери та суб’єкти господарювання, що надають послуги з бухгалтерського обліку, віднесені до спеціально визначених суб’єктів первинного фінансового моніторингу (підпункт «б» пункту 7 частини 2 статті 6 Закону України «Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення»). Звідси — обов’язки здійснювати належну перевірку нових і наявних клієнтів, застосовувати ризик-орієнтований підхід та повідомляти спеціально уповноважений орган про підозрілі фінансові операції незалежно від суми (пункти 3, 4 і підпункт «в» пункту 8 частини 2 статті 8 того самого Закону). Для замовника це водночас і вимога до прозорості документів, і ознака роботи підрядника в правовому полі.
Суміжна вимога діє в аудиті: послуги з обов’язкового аудиту фінансової звітності суб’єкт аудиторської діяльності може надавати лише після внесення інформації про нього до відповідних розділів Реєстру (частина 1 статті 6 Закону «Про аудит фінансової звітності та аудиторську діяльність»). Для підприємств, що становлять суспільний інтерес, той самий закон встановлює обмеження на одночасне надання послуг з обов’язкового аудиту та ведення бухгалтерського обліку і складання фінансової звітності (пункт 3 частини 4 статті 6) — облік і аудит тут виконують різні підрядники.
Що прописати в договорі на бухгалтерське обслуговування
Договір — єдиний документ, який перетворює обіцянки на зобов’язання, тому в ньому фіксують не лише ціну. Обов’язкові блоки:
- Перелік послуг і периметр. Які податки та системи оподаткування, скільки юридичних осіб і ФОП, чи є ЗЕД, ПДВ, найманий персонал.
- Регламент документообігу. Хто, у якому вигляді та до якої дати передає первинку — від цього залежить, чия провина при простроченні.
- Відповідальність і відшкодування. Частина 1 статті 11 Закону про бухоблік прямо відсилає до договору: відповідальності у виконавця рівно стільки, скільки записано.
- Конфіденційність. Фінансова звітність підприємств не становить комерційної таємниці, не є конфіденційною інформацією та не належить до інформації з обмеженим доступом, крім випадків, передбачених законом (частина 2 статті 14 Закону про бухоблік), але управлінські дані, договори й персональні дані працівників — інша річ.
- Передавання справ. Порядок і строки повернення бази, регістрів та архіву при розірванні договору.
- Право підпису. Хто підписує звітність і хто спілкується з контролюючими органами від імені підприємства.
Індикатор зрілого підрядника — готовність обговорювати методологію, а не лише тариф: облікову політику, форму бухгалтерського обліку як систему регістрів, правила документообороту, права працівників на підписання бухгалтерських документів. Ці рішення підприємство ухвалює самостійно (частина 5 статті 8), і зовнішній бухгалтер має вміти їх обґрунтувати. Ще один орієнтир — чи готовий виконавець пояснити, як він контролює строки з таблиці вище і як діє, коли документи від замовника надходять із запізненням.
Часті запитання
Що таке аутсорсинг бухгалтерських послуг і що в нього входить
Це ведення бухгалтерського та податкового обліку підприємства зовнішньою компанією за договором: опрацювання первинних документів, регістри, розрахунок зарплати й податків, складання та подання податкової і фінансової звітності, облікова політика та супровід перевірок. Перелік робіт і межі відповідальності фіксує договір.
Чи можна за законом України передати ведення бухгалтерського обліку сторонній компанії
Так, частина 4 статті 8 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» називає ведення обліку на договірних засадах підприємством, що провадить діяльність у сфері бухгалтерського обліку та/або аудиторської діяльності, законною формою організації обліку. Це одна з чотирьох допустимих форм.
Хто відповідає за помилки у звітності при аутсорсингу бухгалтерії
Відповідальність розподілена: за організацію обліку, збереження документів і своєчасне подання звітності відповідає керівник або власник підприємства, а за недостовірність даних у первинних документах — особи, які їх склали та підписали. Відповідальність бухгалтерської компанії визначається законом і договором про надання бухгалтерських послуг.
Що краще — штатний бухгалтер чи аутсорсинг бухгалтерського обліку
Для мікро- та малих підприємств аутсорсинг зазвичай закриває весь контур обліку, зокрема тому, що такі підприємства складають скорочену за показниками фінансову звітність і звільнені від подання звіту про управління. Середні компанії частіше застосовують гібрид, а підприємства, що становлять суспільний інтерес, зобов’язані утворити бухгалтерську службу на чолі з головним бухгалтером у складі не менше двох осіб (крім недержавних пенсійних фондів та інститутів спільного інвестування).
Від чого залежить обсяг бухгалтерського обслуговування на аутсорсингу
Від кількості первинних документів на місяць, системи оподаткування, статусу платника ПДВ, кількості працівників, наявності зовнішньоекономічних і валютних операцій, вимоги застосовувати міжнародні стандарти та потреби відновлювати облік за минулі періоди. Ці ж чинники визначають, які строки з Податкового кодексу підрядник закриває щомісяця, а які — раз на рік.
Як передати бухгалтерію на аутсорсинг: з чого почати
Почніть з інвентаризації поточного стану: перевірте наявність первинних документів за періоди, які ще підлягають зберіганню за пунктом 44.3 Податкового кодексу, звірте дані з контролюючими органами, зафіксуйте відкриті зобов’язання. Потім узгодьте перелік послуг, регламент документообігу та відповідальність у договорі.
Коментарів