Аутсорсинг бухгалтерских услуг — это ведение бухгалтерского учёта и отчётности предприятия по договору со сторонней компанией. Закон Украины «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» прямо разрешает такую форму: статья 8 называет ведение учёта на договорных началах предприятием, работающим в сфере бухгалтерского учёта и/или аудиторской деятельности, одним из законных вариантов организации учёта.
Разрешает ли закон передавать бухгалтерию сторонней компании
Да, и это не «серая» схема, а одна из четырёх форм организации учёта, прямо перечисленных в части 4 статьи 8 Закона «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні». Предприятие выбирает форму самостоятельно, вопросы организации учёта относятся к компетенции собственника или уполномоченного органа (часть 2 статьи 8).
| Форма организации учёта (ст. 8 Закона о бухучёте) | Кому подходит | Ограничения |
|---|---|---|
| Введение в штат должности бухгалтера или создание бухгалтерской службы во главе с главным бухгалтером | Компании с большим документооборотом и постоянной нагрузкой | Предприятие, представляющее общественный интерес, обязано создать бухгалтерскую службу во главе с главным бухгалтером в составе не менее двух человек; это положение не распространяется на негосударственные пенсионные фонды и институты совместного инвестирования |
| Пользование услугами специалиста по бухгалтерскому учёту, зарегистрированного как предприниматель, который ведёт предпринимательскую деятельность без создания юридического лица | Микробизнес, простые операции | Ресурс одного человека: отпуск, болезнь, узкая специализация |
| Ведение учёта на договорных началах централизованной бухгалтерией или предприятием, субъектом предпринимательской деятельности, самозанятым лицом, которые работают в сфере бухгалтерского учёта и/или аудиторской деятельности | Собственно аутсорсинг: от малого бизнеса до среднего и крупного | Требует корректно составленного договора и регламента передачи документов |
| Самостоятельное ведение учёта и составление отчётности непосредственно собственником или руководителем предприятия | Небольшие компании без сложных операций | Не применяется на предприятиях, отчётность которых подлежит обнародованию, и в бюджетных учреждениях |
Важная деталь, которую редко объясняют: согласно части 1 статьи 11 того же Закона, если учёт ведёт предприятие, работающее в сфере бухгалтерского учёта и/или аудиторской деятельности, финансовую отчётность подписывают руководитель заказчика или уполномоченное лицо и руководитель такой аутсорсинговой компании либо уполномоченное им лицо. То есть подпись исполнителя стоит на отчётности наравне с подписью директора — это юридически иной уровень вовлечённости, чем «удалённый помощник». Отдельно оговорено, что финансовую отчётность предприятия, представляющего общественный интерес, подписывают руководитель или уполномоченное лицо и главный бухгалтер.
Что входит в бухгалтерское обслуживание на аутсорсинге
Объём работ определяется договором, но базовый контур задан законом: непрерывное ведение учёта с даты регистрации предприятия до его ликвидации (часть 1 статьи 8), обработка первичных документов, формирование регистров, составление и подача отчётности. Практический перечень обычно включает:
- приём и проверку первичных документов на наличие обязательных реквизитов — названия документа (формы), даты составления, названия предприятия, от имени которого составлен документ, содержания и объёма хозяйственной операции с единицей измерения, должностей и фамилий лиц, ответственных за осуществление операции и правильность её оформления, личной подписи или иных данных, позволяющих идентифицировать участника операции (часть 2 статьи 9 Закона о бухучёте);
- ведение регистров бухгалтерского учёта, которые должны иметь название, период регистрации хозяйственных операций, фамилии и подписи или иные данные, позволяющие идентифицировать составивших их лиц (часть 4 статьи 9);
- отражение хозяйственных операций в учётных регистрах того отчётного периода, в котором они были осуществлены (часть 5 статьи 9), с систематизацией данных на счетах методом двойной записи (часть 3 статьи 9);
- расчёт заработной платы, налога на доходы физических лиц и военного сбора, кадровый документооборот;
- составление и подача налоговых деклараций и расчётов, регистрация налоговых накладных и расчётов корректировки;
- составление финансовой отчётности; для микропредприятий и малых предприятий, кроме тех, которые обязаны применять международные стандарты, установлена сокращённая по показателям отчётность в составе баланса и отчёта о финансовых результатах (часть 3 статьи 11), а от подачи отчёта об управлении такие предприятия освобождены (часть 7 статьи 11);
- разработку и актуализацию учётной политики, правил документооборота и технологии обработки учётной информации — то, что предприятие определяет самостоятельно согласно части 5 статьи 8;
- переписку с контролирующими органами, сопровождение проверок, подготовку ответов на запросы;
- восстановление учёта за прошлые периоды, подачу уточняющих расчётов к налоговым декларациям (пункт 50.1 НКУ) и уточнённой финансовой отчётности взамен ранее поданной (часть 6 статьи 14 Закона о бухучёте).
Если компания обязана применять международные стандарты — а это предприятия, представляющие общественный интерес, публичные акционерные общества, авторизованные рейтинговые агентства, субъекты хозяйствования, работающие в добывающих отраслях, материнские предприятия групп, в составе которых есть предприятия общественного интереса, и материнские предприятия большой группы (часть 2 статьи 12-1) — объём работ существенно шире, и подрядчик должен иметь профильную практику. Смежная услуга в этом случае — аудит финансовой отчётности.
Методология не сводится к проводкам. Учёт и отчётность строятся на принципах, прямо названных в статье 4 Закона о бухучёте: полное освещение, автономность, последовательность применения учётной политики, непрерывность, начисление, преобладание сущности над формой, единый денежный измеритель. Именно эти принципы определяют, как исполнитель решает спорные вопросы признания дохода и расхода, и именно их он должен уметь объяснить заказчику.
Кто отвечает за ошибки при аутсорсинге бухгалтерского учёта
Ответственность делится, и это ключевой момент договора. За организацию бухгалтерского учёта, обеспечение фиксирования фактов осуществления всех хозяйственных операций в первичных документах и сохранность обработанных документов, регистров и отчётности в течение установленного срока, но не менее трёх лет, отвечает уполномоченный орган или должностное лицо, осуществляющее руководство предприятием, либо собственник (часть 3 статьи 8). За своевременное и в полном объёме представление и обнародование финансовой отчётности отвечает также руководитель или собственник (часть 1 статьи 11). Руководитель обязан создать необходимые условия для правильного ведения учёта и обеспечить выполнение всеми подразделениями и работниками правомерных требований бухгалтера к порядку оформления и подачи первичных документов (часть 6 статьи 8).
При этом ответственность за несвоевременное составление первичных документов и регистров и за недостоверность отражённых в них данных несут лица, которые эти документы составили и подписали (часть 8 статьи 9). А ответственность предприятия, работающего в сфере бухгалтерского учёта и/или аудиторской деятельности, определяется законом и договором о предоставлении бухгалтерских услуг — прямая формулировка части 1 статьи 11. Отсюда практический вывод: договор должен содержать зоны ответственности, сроки передачи документов клиентом и порядок возмещения убытков. Без этого перекладывать штрафы не на что.
Санкции, которых чаще всего касается качество учёта:
| Нарушение | Норма | Санкция |
|---|---|---|
| Отсутствие бухгалтерского учёта или ведение его с нарушением установленного порядка, внесение неправдивых данных в финансовую отчётность, неподача финансовой отчётности | ст. 164-2 КУоАП | Штраф от восьми до пятнадцати необлагаемых минимумов доходов граждан; при повторном нарушении в течение года — от десяти до двадцати |
| Отсутствие налогового учёта, нарушение установленного законом порядка его ведения, в том числе неподача или несвоевременная подача аудиторских заключений | ст. 163-1 КУоАП | От пяти до десяти необлагаемых минимумов; при повторном нарушении в течение года — от десяти до пятнадцати |
| Неподача или несвоевременная подача налоговых деклараций (расчётов) и другой отчётности | п. 120.1 НКУ | 340 грн за каждый случай; при повторном нарушении в течение года — 1020 грн за каждый случай |
| Необеспечение хранения первичных документов, учётных и других регистров, бухгалтерской и статистической отчётности в установленные статьёй 44 НКУ сроки либо непредоставление их контролирующему органу | п. 121.1 НКУ | 1020 грн; при повторном нарушении в течение года — 2040 грн |
| Ошибки и недостоверные сведения в налоговой отчётности о доходах физических лиц и удержанном налоге, если они привели к уменьшению или увеличению налоговых обязательств | п. 119.1 НКУ | 1020 грн; при повторном нарушении в течение года — 2040 грн |
| Действия, повлёкшие определение контролирующим органом суммы налогового обязательства | пп. 123.1, 123.2 НКУ | 10 % суммы определённого обязательства; при умышленных действиях — 25 % |
| Неуплата согласованной суммы денежного обязательства в установленные сроки | п. 124.1 НКУ | 5 % погашенной суммы налогового долга при задержке до 30 календарных дней включительно, 10 % — при задержке более 30 календарных дней |
| Нарушение срока регистрации налоговой накладной или расчёта корректировки в Едином реестре налоговых накладных | п. 120-1.1 НКУ; п. 90 подраздела 2 раздела XX НКУ | По общей норме — от 10 % суммы НДС при просрочке до 15 календарных дней до 50 % при просрочке на 366 и более дней. Временно, в течение действия военного положения и шести месяцев после месяца его прекращения или отмены, за нарушение предельных сроков, предусмотренных пунктом 89 подраздела 2 раздела XX, применяются пониженные размеры: 2 %, 5 %, 10 %, 15 % и 25 % соответственно |
Отдельно стоит помнить о механике самостоятельного исправления: налогоплательщик, который сам выявил занижение налогового обязательства прошлых периодов, обязан направить уточняющий расчёт и уплатить сумму недоплаты и штраф в размере трёх процентов от такой суммы до подачи такого расчёта (подпункт «а» пункта 50.1 НКУ). Разница между этими тремя процентами и десятью или двадцатью пятью процентами по статье 123 НКУ — это и есть цена регулярной перепроверки закрытых периодов.
Какие сроки закрывает бухгалтерский аутсорсинг
Календарь — главный источник штрафов, поэтому регламент дедлайнов должен быть в договоре. Основные ориентиры прямо установлены Налоговым кодексом и Законом о бухучёте.
| Что подаётся или уплачивается | Срок | Норма |
|---|---|---|
| Декларация за базовый отчётный период, равный календарному месяцу | 20 календарных дней после последнего календарного дня отчётного месяца | пп. 49.18.1 НКУ |
| Декларация за календарный квартал или полугодие | 40 календарных дней после последнего календарного дня отчётного квартала (полугодия) | пп. 49.18.2 НКУ |
| Годовая декларация, в том числе по налогу на прибыль | 60 календарных дней после последнего календарного дня отчётного года | пп. 49.18.3, 49.18.6 НКУ |
| Годовая декларация плательщиков налога на доходы физических лиц, в том числе самозанятых лиц | до 1 мая года, следующего за отчётным | пп. 49.18.4 НКУ |
| Уплата обязательства, задекларированного самостоятельно | 10 календарных дней после последнего дня предельного срока подачи декларации | п. 57.1 НКУ |
| Годовая финансовая отчётность, подлежащая обнародованию вместе с аудиторским отчётом, — контролирующему органу | не позднее 10 июня года, следующего за отчётным | п. 46.2 ст. 46 НКУ |
| Обнародование годовой финансовой отчётности предприятиями, представляющими общественный интерес (кроме крупных предприятий, не являющихся эмитентами ценных бумаг), публичными акционерными обществами, субъектами естественных монополий на общегосударственном рынке и субъектами хозяйствования, работающими в добывающих отраслях | не позднее 30 апреля года, следующего за отчётным периодом | ч. 3 ст. 14 Закона о бухучёте |
| Обнародование годовой финансовой отчётности крупными предприятиями, не являющимися эмитентами ценных бумаг, и средними предприятиями | не позднее 1 июня года, следующего за отчётным периодом | ч. 3 ст. 14 Закона о бухучёте |
Отчётным периодом для составления финансовой отчётности является календарный год, промежуточная отчётность составляется по результатам первого квартала, первого полугодия и девяти месяцев (статья 13 Закона о бухучёте). Первый отчётный период вновь созданного предприятия может быть меньше 12 месяцев, но не более 15 месяцев. Хранение документов — отдельный блок обязанностей: не менее 2555 дней для документов и информации, необходимых для налогового контроля в соответствии со статьями 39 и 39-2 и пунктом 141.4 НКУ; 1825 дней для первичных документов, регистров бухгалтерского учёта, финансовой отчётности и других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов, которые составляются лицами, определёнными пунктом 133.1, подпунктом 133.2.2 и пунктом 133.4 статьи 133 НКУ, а также юридическими лицами, избравшими упрощённую систему налогообложения; 1095 дней для остальных документов (пункт 44.3 НКУ).
Аутсорсинг или штатный бухгалтер: как выбрать
Решение зависит не от размера офиса, а от категории предприятия, состава операций и требований к отчётности. Закон о бухучёте делит предприятия на микропредприятия, малые, средние и крупные по показателям на дату составления годовой финансовой отчётности за год, предшествующий отчётному: соответствие как минимум двум критериям из трёх (часть 2 статьи 2).
| Категория | Балансовая стоимость активов | Чистый доход от реализации | Средняя численность работников |
|---|---|---|---|
| Микропредприятие | до 350 тыс. евро включительно | до 700 тыс. евро включительно | до 10 человек включительно |
| Малое | до 4 млн евро включительно | до 8 млн евро включительно | до 50 человек включительно |
| Среднее | до 20 млн евро включительно | до 40 млн евро включительно | до 250 человек включительно |
| Крупное | свыше 20 млн евро | свыше 40 млн евро | свыше 250 человек |
Для определения соответствия критериям, установленным в евро, применяется официальный курс гривни к иностранным валютам, средний за период, рассчитанный на основании официальных курсов Национального банка Украины для евро в течение соответствующего года. Если предприятие одной из категорий по показателям годовой финансовой отчётности в течение двух лет подряд не соответствует приведённым критериям, оно относится к соответствующей категории.
Для микропредприятий и малых предприятий аутсорсинг обычно закрывает весь контур учёта. Для средних он чаще строится как гибрид: внутренний специалист по первичным документам и документообороту плюс внешняя команда на отчётность, налоги и методологию. Предприятия, представляющие общественный интерес, — эмитенты ценных бумаг, которые допущены к торгам на регулируемом рынке капитала либо в отношении которых осуществлено публичное предложение, банки, страховщики, негосударственные пенсионные фонды, другие финансовые учреждения (кроме других финансовых учреждений и негосударственных пенсионных фондов, относящихся к микропредприятиям и малым предприятиям) и предприятия, относящиеся к крупным, — обязаны создать собственную бухгалтерскую службу во главе с главным бухгалтером не менее чем из двух человек, и здесь аутсорсинг возможен только как дополнение. Подробнее о выборе формата — в материале о плюсах и минусах бухгалтерского аутсорсинга.
Финансовый мониторинг: чем аутсорсер отличается от фрилансера
Бухгалтеры и субъекты хозяйствования, предоставляющие услуги по бухгалтерскому учёту, отнесены к специально определённым субъектам первичного финансового мониторинга (подпункт «б» пункта 7 части 2 статьи 6 Закона «Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення»). Из этого перечня прямо исключены лица, предоставляющие услуги в рамках трудовых правоотношений, — то есть штатный бухгалтер субъектом финансового мониторинга не является, а внешняя бухгалтерская компания является.
Практически это означает постановку на учёт в специально уполномоченном органе и уведомление его о назначении ответственного работника (пункт 1 части 2 статьи 8 того же Закона), обязанность осуществлять надлежащую проверку новых и существующих клиентов (пункт 4 части 2 статьи 8), мониторинг финансовых операций клиента (пункт 5) и сообщение специально уполномоченному органу о подозрительных финансовых операциях (пункт 8). При этом положения о выявлении, регистрации и хранении информации о пороговых финансовых операциях на специально определённых субъектов не распространяются (часть 2 статьи 10). Для заказчика это одновременно требование к прозрачности документов и признак того, что подрядчик работает в правовом поле.
Смежное требование действует в аудите: услуги обязательного аудита финансовой отчётности субъект аудиторской деятельности может предоставлять только после внесения информации о нём в соответствующие разделы Реестра (часть 1 статьи 6 Закона «Про аудит фінансової звітності та аудиторську діяльність»). Кроме того, для предприятий, представляющих общественный интерес, закон ограничивает одновременное предоставление одним субъектом аудиторской деятельности услуг обязательного аудита и ведения бухгалтерского учёта и составления финансовой отчётности, а также составления налоговой отчётности и расчёта налогов (пункты 1 и 3 части 4 статьи 6 того же Закона). Для таких предприятий учёт и обязательный аудит должны выполнять разные исполнители.
Что прописать в договоре на бухгалтерское обслуживание
Договор — единственный документ, который превращает намерения в обязательства, поэтому в нём фиксируют не только цену и перечень работ. Обязательные блоки:
- Перечень услуг и периметр. Какие налоги, какие системы налогообложения, сколько юридических лиц и предпринимателей, есть ли внешнеэкономическая деятельность, НДС, наёмный персонал, валютные операции.
- Регламент документооборота. Кто, в каком виде и до какой даты передаёт первичные документы. Именно от этого зависит, чья вина при просрочке, поскольку ответственность за несвоевременное составление первичных документов несут лица, которые их составили и подписали.
- Ответственность и порядок возмещения. Часть 1 статьи 11 Закона о бухучёте прямо отсылает к договору о предоставлении бухгалтерских услуг, поэтому «по умолчанию» ответственности у исполнителя ровно столько, сколько записано.
- Конфиденциальность и защита данных. Финансовая отчётность предприятий не составляет коммерческой тайны, не является конфиденциальной информацией и не относится к информации с ограниченным доступом, кроме случаев, предусмотренных законом; предприятия обязаны предоставлять копии финансовой отчётности по запросу юридических и физических лиц (часть 2 статьи 14 Закона о бухучёте). Режим остальных сведений стороны определяют договором.
- Передача дел. Порядок возврата базы, регистров и архива при расторжении договора и сроки, в которые это происходит. Здесь же — кто и как обеспечивает надлежащее хранение документов в течение установленных сроков (часть 7 статьи 9 Закона о бухучёте).
- Право подписи и доверенности. Кто подписывает отчётность и кто общается с контролирующими органами от имени предприятия.
Полезно заранее описать и порядок действий при изъятии документов: копии первичных документов и регистров могут быть изъяты только по решению соответствующих органов в пределах их полномочий, при этом обязательно составляется реестр изымаемых документов, а изъятие оригиналов запрещено, кроме случаев, предусмотренных уголовным процессуальным законодательством (часть 9 статьи 9 Закона о бухучёте).
Индикатор зрелого подрядчика — готовность обсуждать методологию, а не только тариф: учётную политику, форму бухгалтерского учёта как систему регистров, правила документооборота, целесообразность применения международных стандартов. Эти решения предприятие принимает самостоятельно (часть 5 статьи 8), и внешний бухгалтер должен уметь их обосновать. Обзор форматов услуг для разных отраслей — в разделе бухгалтерские услуги, а для неактивных компаний — нулевая отчётность.
Часто задаваемые вопросы
Что такое аутсорсинг бухгалтерских услуг и что в него входит
Это ведение бухгалтерского и налогового учёта предприятия внешней компанией по договору: обработка первичных документов, регистры, расчёт зарплаты и налогов, составление и подача налоговой и финансовой отчётности, учётная политика и сопровождение проверок. Перечень работ и границы ответственности фиксируются в договоре.
Можно ли по закону Украины передать ведение бухгалтерского учёта сторонней компании
Да, часть 4 статьи 8 Закона «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» называет ведение учёта на договорных началах предприятием, работающим в сфере бухгалтерского учёта и/или аудиторской деятельности, законной формой организации учёта. Это одна из четырёх допустимых форм.
Кто несёт ответственность за ошибки в отчётности при аутсорсинге бухгалтерии
Ответственность распределена: за организацию учёта, сохранность документов и своевременную подачу отчётности отвечает руководитель или собственник предприятия, а за недостоверность данных в первичных документах и регистрах — лица, которые их составили и подписали. Ответственность бухгалтерской компании определяется законом и договором о предоставлении бухгалтерских услуг.
Что лучше — штатный бухгалтер или аутсорсинг бухгалтерского учёта
Для микропредприятий и малых предприятий аутсорсинг обычно закрывает весь контур учёта, средние компании чаще используют гибрид внутреннего специалиста и внешней команды. Предприятия, представляющие общественный интерес, обязаны создать собственную бухгалтерскую службу во главе с главным бухгалтером не менее чем из двух человек, поэтому для них внешний исполнитель возможен только как дополнение.
Сколько стоит бухгалтерское обслуживание на аутсорсинге
Стоимость определяется объёмом работ, а не абстрактным тарифом: числом первичных документов в месяц, системой налогообложения, статусом плательщика НДС, количеством работников, наличием внешнеэкономических и валютных операций, требованием применять международные стандарты и необходимостью восстанавливать учёт за прошлые периоды.
Как передать бухгалтерию на аутсорсинг: с чего начать
Начните с инвентаризации текущего состояния: проверьте наличие первичных документов за периоды, которые ещё подлежат хранению по пункту 44.3 Налогового кодекса, сверьте данные с контролирующими органами, зафиксируйте открытые обязательства. Затем согласуйте перечень услуг, регламент документооборота и ответственность в договоре.
Комментариев