Бухгалтерское обслуживание IT-компаний: учёт, Дія.City, ФЛП

Бухгалтерское обслуживание IT-компании в Украине строится вокруг трёх решений: как оформлены исполнители (ФЛП, штат или гиг-контракты), работает ли компания в режиме Дія.City и куда уходит выручка. От этих трёх точек зависят состав отчётности, налоговая нагрузка, валютный контур и риск доначислений при проверке. Всё остальное — техника учёта.

Чем учёт в IT отличается от обычного бухгалтерского обслуживания

Отличие в том, что у IT-компании почти нет запасов и производственных активов, зато есть три нетипичных узла: массив исполнителей вне штата, валютная выручка от нерезидентов и объекты интеллектуальной собственности.

Базовые обязанности при этом общие. Согласно Закону «О бухгалтерском учёте и финансовой отчётности в Украине», учёт на предприятии ведётся непрерывно со дня регистрации предприятия до его ликвидации (ч. 1 ст. 8), а бухгалтерский учёт и финансовая отчётность составляются в денежной единице Украины; по требованию пользователей отчётность может быть дополнительно пересчитана в иностранную валюту (ст. 5). Ответственность за организацию учёта, фиксирование фактов всех хозяйственных операций в первичных документах и сохранность обработанных документов, регистров и отчётности в течение установленного срока, но не менее трёх лет, несёт руководитель предприятия или собственник (ч. 3 ст. 8).

Учёт опирается на принципы, прямо перечисленные в ст. 4 того же закона: полное освещение, автономность, последовательность, непрерывность, начисление, превалирование сущности над формой, единый денежный измеритель. Для IT-компании практически важнее всего два последних: доходы и расходы отражаются в момент их возникновения независимо от даты поступления или уплаты денег, а операции учитываются по их сути, а не только исходя из юридической формы договора.

Основанием для записей служат первичные документы. Они могут быть составлены в бумажной или в электронной форме и должны иметь обязательные реквизиты: название документа (формы), дату составления, название предприятия, от имени которого составлен документ, содержание и объём хозяйственной операции с единицей её измерения, должности и фамилии лиц, ответственных за осуществление операции и правильность её оформления, личную подпись или иные данные, позволяющие идентифицировать участника операции (ч. 2 ст. 9). Несущественные недостатки в документах, содержащих сведения о хозяйственной операции, не являются основанием для непризнания самой операции, если они не мешают идентифицировать её участников. Хозяйственные операции должны отражаться в учётных регистрах в том отчётном периоде, в котором они были осуществлены (ч. 5 ст. 9), а ответственность за несвоевременное составление первичных документов и регистров и недостоверность отражённых в них данных несут лица, которые их составили и подписали (ч. 8 ст. 9).

Тот же закон (ч. 4 ст. 8) прямо разрешает не держать бухгалтера в штате: предприятие самостоятельно выбирает форму организации учёта — введение в штат должности бухгалтера или создание бухгалтерской службы, пользование услугами зарегистрированного предпринимателем специалиста по бухгалтерскому учёту, ведение учёта на договорных началах централизованной бухгалтерией либо предприятием, субъектом предпринимательской деятельности или самозанятым лицом, работающим в сфере бухгалтерского учёта и аудиторской деятельности. Для IT-компании это обычно и есть рабочий вариант — бухгалтерские услуги на аутсорсе покрывают весь цикл без затрат на содержание отдела. Отдельно предприятие самостоятельно определяет учётную политику, выбирает форму учёта как систему регистров, утверждает правила документооборота и технологию обработки учётной информации, определяет права работников на подписание бухгалтерских документов (ч. 5 ст. 8).

Три модели работы IT-бизнеса и что меняется в учёте

Моделей на практике три: подрядчики-ФЛП на едином налоге, наёмные работники в штате и режим Дія.City с гиг-контрактами. Закон «О стимулировании развития цифровой экономики в Украине» (ч. 4 ст. 4) прямо допускает, что резидент Дія.City для осуществления хозяйственной деятельности вправе привлекать работников по трудовым договорам (контрактам), гиг-специалистов — по гиг-контрактам, а также подрядчиков и исполнителей, в том числе физических лиц-предпринимателей, — по иным гражданско-правовым или хозяйственно-правовым договорам. Модели комбинируются, и учёт ведёт три параллельные ветки расчётов.

Дія.City: условия входа и налоговые ставки

Дія.City — не льгота, а отдельный правовой режим с количественными критериями. Компания получает особые условия налогообложения, но берёт на себя постоянный мониторинг соответствия. Правовой режим устанавливается на неограниченный срок, но не менее чем на 25 лет со дня внесения в реестр Дія.City записи о первом резиденте, и в течение этих 25 лет государство гарантирует резидентам действие режима и стабильность его условий (ч. 1 и ч. 2 ст. 3 Закона № 1667-IX). Если законодательство установит более благоприятные условия, применяться будут именно они (ч. 3 ст. 3).

Согласно ч. 1 ст. 5 Закона № 1667-IX, резидентом может быть юридическое лицо, зарегистрированное на территории Украины, которое одновременно: осуществляет один или несколько видов деятельности, определённых ч. 4 ст. 5 закона, что указано в его уставе и (или) сведениях в Едином государственном реестре; обеспечивает средний месячный размер вознаграждения привлечённым работникам и гиг-специалистам, начиная с календарного месяца, следующего за месяцем получения статуса, не ниже эквивалента 1200 евро по официальному курсу гривны к евро, установленному Национальным банком на первое число соответствующего месяца; имеет среднеучётное количество работников и гиг-специалистов по итогам каждого календарного месяца не менее девяти человек; получает не менее 90% квалифицированного дохода в сумме общего дохода — за первые три календарных месяца после месяца получения статуса и далее за каждый календарный год пребывания в статусе.

Здесь важны сами определения из ст. 1 закона, потому что они задают методику расчёта. Квалифицированный доход — сумма чистого дохода от реализации продукции (товаров, работ, услуг) и роялти, если такие роялти не учтены в чистом доходе от реализации, полученных в результате осуществления видов деятельности из перечня режима. Общий доход — сумма чистого дохода от реализации и прочего операционного дохода в виде роялти. Размер среднего месячного вознаграждения рассчитывается делением суммы всех выплат в виде вознаграждения (заработной платы) до удержания налогов, сборов и других обязательных платежей на общее количество работников и гиг-специалистов, которым такие выплаты осуществлялись. Гиг-контракт — гражданско-правовой договор, по которому гиг-специалист выполняет работы и (или) предоставляет услуги по заданиям резидента, а резидент оплачивает их и обеспечивает надлежащие условия и социальные гарантии.

Часть 2 ст. 5 закона отдельно перечисляет, кто резидентом быть не может. Для действующего бизнеса практически значимы два пункта: юридическое лицо, которое более 30 дней имеет налоговый долг общей суммой более 10 минимальных заработных плат (исходя из размера на 1 января текущего года), и юридическое лицо, нарушившее требования законодательства о раскрытии информации о конечных бенефициарных владельцах либо о подаче информации о структуре собственности. Оба основания закрываются обычной учётной дисциплиной, поэтому их держат на контроле помесячно.

Налоговая механика следующая. Налог на прибыль на особых условиях — 9% базы налогообложения, определённой в соответствии с п. 135.2 ст. 135, п. 137.10 ст. 137 и п. 141.9^-1 ст. 141 НКУ (п. 136.8 НКУ). В эту базу входят, в частности, роялти, уплаченные лицу, не являющемуся резидентом Дія.City на особых условиях, в объёме, превышающем сумму доходов от роялти, увеличенную на 4% чистого дохода (пп. 135.2.1.12 НКУ), безвозвратная финансовая помощь и стоимость безвозмездно предоставленного имущества, работ и услуг (пп. 135.2.1.6-135.2.1.8 НКУ), а также ряд выплат в пользу нерезидентов (пп. 135.2.1.9 НКУ). Доходы специалистов резидента облагаются по ставке, определённой п. 167.2 ст. 167 НКУ, начиная с календарного месяца, следующего за месяцем, в котором получен статус резидента Дія.City (пп. 170.14^-1.2 НКУ). Гиг-специалисты Законом № 1667-IX включены в число застрахованных лиц по общеобязательному государственному пенсионному и социальному страхованию — соответствующие изменения внесены в Закон «О пенсионном обеспечении», Основы законодательства об общеобязательном государственном социальном страховании и Закон «Об общеобязательном государственном пенсионном страховании».

Важная деталь для расчёта зарплаты: если резидент перестаёт отвечать требованию п. 3 ч. 1 ст. 5 Закона № 1667-IX о численности не менее девяти человек, налоговый агент обязан самостоятельно начислить налог по ставке, установленной п. 167.1 ст. 167 НКУ, вместо ставки п. 167.2, а при дальнейшем несоответствии — начислить и уплатить такой налог за собственный счёт в срок, определённый для месячного налогового периода (пп. 170.14^-1.5 и 170.14^-1.6 НКУ). Отдельным термином закон вводит независимый вывод — отчёт по предоставлению уверенности, предоставляемый субъектом аудиторской деятельности по результатам проверки утверждений резидента, изложенных в отчёте о соответствии за определённый период (п. 8 ч. 1 ст. 1 Закона № 1667-IX).

Подрядчики-ФЛП: где заканчивается экономия и начинается риск

Модель с ФЛП остаётся законной, пока отношения действительно подрядные, а лимиты соблюдаются. Для плательщика единого налога третьей группы объектом обложения военным сбором являются доходы, определённые ст. 292 НКУ, а ставка сбора составляет 1% такого дохода (пп. 3 пп. 1.3 п. 16^-1 подраздела 10 раздела XX НКУ). Уплачивается военный сбор в течение 10 календарных дней после предельного срока подачи налоговой декларации плательщика единого налога за налоговый (отчётный) квартал. Для обычных физических лиц — получателей дохода ставка военного сбора составляет 5% объекта обложения (пп. 1 пп. 1.3 того же пункта), поэтому в модели со штатом сбор считается от базы по зарплате.

Бухгалтерская задача здесь — контур контроля: помесячный мониторинг приближения каждого подрядчика к предельному объёму дохода для третьей группы, соответствие КВЭД фактически оказанным услугам, наличие актов с содержанием и объёмом работ, отсутствие признаков трудовых отношений в переписке и внутренних документах. Принцип превалирования сущности над формой из ст. 4 Закона о бухучёте работает здесь против компании: если фактическое содержание отношений трудовое, юридическая форма договора подряда сама по себе не защищает.

Кодекс Украины об административных правонарушениях предусматривает за отсутствие налогового учёта или нарушение руководителями и другими должностными лицами установленного законом порядка его ведения, в том числе за неподачу или несвоевременную подачу аудиторских выводов, штраф от пяти до десяти необлагаемых минимумов доходов граждан, а при повторном нарушении в течение года — от десяти до пятнадцати (ст. 163^-1). За сокрытие в учёте валютных и других доходов, отсутствие бухгалтерского учёта или ведение его с нарушением установленного порядка, внесение неправдивых данных в финансовую отчётность, неподачу финансовой отчётности и несвоевременное или некачественное проведение инвентаризаций предусмотрен штраф от восьми до пятнадцати необлагаемых минимумов, повторно — от десяти до двадцати (ст. 164^-2).

Валютная выручка: учёт, курс и внимание банка

Выручка в иностранной валюте не меняет валюту учёта: бухгалтерский учёт ведётся и финансовая отчётность составляется в гривне (ст. 5 Закона о бухучёте). Пересчёт в гривну по официальному курсу Национального банка на день операции прямо предусмотрен и в отдельных налоговых нормах — например, для сумм средств и стоимости имущества, выраженных в иностранной валюте, при расчёте базы резидента Дія.City на особых условиях (п. 135.2 НКУ). Задача бухгалтера — привязать сроки закрытия экспортных операций к календарю платежей и не допустить просроченной дебиторки.

Отдельно стоит учитывать финансовый мониторинг. По Закону № 361-IX (ч. 1 ст. 20) финансовая операция считается пороговой, если её сумма равна или превышает 400 тысяч гривен либо эквивалентную сумму в иностранной валюте, банковских металлах или иных активах по официальному курсу на момент проведения операции, при наличии хотя бы одного из перечисленных признаков — в частности, если это платёжная операция по переводу средств за границу. Надлежащая проверка проводится, среди прочего, при установлении деловых отношений, при наличии подозрения и при проведении разовой финансовой операции на сумму от порогового значения (ч. 4 ст. 11). Если клиент не предоставляет необходимые для надлежащей проверки документы или сведения, субъект первичного финансового мониторинга обязан отказать в открытии счёта или обслуживании, вплоть до разрыва деловых отношений (ч. 1 ст. 15). Для IT-компании с регулярными валютными потоками это означает предсказуемые запросы банка — комплект документов лучше готовить заранее.

Услуги нерезидентам и НДС: почему экспорт IT-услуг чаще всего вне объекта

Объектом обложения НДС являются операции по поставке услуг, место поставки которых расположено на таможенной территории Украины (пп. «б» п. 185.1 НКУ). А местом поставки услуг по разработке и тестированию программного обеспечения, обработке данных и предоставлению консультаций по вопросам информатизации, а также по предоставлению имущественных прав интеллектуальной собственности и созданию по заказу объектов права интеллектуальной собственности считается место, в котором получатель услуг зарегистрирован как субъект хозяйствования, а при отсутствии такого места — место его постоянного или преимущественного проживания (пп. «а» и «в» п. 186.3 НКУ). Если получатель за пределами Украины, операция выходит за пределы объекта обложения.

Это не отменяет вопрос регистрации плательщиком НДС. Обязанность возникает, если общая сумма операций по поставке товаров и услуг, подлежащих обложению, начисленная или уплаченная лицу в течение последних 12 календарных месяцев, совокупно превышает 1 000 000 гривен без учёта НДС; исключение — лица, являющиеся плательщиками единого налога первой — третьей группы (п. 181.1 НКУ). Считать нужно именно облагаемые операции, а не весь оборот, — здесь чаще всего и ошибаются при смешанной структуре продаж. Нюансы договоров с зарубежными заказчиками разбираем в разделе работа с нерезидентами.

Работа с материнской компанией: трансфертные риски

Если украинское юридическое лицо оказывает услуги связанной иностранной компании — типичная схема «разработка в Украине, продажи за рубежом», — операции попадают в поле трансфертного ценообразования. Контролируемыми признаются хозяйственные операции, которые могут влиять на объект обложения налогом на прибыль (для резидентов Дія.City на особых условиях — на финансовый результат до налогообложения), а именно операции со связанными лицами-нерезидентами, внешнеэкономические операции через комиссионеров-нерезидентов, операции с нерезидентами из государств и территорий по перечню Кабинета Министров, а также с нерезидентами, организационно-правовая форма которых включена в утверждённый Кабинетом Министров перечень (пп. 39.2.1.1 НКУ). Отдельно в перечень контролируемых операций входят операции с нематериальными активами — роялти, лицензии, плата за использование патентов, торговых марок, ноу-хау и любые другие объекты интеллектуальной собственности (пп. 39.2.1.4 НКУ), что для IT существенно.

Два порога применяются одновременно: годовой доход плательщика от любой деятельности, определённый по правилам бухгалтерского учёта, превышает 150 миллионов гривен за вычетом косвенных налогов за соответствующий отчётный год, и объём таких операций с каждым контрагентом, определённый по правилам бухгалтерского учёта, превышает 10 миллионов гривен за вычетом косвенных налогов за тот же год (пп. 39.2.1.7 НКУ).

Отчёт о контролируемых операциях подаётся до 1 октября года, следующего за отчётным; плательщики, являющиеся участниками международной группы компаний, в тот же срок подают уведомление об участии в такой группе (пп. 39.4.2 НКУ). Документы и информация, необходимые для налогового контроля в соответствии со ст. 39 НКУ, хранятся не менее 2555 дней, тогда как первичные документы, регистры бухгалтерского учёта и финансовая отчётность — не менее 1825 дней (пп. 44.3.1 и 44.3.2 НКУ). Разная глубина хранения — частая причина того, что при проверке документы по внутригрупповым операциям уже уничтожены.

Что практически входит в обслуживание IT-компании

Рабочий объём складывается из четырёх блоков: расчёты с исполнителями всех типов, валютный контур, налоговая и финансовая отчётность, контроль соответствия критериям выбранного режима. Финансовая отчётность подаётся вместе с соответствующей налоговой декларацией по налогу на прибыль в порядке, предусмотренном для подачи налоговой декларации (п. 46.2 НКУ). Отчётным периодом для составления финансовой отчётности является календарный год, промежуточная отчётность составляется по результатам первого квартала, первого полугодия и девяти месяцев (ч. 1 ст. 13 Закона о бухучёте), а первый отчётный период вновь созданного предприятия может быть меньше 12 месяцев, но не больше 15 (ч. 2 ст. 13).

Категория предприятия определяется по критериям ч. 2 ст. 2 Закона о бухучёте: микропредприятие — балансовая стоимость активов до 350 тысяч евро включительно, чистый доход от реализации до 700 тысяч евро включительно, средняя численность работников до 10 человек включительно; малое — до 4 миллионов евро активов, до 8 миллионов евро чистого дохода, до 50 работников; среднее — до 20 миллионов евро активов, до 40 миллионов евро чистого дохода. Соответствие определяется минимум по двум из трёх критериев на дату составления годовой финансовой отчётности за предшествующий год. Крупные предприятия, не являющиеся эмитентами ценных бумаг, и средние предприятия обязаны не позднее 1 июня года, следующего за отчётным периодом, обнародовать годовую финансовую отчётность вместе с соответствующими аудиторскими отчётами и отчётом об управлении на своём веб-сайте (ч. 3 ст. 14).

Отдельно имеет смысл выстроить учётную политику под интеллектуальную собственность: момент признания нематериального актива, порядок передачи прав по гиг-контрактам и договорам с подрядчиками, разграничение роялти и платы за услуги. Именно на этой границе возникает большинство споров при проверках, и именно роялти отдельно упомянуты и в базе налога на особых условиях, и в перечне контролируемых операций. Начинать логично с постановки налогового и бухгалтерского учёта, а развилки по структуре разбирать в рамках налогового консультирования.

Часто задаваемые вопросы

Какие налоги платит IT-компания в Украине

Набор зависит от режима. Вне Дія.City это налог на прибыль по базовой ставке 18% либо единый налог, если компания на упрощённой системе. Резидент Дія.City платит налог на прибыль на особых условиях по ставке 9% базы, определённой по п. 135.2 ст. 135, п. 137.10 ст. 137 и п. 141.9-1 ст. 141 НКУ. С доходов физических лиц удерживается НДФЛ по ставкам ст. 167 НКУ и военный сбор: 5% объекта обложения для обычных физических лиц и 1% дохода по ст. 292 НКУ для плательщиков единого налога третьей группы.

Какие требования нужно выполнить, чтобы стать резидентом Дія.City

Нужно вести один или несколько видов деятельности из перечня режима с отражением этого в уставе или в сведениях Единого государственного реестра, обеспечивать средний месячный размер вознаграждения работникам и гиг-специалистам не ниже эквивалента 1200 евро по курсу НБУ на первое число месяца, иметь среднеучётное количество работников и гиг-специалистов не менее девяти человек по итогам каждого месяца и получать не менее 90% квалифицированного дохода в сумме общего дохода.

Нужен ли IT-компании бухгалтер, если все исполнители на ФЛП

Да, потому что бухгалтерский учёт на предприятии ведётся непрерывно со дня регистрации до ликвидации независимо от того, как оформлены исполнители, а финансовая отчётность подаётся вместе с налоговой декларацией по налогу на прибыль. Закон о бухучёте при этом позволяет не держать бухгалтера в штате и вести учёт на договорных началах силами предприятия, субъекта предпринимательской деятельности или самозанятого лица, работающего в сфере бухгалтерского учёта и аудиторской деятельности.

Платит ли IT-компания НДС при экспорте услуг нерезиденту

Как правило, нет: для услуг по разработке и тестированию программного обеспечения, обработке данных и консультированию по вопросам информатизации местом поставки считается место регистрации получателя как субъекта хозяйствования, а объектом обложения являются только операции, место поставки которых расположено на таможенной территории Украины. При заказчике-нерезиденте операция выходит за пределы объекта обложения.

Когда IT-компания обязана зарегистрироваться плательщиком НДС

Когда общая сумма операций по поставке товаров и услуг, подлежащих обложению, за последние 12 календарных месяцев совокупно превышает 1 000 000 гривен без учёта НДС. Исключение сделано для плательщиков единого налога первой — третьей группы. Считаются именно облагаемые операции, а не весь оборот компании.

Что грозит за нарушения в учёте IT-компании

За отсутствие налогового учёта или нарушение установленного порядка его ведения предусмотрен штраф на должностных лиц от пяти до десяти необлагаемых минимумов доходов граждан, при повторном нарушении в течение года — от десяти до пятнадцати. За отсутствие бухгалтерского учёта, сокрытие в учёте валютных доходов, внесение неправдивых данных в финансовую отчётность и её неподачу — от восьми до пятнадцати необлагаемых минимумов, повторно — от десяти до двадцати.