Аутсорсинг иностранного представительства — это передача внешней команде бэк-офиса представительства: учета, зарплаты, кадровых документов, налоговой отчетности и отчетов для головного офиса. Key Solutions ведет эти функции по договору от старта до закрытия представительства.
+38 (068) 777-14-74 Telegram WhatsApp
Коротко
- Когда нужен: иностранная компания открывает представительство в Украине, нанимает первых сотрудников или меняет подрядчика по учету.
- Что получаете: учет и первичку, зарплату с НДФЛ и ЕСВ, кадровые документы, отчетность в ДПС, бюджет и отчеты для головного офиса на английском.
- Срок старта зависит от количества открытых периодов и состояния документов, его фиксируем в договоре после диагностики.
- Стоимость договорная: зависит от количества сотрудников и операций, статуса представительства и формата отчетов.
- С чего начать: опишите функции офиса, количество сотрудников и отчеты, которые нужны головному офису.
Что представительство передает на аутсорсинг
Представительство — это обособленное подразделение иностранной компании, которое представляет и защищает ее интересы в Украине (ч. 2 ст. 95 ГК Украины). Собственного бэк-офиса в небольшом представительстве обычно нет, поэтому функции передают одной команде по договору.
| Функция | Что делаем | Норма |
|---|---|---|
| Бухгалтерский учет | учетная политика, первичка, регистры, сокращенная финотчетность | ч. 1 ст. 2, ч. 3 ст. 11 Закона № 996-XIV |
| Зарплата и налоги с нее | расчет зарплаты, НДФЛ как налоговый агент, ЕСВ | пп. 14.1.180 НКУ, ст. 4 Закона № 2464-VI |
| Кадровый учет | приказы, табели, отпуска, личные дела | трудовое законодательство |
| Налоговая отчетность | учет нерезидента в ДПС, декларации и расчеты | п. 64.5 НКУ |
| Бюджет и платежи | бюджет расходов, отчеты об использовании средств | по регламенту головного офиса |
| Регистрация и юридические вопросы | вместе с юристами legal.ua | ст. 95 ГК Украины |
Старт представительства: первые недели после регистрации
Представительство иностранной компании считается созданным со дня государственной регистрации (ч. 5 ст. 95 ГК Украины). Далее нерезидент в десятидневный срок подает заявление о взятии на учет в ДПС по местонахождению представительства (п. 64.5 НКУ).
В эти недели мы готовим заявление в ДПС, учетную политику, согласованную с головным офисом, график документооборота и шаблоны кадровых документов. После этого представительство может оформлять сотрудников и проводить платежи. Регистрацию и положение о представительстве готовят юристы legal.ua.
Бюджет и отчеты для головного офиса
Головному офису нужны две вещи: контроль расходов и данные для консолидации. Мы ведем бюджет представительства, сверяем фактические расходы с планом и ежемесячно передаем отчет на английском. Пакет для консолидированной отчетности готовим в формате группы, при необходимости с трансформацией по МСФО. Налоговый статус и подробный учет описаны на странице бухгалтерский учет представительства иностранной компании.
Что входит в услугу
- учетная политика и рабочий план счетов с учетом требований головного офиса;
- обработка первичных документов, банковских выписок и авансовых отчетов;
- расчет зарплаты, НДФЛ и ЕСВ, платежные инструкции до срока уплаты;
- кадровые документы: приказы, табели, отпуска, увольнения;
- налоговая и финансовая отчетность в ДПС;
- бюджет расходов, отчет план-факт и пакет для консолидации на английском;
- налоговые и учетные консультации, анализ договоров с учетно-налоговой стороны;
- сопровождение закрытия: инвентаризация, расчеты, промежуточный ликвидационный баланс (ст. 110-1 ГК Украины).
Этапы работы
- Функции и статус офиса. Изучаем положение, функции представительства и штат.
- Договор и регламент. Фиксируем объем, сроки документооборота и формат отчетов.
- Учет в ДПС и старт. Готовим заявление в ДПС, учетную политику и кадровые шаблоны.
- Ежемесячный цикл. Первичка, зарплата, налоги и платежи по календарю.
- Отчеты головному офису. План-факт бюджета и пакет для консолидации.
- Годовая отчетность. Финансовая отчетность за год и сверка с головным офисом.
Сроки
Срок запуска обслуживания зависит от количества открытых периодов и состояния первичных документов, его фиксируем в договоре после диагностики. Если представительство уже работало и учет запущен, сначала оцениваем открытые периоды и при необходимости восстанавливаем учет. Дальше работа идет ежемесячно по календарю отчетности НКУ и регламенту головного офиса.
От чего зависит стоимость
Стоимость договорная, фиксируем ее в договоре.
- количество сотрудников и кадровых событий в месяц;
- количество операций, контрагентов и валютных платежей;
- статус представительства: вспомогательный офис или постоянное представительство с налогом на прибыль;
- формат и частота отчетов для головного офиса;
- состояние учета на старте и количество открытых периодов.
Что нужно от вас
- документы о регистрации представительства и положение о нем;
- доверенность руководителя и описание функций офиса;
- штатное расписание и данные сотрудников;
- доступ к банковским выпискам и первичным документам;
- требования головного офиса к отчетам и контактное лицо, которое согласовывает платежи.
Результат
- учет, который ведется со дня регистрации по согласованной учетной политике;
- зарплата и налоги с нее, рассчитанные до срока уплаты, с платежными инструкциями;
- поданная отчетность в ДПС с квитанциями;
- ежемесячный отчет план-факт и пакет для консолидации на английском;
- кадровые документы в порядке на случай проверки.
Нормативная база
Нормы, на которые опирается работа
- ст. 95, 110-1 ГК Украины — представительство, его государственная регистрация и ликвидация;
- ч. 1 ст. 2, ч. 3 ст. 11 Закона № 996-XIV — учет в представительствах иностранных компаний и сокращенная финотчетность;
- пп. 14.1.180, 14.1.193, п. 64.5 НКУ — налоговый агент по НДФЛ, постоянное представительство, взятие на учет в ДПС;
- пп. 141.4.7 НКУ — налогообложение прибыли постоянного представительства;
- п. 1 ч. 1 ст. 4 Закона № 2464-VI — представительства иностранных компаний как плательщики ЕСВ.
Риски и почему бэк-офис стоит поручить команде по договору
Типичные ошибки представительства: пропущенный срок взятия на учет в ДПС, неверный налоговый статус офиса, ошибки в удержании НДФЛ и ЕСВ, отчеты головному офису, которые расходятся с поданной отчетностью. Если ДПС установит деятельность через постоянное представительство без взятия на учет, нерезидента могут взять на учет на основании акта проверки (п. 64.5 НКУ).
Одна команда по договору видит все функции вместе, поэтому зарплата, налоги и отчеты для головного офиса совпадают. Юридические вопросы закрывают юристы группы на legal.ua.
Почему Key Solutions
- Компания
- ТОВ «АУДИТОРСЬКА ФІРМА «КЕЙ СОЛЮШНЗ», код ЕГРПОУ 39610085, зарегистрировано 30.01.2015. Данные компании открыты в ЕГР.
- Договор
- Работаем по договору: объем работ, сроки, ответственность и конфиденциальность информации клиента фиксируем до старта.
- Группа
- Входим в Innova Consulting Group: юридические вопросы закрывает legal.ua, налогообложение криптоактивов — crystal.tax.
- Офис
- Офис в Киеве, ул. Большая Васильковская, 77. Клиентов по всей Украине обслуживаем дистанционно. Специалисты, которые ведут проекты, — на странице «Наши эксперты».
Частые вопросы
Что можно передать на аутсорсинг в представительстве иностранной компании?
Можно передать весь бэк-офис: бухгалтерский учет и первичку, расчет зарплаты и кадровые документы, налоговую отчетность и ЕСВ, контроль бюджета и отчеты для головного офиса. В представительстве остаются руководитель и сотрудники, которые выполняют его функции. Юридические вопросы ведет команда legal.ua из нашей группы.
Как зарегистрировать представительство иностранной компании в Украине?
Представительство иностранного юридического лица подлежит государственной регистрации и считается созданным со дня регистрации (ч. 5 ст. 95 ГК Украины). Раньше эту процедуру называли аккредитацией. Регистрацию сопровождают юристы legal.ua, а Key Solutions подключается к старту: учет в ДПС, учетная политика, зарплата.
В какой срок представительство становится на учет в ДПС?
Нерезидент подает заявление о взятии на учет в контролирующий орган по местонахождению обособленного подразделения в десятидневный срок после его регистрации (п. 64.5 НКУ). Заявление и сопроводительные документы мы готовим в первые дни после регистрации, чтобы представительство могло нанимать людей и платить налоги.
Какие налоги и взносы платит представительство с зарплаты?
Представительство нерезидента является налоговым агентом по НДФЛ: начисляет, удерживает и уплачивает налог с зарплаты сотрудников (пп. 14.1.180 НКУ). Единый взнос уплачивают как работодатели представительства иностранных компаний, расположенные в Украине (п. 1 ч. 1 ст. 4 Закона № 2464-VI). Расчет и отчетность ведем ежемесячно.
Платит ли представительство налог на прибыль?
Зависит от фактической деятельности. Если через офис нерезидент ведет хозяйственную деятельность, это постоянное представительство, и его прибыль облагается в общем порядке (пп. 14.1.193, 141.4.7 НКУ). Сбор информации или закупка для нерезидента постоянного представительства не образуют. Подробно об учете — на странице бухгалтерского учета представительства.
Можно ли работать с вами на английском?
Да. Отчеты для головного офиса, пояснения по налоговым вопросам и переписку готовим на английском, а отчетность в ДПС подаем на украинском. Формат и сроки отчетов для головного офиса фиксируем в договоре.
Сколько стоит аутсорсинг представительства?
Стоимость договорная и зависит от количества сотрудников, операций и валютных платежей, статуса представительства и формата отчетов для головного офиса. Ежемесячную цену называем после описания функций офиса и фиксируем в договоре.
Смежные услуги
Обсудим аутсорсинг вашего представительства
Напишите, когда зарегистрировано или планируется представительство, сколько в нем сотрудников и какие отчеты нужны головному офису. В ответ назовем объем работ и стоимость.
Записаться на консультацию Заказать услугу +38 (068) 777-14-74 Telegram WhatsApp