Юридичний аудит бізнесу: що перевіряють і як оформлюють звіт

Юридичний аудит бізнесу — це перевірка правового стану компанії: установчих документів, договорів, трудових відносин, ліцензій, прав на активи і спорів. Key Solutions проводить його з фінансово-податкового боку: звіряє документи з обліком і податками та дає звіт із ризиками й планом усунення.

+38 (068) 777-14-74 Telegram WhatsApp

Що таке юридичний аудит і чим він відрізняється від аудиту фінансової звітності

Юридичний аудит — договірна послуга: його обсяг і форму результату визначає договір. Аудит фінансової звітності Закон № 2258-VIII визначає як аудиторську послугу з перевірки даних бухгалтерського обліку і показників фінансової звітності з метою висловлення незалежної думки аудитора про її відповідність в усіх суттєвих аспектах вимогам національних положень (стандартів) бухгалтерського обліку, міжнародних стандартів фінансової звітності або іншим вимогам.

Обов'язковий аудит фінансової звітності в розумінні того самого закону — це аудит фінансової звітності суб'єктів господарювання та їх груп, які відповідно до законодавства зобов'язані оприлюднити або надати таку звітність користувачам разом з аудиторським звітом. Юридичний аудит такого статусу не має. Якщо ваша компанія підпадає під обов'язковий аудит, Key Solutions організовує його під ключ: аудит проводить і підписує звіт партнерська аудиторська фірма, внесена до відповідного розділу Реєстру з правом на обов'язковий аудит, а ми готуємо облік і звітність та супроводжуємо до оприлюднення. Деталі — на сторінці обов'язковий аудит фінансової звітності.

Друга відмінність — предмет. Фінансовий аудит відповідає на питання «чи достовірні цифри», правовий — «на чому ці цифри тримаються юридично»: чи є чинний договір, чи підписав його уповноважений, чи не сплив строк ліцензії, чи оформлені працівники.

Хто що робить: Key Solutions і юристи legal.ua

Key Solutions веде облік, податки і звітність клієнтів, тому ми дивимося на правовий стан компанії саме через них. Юридичний блок, який потребує дій юриста, закриває сестринська компанія групи legal.ua: юридичний аудит.

Що перевіряє юридичний аудит: шість основних блоків

Стандартний правовий аудит покриває шість напрямів. Їх набір може звужуватися або розширюватися, але каркас лишається однаковим.

Що входить у послугу

• звірка структури власності і кінцевих бенефіціарів з даними ЄДР та обліком статутного капіталу;
• перевірка договорів і первинних документів до них: реквізити, повноваження підписантів, відповідність операціям в обліку і деклараціях;
• кадрові документи у зв'язці з нарахуванням зарплати, ПДФО, військового збору та ЄСВ;
• ліцензії й дозволи: строк дії, відповідність видів діяльності статуту, КВЕД і фактичним доходам;
• права на активи і результати інвентаризації: чи збігаються документи, облік і фактична наявність;
• акти перевірок, податкові повідомлення-рішення і відкриті спори: суми, строки сплати й оскарження, вплив на звітність;
• звіт із реєстром знахідок і планом усунення, передача юридичних питань юристам legal.ua.

Етапи роботи

Юридичний аудит проходить у п'ять етапів. Найдовший із них — збір документів, тому його плануємо першим.

1. Мета, період і договір. Фіксуємо період, що перевіряється, перелік блоків, форму звіту та порядок роботи з конфіденційною інформацією.
2. Запит документів. Надсилаємо перелік: статут і всі редакції змін, протоколи, накази про призначення, реєстр договорів, ліцензії, документи на нерухомість, кадрові документи, перелік судових справ.
3. Звірка з реєстрами й обліком. Документи звіряємо з публічними реєстрами і даними обліку та декларацій.
4. Інтерв'ю з відповідальними. Прогалини закриваємо письмовими поясненнями відповідальних осіб: частину ризиків видно лише з практики.
5. Звіт і план усунення. Передаємо звіт, обговорюємо пріоритети і за потреби супроводжуємо виправлення в обліку.

Строки

Строк фіксуємо в договорі після узгодження переліку блоків і запиту документів. За нашим досвідом, найбільше часу забирає збір документів усередині компанії, тому призначення координатора з вашого боку помітно пришвидшує роботу. Строк залежить від кількості договорів, філій, відкритих справ і глибини періоду. Якщо звіт потрібен до дати угоди чи перевірки ДПС, погоджуємо стислий графік і починаємо з блоків, які найбільше впливають на цю подію.

Від чого залежить вартість

Вартість юридичного аудиту договірна. Називаємо її після першого аналізу документів і фіксуємо в договорі разом з обсягом робіт.

Що потрібно від вас

• статут з усіма редакціями змін, протоколи і рішення учасників;
• накази про призначення керівника, відомості про структуру власності та бенефіціарів;
• реєстр договорів з додатками, ліцензії й дозвільні документи;
• документи на нерухомість і результати останньої інвентаризації;
• кадрові документи, перелік судових справ та акти перевірок за період;
• координатор, який збирає документи і відповідає на питання, та доступ до облікової бази в режимі перегляду.

Результат

Результат оформлюємо як висновок правової перевірки. Аудиторський звіт у розумінні Закону № 2258-VIII складається лише за результатами аудиту фінансової звітності (п. 6 ч. 1 ст. 1), тому для банку чи інвестора, яким потрібна думка аудитора, замовляють окрему послугу.

• обсяг та обмеження перевірки;
• реєстр знахідок, де кожна прив'язана до конкретного документа і норми;
• оцінка ризику за ймовірністю та величиною наслідків, з розрахунком можливих штрафів і донарахувань;
• план усунення з пріоритетами, відповідальними і строками;
• додатки з копіями проблемних документів і перелік документів, які треба відновити;
• для угоди — перелік запевнень, які варто закріпити в договорі.

Ризики за блоками: норми і санкції

Корпоративні документи і структура власності

Першою звіряємо відповідність фактичної структури володіння даним Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань. Стаття 5-1 Закону № 361-IX зобов'язує юридичних осіб мати інформацію про кінцевого бенефіціарного власника або його відсутність та структуру власності.

Там само встановлені строки, які порушують найчастіше: відомості про бенефіціара та структуру власності треба підтримувати в актуальному стані й повідомляти державного реєстратора про зміни протягом 30 робочих днів з дня їх виникнення, а в разі виявлення неповноти, неточностей чи помилок у раніше поданих відомостях — подати виправлені дані не пізніше трьох робочих днів з дня їх виявлення. Засновники та учасники, своєю чергою, зобов'язані самостійно повідомляти компанію про зміну бенефіціара або структури власності протягом 5 робочих днів з дати виникнення такої зміни.

Помилка тут має прямі наслідки. За ч. 2 ст. 5 Закону № 1667-IX резидентом Дія Сіті не може бути юридична особа, яка порушила вимоги законодавства щодо розкриття інформації про кінцевих бенефіціарних власників та/або подання інформації про структуру власності. Аудит перевіряє й решту вимог до резидента: розмір середньої місячної винагороди залученим працівникам і гіг-спеціалістам не менше ніж еквівалент 1200 євро, середньооблікову кількість таких осіб не менше дев'яти та суму кваліфікованого доходу не менш як 90 відсотків суми загального доходу.

Договори і первинні документи

Договірний блок перевіряємо разом із документами, які підтверджують виконання. Стаття 9 Закону № 996-XIV вимагає, щоб первинний документ містив назву документа (форми), дату складання, назву підприємства, від імені якого складено документ, зміст та обсяг господарської операції з одиницею виміру, посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення операції і правильність її оформлення, та особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні операції. Акт без цих реквізитів — слабке місце і в спорі з контрагентом, і під час перевірки. Водночас неістотні недоліки в документах не є підставою для невизнання господарської операції за умови, що вони не перешкоджають ідентифікувати особу, яка брала в ній участь, і документ містить відомості про дату складання, назву підприємства, зміст та обсяг операції.

Окрема увага — договорам з нерезидентами та пов'язаними особами. Податковий кодекс України у підпункті 44.3.1 зобов'язує зберігати документи та інформацію, необхідні для здійснення податкового контролю відповідно до статей 39 і 39-2 та пункту 141.4 статті 141 цього Кодексу, не менше 2555 днів.

Корисний інструмент, який аудит допомагає вбудувати в договори на майбутнє, — запевнення щодо договору (ст. 650-1 Цивільного кодексу України): сторони можуть погодити перелік запевнень щодо обставин, які мають значення для укладення, виконання або припинення договору, а сторона, яка умисно або з необережності надала неправдиві запевнення, зобов'язана відшкодувати стороні, яка на них покладалася, завдані збитки, якщо інше не передбачено договором.

Трудові відносини

Тут перевіряємо трудові договори, колективний договір, локальні акти та спроможність компанії відповідати на законні вимоги органу державного нагляду і контролю за додержанням законодавства про працю. За невиконання законних вимог посадових осіб такого органу щодо усунення порушень або за створення перешкод для його діяльності посадовим особам загрожує штраф від п'ятдесяти до ста неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (ст. 188-6 КУпАП).

Аналогічний за розміром штраф — від п'ятдесяти до ста неоподатковуваних мінімумів — установлено за порушення чи невиконання зобов'язань щодо колективного договору, угоди (ст. 41-2 КУпАП). Ухилення від участі в переговорах щодо укладення, зміни чи доповнення колективного договору карається штрафом від трьох до десяти неоподатковуваних мінімумів (ст. 41-1 КУпАП).

Ліцензії, дозволи та види діяльності

Це блок із найважчими санкціями. Провадження господарської діяльності без державної реєстрації як суб'єкта господарювання або без одержання ліцензії на вид діяльності, що підлягає ліцензуванню, чи з порушенням умов ліцензування, а так само без дозволу, іншого документа дозвільного характеру, якщо його одержання передбачене законом, тягне за собою штраф від однієї тисячі до двох тисяч неоподатковуваних мінімумів доходів громадян з конфіскацією виготовленої продукції, знарядь виробництва, сировини і грошей, одержаних внаслідок правопорушення, чи без такої (ч. 1 ст. 164 КУпАП). Повторність протягом року або отримання доходу у великих розмірах підвищує штраф до двох–п'яти тисяч неоподатковуваних мінімумів з обов'язковою конфіскацією (ч. 2 ст. 164); дохід у великих розмірах — це сума, що у тисячу і більше разів перевищує неоподатковуваний мінімум доходів громадян (примітка до ст. 164).

Окремо карається надання суб'єктом господарювання дозвільному органу або адміністратору недостовірної інформації щодо відповідності матеріально-технічної бази вимогам законодавства — від однієї до двох тисяч неоподатковуваних мінімумів (ч. 3 ст. 164 КУпАП). Дозвільні документи мають і власний строк зберігання за підпунктом 44.3.4 Податкового кодексу — не менше 1095 днів, які рахуються з дня завершення строку їх дії.

Активи, інвентаризація та звітність

Правовий аудит звіряє підстави володіння активами з даними обліку. Відсутність бухгалтерського обліку або ведення його з порушенням установленого порядку, внесення неправдивих даних до фінансової звітності, її неподання, несвоєчасне або неякісне проведення інвентаризацій грошових коштів і матеріальних цінностей тягнуть за собою штраф від восьми до п'ятнадцяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян, а за повторності протягом року — від десяти до двадцяти (ст. 164-2 КУпАП).

Відповідальність за організацію бухгалтерського обліку, фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах і збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менше трьох років, закон покладає на уповноважений орган (посадову особу), який здійснює керівництво підприємством, або на власника (ч. 3 ст. 8 Закону № 996-XIV). Окреме питання — оприлюднення звітності: підприємства, що становлять суспільний інтерес (крім великих підприємств, які не є емітентами цінних паперів), публічні акціонерні товариства, суб'єкти природних монополій на загальнодержавному ринку та підприємства видобувних галузей зобов'язані оприлюднювати річну фінансову звітність разом з відповідними аудиторськими звітами не пізніше ніж до 30 квітня року, що настає за звітним періодом, а великі підприємства, які не є емітентами цінних паперів, та середні підприємства — не пізніше ніж до 1 червня (ч. 3 ст. 14 Закону № 996-XIV).

Судові спори та податкові строки

Перевіряємо відкриті справи, виконавчі провадження, акти перевірок і непропущені строки. У разі визначення грошового зобов'язання контролюючим органом платник зобов'язаний сплатити нараховану суму протягом 10 робочих днів, що настають за днем отримання податкового повідомлення-рішення, крім випадків, коли протягом такого строку розпочато процедуру оскарження рішення контролюючого органу (п. 57.3 ПКУ). Супровід таких спорів описаний на сторінці судова практика та арбітраж.

Окремий ризик — документи, які «не дійшли» до перевірки: якщо платник не надав їх посадовим особам контролюючого органу до закінчення перевірки, вважається, що таких документів у нього не було на час складення звітності (п. 44.6 ПКУ). Винятки — документи, подані разом із запереченнями до акта в порядку п. 86.7 ПКУ, і вилучені правоохоронними органами. У разі втрати, пошкодження або дострокового знищення документів потрібно у п'ятиденний строк письмово повідомити контролюючий орган і відновити їх протягом 90 календарних днів з дня, що настає за днем надходження повідомлення (п. 44.5 ПКУ).

Скільки зберігаються документи, які перевіряє аудит

Строки зберігання задають глибину перевірки: аудит охоплює період, за який компанія зобов'язана мати підтвердні документи. Податковий кодекс у пункті 44.3 встановлює чотири мінімальні строки.

Коли потрібен юридичний аудит

Юридичний аудит потрібен перед подіями, які змінюють власників, керівників або обсяг зобов'язань компанії: продаж чи купівля бізнесу, вхід інвестора, зміна директора, підготовка до податкової перевірки, реорганізація та ліквідація, зміна структури групи.

• Перед угодою M&A. Покупець перевіряє підстави володіння активами, повноваження підписантів і зобов'язання, які перейдуть разом із компанією. Продавцю вигідніше знайти й закрити дефекти до переговорів.
• Перед приходом інвестора. Інвестор дивиться на структуру власності, домовленості учасників і чистоту прав на ключові активи, включно з інтелектуальною власністю.
• При зміні директора. Новий керівник приймає відповідальність за організацію обліку і збереження документів, тому передавання справ доцільно фіксувати актом з описом.
• Перед податковою перевіркою. Завдання — заздалегідь зібрати первинні документи і зняти розбіжності. Це тема суміжних послуг: аудит перед податковою перевіркою і податковий аудит компанії.
• При реорганізації та ліквідації. За неподання в установлений законом строк державному реєстраторові документів, обов'язкове подання яких встановлено законом для припинення юридичної особи, штраф становить від шістдесяти до вісімдесяти неоподатковуваних мінімумів, а за відсутність бухгалтерського обліку чи порушення порядку проведення інвентаризації майна та складення ліквідаційного балансу під час припинення — від ста до ста п'ятдесяти (ст. 166-6 КУпАП).
• При зміні структури групи. Тут правовий аудит іде разом із моделюванням, див. реструктуризацію і структурування бізнесу.

Якщо паралельно потрібна перевірка фінансових і податкових показників для угоди, її проводимо в межах окремої послуги: фінансовий і податковий due diligence.

Нормативна база

Ризики і чому краще доручити команді за договором

Найдорожчі знахідки юридичного аудиту — діяльність без ліцензії, неактуальні дані про бенефіціарів і операції без належної первинки. Перша загрожує штрафом від тисячі неоподатковуваних мінімумів, друга може закрити доступ до режиму Дія Сіті, третя веде до донарахувань під час перевірки ДПС. Команда за договором бачить зв'язок між документом, обліком і податком, тому оцінює наслідок у гривнях і пропонує виправлення в правильному порядку. Відповідальність за обсяг і якість роботи закріплена в договорі, а питання, що потребують юриста, одразу переходять до legal.ua. Для такої картини потрібен доступ до документів, тому загальна відповідь чат-бота чи разова консультація її замінити не можуть.

Чому Key Solutions

Під ключ, без зайвого клопоту

Беремо задачу повністю: документи, розрахунки, звітність і листування з ДПС. Від вас — рішення, первинні документи й підписи; решту робимо самі й не смикаємо вас без потреби.

Відстоюємо ваші інтереси перед ДПС

Запити, зупинені податкові накладні, акти перевірок: готуємо пояснення, доопрацьовуємо документи й оскаржуємо, поки питання не закрите. Спірне з правового боку закриваємо разом із юристами групи.

Доводимо справу до кінця

Справа не губиться по дорозі: фахівець, який її веде, лишається з вами, навіть якщо перевірка чи аудит розтяглися на місяці. Обов'язковий аудит проводить і підписує звіт партнерська аудиторська фірма з правом на обов'язковий аудит, а підготовку й супровід до оприлюднення ведемо ми, тож увесь процес ви проходите з однією командою.

Бутик із залученістю в кожну справу

Проєкт особисто веде досвідчений фахівець (хто саме — на сторінці «Наші співробітники»), за плечима групи Innova — 14 років практики в 50+ країнах. Нестандартні задачі — наш профіль: де звучить «так неможливо», шукаємо законний шлях, а суміжне закривають компанії групи — legal.ua (право) і crystal.tax (оподаткування криптоактивів).

Ваші справи лишаються вашими

Інформація про компанію, обороти, зарплати й контрагентів не потрапляє ні до конкурентів, ні до третіх осіб. Розкриваємо лише те, чого вимагає закон чи процедура, і це закріплено в договорі.

Швидше й чіткіше з першого разу

Максимальна залученість: фахівець заглиблюється у ваш облік, договори й особливості бізнесу, тому документи й звітність готові вчасно й без переробок. А 14 років досвіду групи дозволяють зробити з першого разу те, що в декого виходить лише з третього.

Часті запитання

Суміжні послуги

• Фінансовий і податковий due diligence
• Податковий аудит компанії
• Аудит перед податковою перевіркою
• Аудит фінансової звітності за МСА
• Відновлення бухгалтерського обліку
• Обов'язковий аудит: хто зобов'язаний і як підготуватися