Юридический (правовой) аудит бизнеса: что проверяют и как оформляют отчёт

Юридический аудит бизнеса — это проверка правового состояния компании: учредительных документов, договоров, трудовых отношений, лицензий, прав на активы и споров. Key Solutions проводит его с финансово-налоговой стороны: сверяет документы с учётом и налогами и даёт отчёт с рисками и планом устранения.

+38 (068) 777-14-74 Telegram WhatsApp

Что такое юридический аудит и чем он отличается от аудита финансовой отчётности

Аудит финансовой отчётности Закон № 2258-VIII определяет как аудиторскую услугу по проверке данных бухгалтерского учёта и показателей финансовой отчётности юридического лица с целью высказывания независимого мнения аудитора о её соответствии во всех существенных аспектах требованиям национальных положений (стандартов) бухгалтерского учёта, международных стандартов финансовой отчётности или иным требованиям.

Обязательный аудит финансовой отчётности в понимании того же закона касается субъектов хозяйствования (их групп) и образований без статуса юридического лица, которые по законодательству обязаны обнародовать или предоставить такую отчётность пользователям вместе с аудиторским отчётом. Юридический аудит в этот перечень не входит: закон не устанавливает ни обязанности его проводить, ни требований к форме результата, поэтому объём и формат проверки определяются договором. Если ваша компания подпадает под обязательный аудит, Key Solutions организует его под ключ: аудит проводит и подписывает отчёт партнёрская аудиторская фирма, внесённая в соответствующий раздел Реестра с правом на обязательный аудит, а мы готовим учёт и отчётность и сопровождаем до обнародования. Подробнее — на странице обязательный аудит финансовой отчётности.

Второе отличие — предмет. Финансовый аудит отвечает на вопрос «достоверны ли цифры», правовой — «на чём эти цифры держатся юридически»: есть ли действующий договор, подписан ли он уполномоченным лицом, не истекла ли лицензия, оформлены ли работники, есть ли правоустанавливающие документы на недвижимость.

Кто что делает: Key Solutions и юристы legal.ua

Key Solutions ведёт учёт, налоги и отчётность клиентов, поэтому мы смотрим на правовое состояние компании именно через них. Юридический блок, который требует действий юриста, закрывает сестринская компания группы legal.ua: юридический аудит.

Что проверяет юридический аудит: шесть основных блоков

Стандартный правовой аудит покрывает шесть направлений. Их набор может сужаться или расширяться, но каркас остаётся одинаковым.

Что входит в услугу

• сверка структуры собственности и конечных бенефициаров с данными ЕГР и учётом уставного капитала;
• проверка договоров и первичных документов к ним: реквизиты, полномочия подписантов, соответствие операциям в учёте и декларациях;
• кадровые документы в связке с начислением зарплаты, НДФЛ, военного сбора и ЕСВ;
• лицензии и разрешения: срок действия, соответствие видов деятельности уставу, КВЭД и фактическим доходам;
• права на активы и результаты инвентаризации: совпадают ли документы, учёт и фактическое наличие;
• акты проверок, налоговые уведомления-решения и открытые споры: суммы, сроки уплаты и обжалования, влияние на отчётность;
• отчёт с реестром находок и планом устранения, передача юридических вопросов юристам legal.ua.

Этапы работы

Юридический аудит проходит в пять этапов. Самый долгий из них — сбор документов, поэтому его планируем первым.

1. Цель, период и договор. Фиксируем проверяемый период, перечень блоков, форму отчёта, сроки и порядок работы с конфиденциальной информацией.
2. Запрос документов. Присылаем чек-лист: устав и все редакции изменений, протоколы, приказы о назначении, реестр договоров, лицензии и разрешительные документы, документы на недвижимость, кадровые документы, перечень судебных дел.
3. Сверка с реестрами и учётом. Документы сверяем с публичными реестрами и данными учёта и деклараций.
4. Интервью с ответственными. Пробелы закрываем письменными пояснениями ответственных лиц: часть рисков видна только из практики.
5. Отчёт и план устранения. Передаём отчёт, обсуждаем приоритеты и при необходимости сопровождаем исправления в учёте.

Сроки

Срок фиксируем в договоре после согласования перечня блоков и запроса документов. По нашему опыту, больше всего времени занимает сбор документов внутри компании, поэтому назначение координатора с вашей стороны заметно ускоряет работу. Срок зависит от количества договоров, филиалов, открытых дел и глубины периода. Если отчёт нужен к дате сделки или проверки ДПС, согласовываем сжатый график и начинаем с блоков, которые сильнее всего влияют на это событие.

От чего зависит стоимость

Стоимость юридического аудита договорная. Называем её после первого анализа документов и фиксируем в договоре вместе с объёмом работ.

Что нужно от вас

• устав со всеми редакциями изменений, протоколы и решения участников;
• приказы о назначении руководителя, сведения о структуре собственности и бенефициарах;
• реестр договоров с приложениями, лицензии и разрешительные документы;
• правоустанавливающие документы на недвижимость и результаты последней инвентаризации;
• кадровые документы, перечень судебных дел и акты проверок за период;
• координатор, который собирает документы и отвечает на вопросы, и доступ к учётной базе в режиме просмотра.

Результат

Результат оформляем как заключение по итогам правовой проверки. Аудиторский отчёт в понимании Закона № 2258-VIII составляется только по результатам аудита финансовой отчётности (п. 6 ч. 1 ст. 1): это документ, подготовленный субъектом аудиторской деятельности по международным стандартам аудита. Банку или инвестору, которым нужно мнение аудитора, заказывают отдельную услугу.

• описание объёма и ограничений проверки;
• реестр находок, где каждая привязана к конкретному документу и норме;
• оценка риска по вероятности и величине последствий, с расчётом возможных штрафов и доначислений;
• план устранения с приоритетами, ответственными и сроками;
• приложения с копиями проблемных документов и перечень документов, которые нужно восстановить;
• для сделки — перечень заверений, которые стоит закрепить в договоре.

Риски по блокам: нормы и санкции

Корпоративные документы и структура собственности

Первым сверяем соответствие фактической структуры владения данным Единого государственного реестра юридических лиц, физических лиц — предпринимателей и общественных формирований. Статья 5-1 Закона № 361-IX устанавливает, что юридические лица должны иметь информацию о конечном бенефициарном владельце либо о его отсутствии и о структуре собственности и обязаны подавать эту информацию для внесения в реестр.

Там же установлены сроки, которые компании нарушают чаще всего. Юридические лица обязаны поддерживать сведения о конечном бенефициарном владельце и структуре собственности в актуальном состоянии и сообщать государственному регистратору об изменениях в течение 30 рабочих дней со дня их возникновения, подавая документы, подтверждающие такие изменения. Если компания обнаружила неполноту, неточности или ошибки в ранее поданных сведениях, она обязана не позднее трёх рабочих дней со дня обнаружения подать государственному регистратору исправленные сведения. Учредители (участники) — юридические и физические лица, а также лица, осуществляющие решающее влияние на деятельность компании, обязаны предоставлять по её запросу необходимую информацию и самостоятельно сообщать об изменении конечного бенефициарного владельца или структуры собственности в течение 5 рабочих дней с даты возникновения такого изменения.

Ошибка здесь имеет прямые последствия. Часть 2 ст. 5 Закона № 1667-IX прямо предусматривает, что резидентом Дія Сіті не может быть юридическое лицо, нарушившее требования законодательства о раскрытии информации о конечных бенефициарных владельцах и (или) о подаче информации о структуре собственности. В том же перечне — лицо, признанное банкротом, лицо, находящееся в процессе прекращения (кроме преобразования), и лицо, которое более 30 дней имеет налоговый долг на сумму свыше 10 минимальных заработных плат. Правовой аудит проверяет и остальные критерии резидентства: размер среднего месячного вознаграждения привлечённым работникам и гиг-специалистам не менее эквивалента 1200 евро по официальному курсу, среднеучётное количество работников и гиг-специалистов не менее девяти человек и сумму квалифицированного дохода не менее 90 процентов суммы общего дохода за соответствующий период.

Договоры и первичные документы

Договорный блок проверяем вместе с документами, которые подтверждают исполнение. Статья 9 Закона № 996-XIV требует, чтобы первичный документ имел обязательные реквизиты: название документа (формы), дату составления, название предприятия, от имени которого составлен документ, содержание и объём хозяйственной операции, единицу измерения хозяйственной операции, должности и фамилии лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность её оформления, а также личную подпись или иные данные, позволяющие идентифицировать лицо, участвовавшее в осуществлении операции. Акт без этих реквизитов — слабое место и в споре с контрагентом, и при проверке.

Отдельное внимание — договорам с нерезидентами и связанными лицами. Налоговый кодекс Украины в подпункте 44.3.1 обязывает хранить документы и информацию, необходимые для осуществления налогового контроля в соответствии со статьёй 39 (трансфертное ценообразование), статьёй 39-2 (контролируемые иностранные компании) и пунктом 141.4 статьи 141, не менее 2555 дней.

Полезный инструмент, который аудит помогает встроить в договоры на будущее, — заверения относительно договора. Статья 650-1 Гражданского кодекса Украины, введённая Законом «О стимулировании развития цифровой экономики в Украине», позволяет сторонам согласовать перечень заверений об обстоятельствах, имеющих значение для заключения, исполнения или прекращения договора. Сторона, которая умышленно или по неосторожности предоставила другой стороне недостоверные заверения о таких обстоятельствах, обязана возместить стороне, полагавшейся на эти заверения, убытки, причинённые в связи с их недостоверностью, если иное не предусмотрено договором.

Трудовые отношения

Здесь проверяем трудовые договоры, коллективный договор, локальные акты и способность компании отвечать на запросы органа контроля за соблюдением законодательства о труде. За невыполнение законных требований должностных лиц центрального органа исполнительной власти, реализующего государственную политику по вопросам надзора и контроля за соблюдением законодательства о труде, об устранении нарушений законодательства о труде и общеобязательном государственном социальном страховании либо за создание препятствий для деятельности этого органа должностным лицам грозит штраф от пятидесяти до ста необлагаемых минимумов доходов граждан (ст. 188-6 КУоАП).

Аналогичный по размеру штраф — от пятидесяти до ста необлагаемых минимумов — установлен за нарушение или невыполнение обязательств по коллективному договору, соглашению (ст. 41-2 КУоАП). Уклонение от участия в переговорах о заключении, изменении или дополнении коллективного договора, соглашения, умышленное нарушение установленного законодательством срока начала переговоров либо необеспечение работы комиссий в определённый сторонами срок наказывается штрафом от трёх до десяти необлагаемых минимумов (ст. 41-1 КУоАП). Отдельный состав — непредоставление информации, необходимой для ведения коллективных переговоров и осуществления контроля за выполнением коллективных договоров, соглашений: штраф от одного до пяти необлагаемых минимумов (ст. 41-3 КУоАП).

Лицензии, разрешения и виды деятельности

Это блок с самыми тяжёлыми санкциями. Осуществление хозяйственной деятельности без государственной регистрации как субъекта хозяйствования либо без получения лицензии на вид деятельности, подлежащий лицензированию, или осуществление таких видов деятельности с нарушением условий лицензирования, а равно без получения разрешения или иного документа разрешительного характера, если его получение предусмотрено законом (кроме случаев применения принципа молчаливого согласия), влечёт штраф от одной тысячи до двух тысяч необлагаемых минимумов доходов граждан с конфискацией изготовленной продукции, орудий производства, сырья и денег, полученных вследствие правонарушения, либо без таковой (ч. 1 ст. 164 КУоАП). Те же действия, совершённые лицом, которое в течение года подвергалось административному взысканию за такое же правонарушение, либо связанные с получением дохода в крупных размерах, влекут штраф от двух до пяти тысяч необлагаемых минимумов с конфискацией (ч. 2 ст. 164). Доход считается полученным в крупных размерах, когда его сумма в тысячу и более раз превышает необлагаемый минимум доходов граждан.

Отдельно наказывается предоставление субъектом хозяйствования разрешительному органу или администратору недостоверной информации о соответствии материально-технической базы требованиям законодательства — штраф от одной тысячи до двух тысяч необлагаемых минимумов (ч. 3 ст. 164 КУоАП). Разрешительные документы имеют и собственный срок хранения по подпункту 44.3.4 Налогового кодекса — не менее 1095 дней, причём для соответствующих разрешительных документов этот срок отсчитывается со дня окончания срока их действия.

Активы, инвентаризация и отчётность

Правовой аудит сверяет юридические основания владения активами с данными учёта. Отсутствие бухгалтерского учёта или ведение его с нарушением установленного порядка, внесение неправдивых данных в финансовую отчётность, непредставление финансовой отчётности, несвоевременное или некачественное проведение инвентаризаций денежных средств и материальных ценностей, а также воспрепятствование работникам органа государственного финансового контроля в проведении ревизий и проверок влекут штраф от восьми до пятнадцати необлагаемых минимумов доходов граждан, а при повторности в течение года — от десяти до двадцати (ст. 164-2 КУоАП).

Ответственность за организацию бухгалтерского учёта, обеспечение фиксирования фактов осуществления всех хозяйственных операций в первичных документах и сохранность обработанных документов, регистров и отчётности в течение установленного срока, но не менее трёх лет, закон возлагает на уполномоченный орган (должностное лицо), осуществляющий руководство предприятием, или на собственника (ч. 3 ст. 8 Закона № 996-XIV). Отдельный вопрос — обнародование отчётности: предприятия, представляющие общественный интерес (кроме крупных предприятий, не являющихся эмитентами ценных бумаг), публичные акционерные общества, субъекты естественных монополий на общегосударственном рынке и субъекты хозяйствования, осуществляющие деятельность в добывающих отраслях, обязаны не позднее чем до 30 апреля года, следующего за отчётным периодом, обнародовать годовую финансовую отчётность вместе с соответствующими аудиторскими отчётами. Крупные предприятия, не являющиеся эмитентами ценных бумаг, и средние предприятия обязаны сделать это не позднее чем до 1 июня (ч. 3 ст. 14 Закона № 996-XIV).

Судебные споры и налоговые сроки

Проверяем открытые дела, исполнительные производства, акты проверок и непропущенные сроки. По Налоговому кодексу при определении денежного обязательства контролирующим органом по основаниям, указанным в подпунктах 54.3.1–54.3.6, плательщик обязан уплатить начисленную сумму в течение 10 рабочих дней, следующих за днём получения налогового уведомления-решения, кроме случаев, когда в течение этого срока он начинает процедуру обжалования решения контролирующего органа (п. 57.3 НКУ). Сопровождение таких споров описано на странице судебная практика и арбитраж.

Отдельный риск — документы, которые «не дошли» до проверки: если до её окончания плательщик не предоставил должностным лицам контролирующего органа документы, подтверждающие показатели налоговой отчётности, считается, что таких документов у него не было на момент составления этой отчётности (п. 44.6 НКУ). Исключения — документы, поданные вместе с возражениями на акт в порядке п. 86.7 НКУ, и изъятые правоохранительными органами. При утрате, повреждении или досрочном уничтожении документов плательщик обязан в пятидневный срок со дня события письменно уведомить контролирующий орган по месту учёта и восстановить утраченные документы в течение 90 календарных дней со дня, следующего за днём поступления уведомления в контролирующий орган (п. 44.5 НКУ).

Сколько хранятся документы, которые проверяет аудит

Сроки хранения задают глубину проверки: аудит охватывает период, за который компания обязана иметь подтверждающие документы.

Два уточнения, которые часто упускают. Если документы связаны с предметом проверки, с административным обжалованием принятого по её результатам налогового уведомления-решения или с судебным рассмотрением, они должны храниться до окончания проверки и предусмотренного законом срока обжалования принятых по её результатам решений либо до разрешения дела судом, но не менее общих сроков (п. 44.4 НКУ). Кроме того, сроки хранения продлеваются на период приостановления отсчёта срока давности в случаях, предусмотренных пунктом 102.3 Налогового кодекса.

Когда нужен юридический аудит

Юридический аудит нужен перед событиями, которые меняют собственников, руководителей или объём обязательств компании: продажа или покупка бизнеса, вход инвестора, смена директора или собственника, подготовка к налоговой проверке, получение или продление лицензии, реорганизация и ликвидация.

• Перед сделкой M&A. Покупатель проверяет основания владения активами, полномочия подписантов и обязательства, которые перейдут вместе с компанией. Продавцу выгоднее найти и закрыть дефекты до переговоров.
• Перед приходом инвестора. Инвестор смотрит на структуру собственности, корпоративный договор и чистоту прав на ключевые активы, включая интеллектуальную собственность.
• При смене директора. Новый руководитель принимает на себя ответственность за организацию учёта и сохранность документов, поэтому передачу дел разумно фиксировать актом с описью.
• Перед налоговой проверкой. Задача — заранее собрать первичные документы и снять расхождения. Это тема смежных услуг: аудит перед налоговой проверкой и налоговый аудит компании.
• При реорганизации и ликвидации. За непредставление в установленный законом срок государственному регистратору документов, обязательное представление которых установлено законом для прекращения юридического лица, либо за подачу в них недостоверных сведений установлен штраф от шестидесяти до восьмидесяти необлагаемых минимумов, а при повторности в течение года — от восьмидесяти до ста. Отсутствие бухгалтерского учёта или ведение его с нарушением установленного порядка, несвоевременное, неполное или с нарушением порядка проведение инвентаризации имущества, нарушение порядка проведения оценки имущества и составления ликвидационного (промежуточного), разделительного баланса, передаточного акта при прекращении юридического лица наказываются штрафом от ста до ста пятидесяти необлагаемых минимумов (ст. 166-6 КУоАП).
• При изменении структуры группы. Здесь правовой аудит идёт вместе с моделированием, см. реструктуризацию и структурирование бизнеса.

Если параллельно нужна проверка финансовых и налоговых показателей для сделки, её проводим в рамках отдельной услуги: финансовый и налоговый due diligence.

Нормативная база

Риски и почему лучше поручить команде по договору

Самые дорогие находки юридического аудита — деятельность без лицензии, неактуальные данные о бенефициарах и операции без надлежащей первички. Первая грозит штрафом от тысячи необлагаемых минимумов, вторая может закрыть доступ к режиму Дія Сіті, третья ведёт к доначислениям при проверке ДПС. Команда по договору видит связь между документом, учётом и налогом, поэтому оценивает последствие в гривнах и предлагает исправления в правильном порядке. Ответственность за объём и качество работы закреплена в договоре, а вопросы, которым нужен юрист, сразу переходят в legal.ua. Для такой картины нужен доступ к документам, поэтому общий ответ чат-бота или разовая консультация её заменить не могут.

Почему Key Solutions

Под ключ, без лишних хлопот

Берём задачу целиком: документы, расчёты, отчётность и переписку с ГНС. От вас — решения, первичные документы и подписи; остальное делаем сами и не дёргаем вас без необходимости.

Отстаиваем ваши интересы перед ГНС

Запросы, остановленные налоговые накладные, акты проверок: готовим пояснения, дорабатываем документы и обжалуем, пока вопрос не закрыт. Спорное с правовой стороны закрываем вместе с юристами группы.

Доводим дело до конца

Дело не теряется по дороге: специалист, который его ведёт, остаётся с вами, даже если проверка или аудит растянулись на месяцы. Обязательный аудит проводит и подписывает отчёт партнёрская аудиторская фирма с правом на обязательный аудит, а подготовку и сопровождение до обнародования ведём мы, так что весь процесс вы проходите с одной командой.

Бутик с вовлечённостью в каждое дело

Проект лично ведёт опытный специалист (кто именно — на странице «Наши эксперты»), за плечами группы Innova — 14 лет практики в 50+ странах. Нестандартные задачи — наш профиль: где звучит «так невозможно», ищем законный путь, а смежное закрывают компании группы — legal.ua (право) и crystal.tax (налогообложение криптоактивов).

Ваши дела остаются вашими

Информация о компании, оборотах, зарплатах и контрагентах не попадает ни к конкурентам, ни к третьим лицам. Раскрываем только то, чего требует закон или процедура, и это закреплено в договоре.

Быстрее и чётче с первого раза

Максимальная вовлечённость: специалист вникает в ваш учёт, договоры и особенности бизнеса, поэтому документы и отчётность готовы вовремя и без переделок. А 14 лет опыта группы позволяют сделать с первого раза то, что у некоторых получается только с третьего.

Частые вопросы

Смежные услуги

• Финансовый и налоговый due diligence
• Налоговый аудит компании
• Аудит перед налоговой проверкой
• Аудит финансовой отчетности по МСА
• Восстановление бухгалтерского учета
• Обязательный аудит: кто обязан и как подготовиться