Инвентаризация товарно-материальных ценностей (ТМЦ)

ТМЦ (расшифровка — товарно-материальные ценности) — это запасы предприятия: сырьё, материалы, готовая продукция и товары. Инвентаризация ТМЦ — это сверка их фактического наличия с данными бухгалтерского учёта. Key Solutions оказывает услуги инвентаризации ТМЦ вместе с комиссией клиента: пересчёт, описи, сличительные ведомости, протокол и проводки.

+38 (068) 777-14-74 Telegram WhatsApp

Что такое ТМЦ и где они отражаются в отчётности

ТМЦ на предприятии — это сырьё, материалы, полуфабрикаты, тара, топливо, готовая продукция и товары для перепродажи. Проводить инвентаризацию обязаны все юридические лица, а перед годовой отчётностью — в сплошном порядке и до даты баланса. Общие правила для всех активов собраны на странице инвентаризация на предприятии.

«ТМЦ» — привычное обозначение запасов: в НП(С)БУ 1 применяется термин «запасы», а в Налоговом кодексе Украины используется словосочетание «товарно-материальные ценности». Ближайшее нормативное понятие даёт НП(С)БУ 1 «Общие требования к финансовой отчётности»: оборотные активы — это деньги и их эквиваленты, не ограниченные в использовании, а также прочие активы, предназначенные для реализации или использования в течение операционного цикла либо двенадцати месяцев с даты баланса.

В Балансе запасы показываются в разделе II «Оборотные активы» по строке 1100, а при детализации — по строкам 1101 «Производственные запасы», 1102 «Незавершённое производство», 1103 «Готовая продукция», 1104 «Товары». Если склад не пересчитан, цифра в строке 1100 остаётся ничем не подтверждённой оценкой.

Обязанность подтверждать эти данные закреплена статьёй 10 Закона Украины «О бухгалтерском учёте и финансовой отчётности в Украине»: предприятия обязаны проводить инвентаризацию активов и обязательств, во время которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка. Объекты и периодичность определяет собственник (руководитель) предприятия, кроме случаев, когда проведение инвентаризации является обязательным согласно законодательству. Детальный порядок установлен Положением об инвентаризации активов и обязательств, утверждённым приказом Министерства финансов Украины от 02.09.2014 № 879.

Проведение инвентаризации ТМЦ силами Key Solutions

Проведение инвентаризации ТМЦ — это работа комиссии на складе и в бухгалтерии, от приказа руководителя до проводок по утверждённому протоколу. Положение № 879 позволяет включать в инвентаризационную комиссию представителей аудиторской фирмы или лица, ведущего учёт по договору (п. 1 раздела II Положения № 879). Наши специалисты входят в комиссию как представители аудиторской фирмы. Возглавляет комиссию руководитель предприятия, его заместитель или руководитель структурного подразделения, уполномоченный руководителем предприятия.

Типичные задачи, под которые заказывают инвентаризацию ТМЦ:

• годовая инвентаризация запасов перед составлением финансовой отчётности;
• смена материально ответственного лица или заведующего складом;
• подозрение на кражу, недостачу или пересортицу;
• подготовка к аудиту финансовой отчётности: если запасы существенны, аудитор по п. 4 МСА 501 присутствует при инвентаризации, когда это практически возможно;
• требование ДПС провести инвентаризацию во время проверки;
• проверка склада перед покупкой бизнеса или сменой собственника;
• остатки в учётной системе давно расходятся с фактическим наличием на складе, и нужно восстановление бухгалтерского учёта.

Что входит в инвентаризацию ТМЦ

• проект приказа руководителя: объекты, даты, состав комиссии;
• проверка остатков в учётной системе на дату инвентаризации и закрытие документов движения запасов;
• участие в пересчёте, взвешивании и обмере по местам хранения и по каждому материально ответственному лицу;
• инвентаризационные описи, отдельные описи на испорченные запасы, запасы в пути и на складах других предприятий;
• контрольная проверка до открытия склада по решению руководителя;
• сличительные ведомости с оценкой излишков и недостач по данным учётных регистров;
• предложения в протокол: зачёт пересортицы, списание в пределах норм естественной убыли, отнесение недостач на виновных лиц;
• проводки по утверждённому протоколу и расчёт НДС на недостачу, если он возникает.

Этапы работы

1. Приказ и состав комиссии Согласовываем объекты, дату и состав комиссии, готовим проект приказа руководителя.
2. Подготовка склада Бухгалтерия закрывает документы движения, материально ответственные лица дают расписки, запасы группируются по наименованиям и сортам.
3. Пересчёт и описи Комиссия считает, взвешивает и обмеряет запасы в присутствии материально ответственных лиц и заполняет описи.
4. Сличительные ведомости Сопоставляем фактическое наличие с учётом и оцениваем излишки и недостачи по ценам учётных регистров.
5. Протокол и учёт Готовим протокол с предложениями по расхождениям, после утверждения отражаем результаты в учёте.

Сколько длится инвентаризация ТМЦ

Срок зависит от количества складов и позиций номенклатуры, от объёма (сплошная или выборочная) и от состояния учёта на дату инвентаризации. График пересчёта, срок сличительных ведомостей и проекта протокола согласовываем до старта и фиксируем в договоре.

Нормативные сроки считаются отдельно. Годовую инвентаризацию запасов проводят в период до даты баланса, определённый п. 10 раздела I Положения № 879 (таблица ниже), а протокол комиссии руководитель утверждает в срок по п. 2 раздела IV. Даты пересчёта для баланса на 31 декабря стоит согласовать заранее.

От чего зависит стоимость

Точную сумму называем после описания склада и фиксируем в договоре или счёте до начала работ.

Что нужно от вас

• Решение руководителя об инвентаризации (проект приказа готовим мы).
• Оборотная ведомость по запасам и перечень мест хранения.
• Доступ на просмотр к учётной системе (BAS или другой).
• Присутствие материально ответственных лиц на каждом складе.
• Представитель руководства в комиссии и работник, который знает номенклатуру и цены.
• Исправные весы и измерительные приборы, утверждённые нормы естественной убыли, если они есть.

Результат

• инвентаризационные описи с подписями комиссии и расписками материально ответственных лиц;
• сличительные ведомости со стоимостью излишков и недостач;
• протокол инвентаризационной комиссии с предложениями по расхождениям;
• расчёт налоговых последствий недостач;
• проводки в учёте того периода, в котором инвентаризация закончена;
• перечень исправлений складского учёта на следующий период.

Когда инвентаризация ТМЦ обязательна

Инвентаризация обязательна в случаях, прямо перечисленных в пункте 7 раздела I Положения № 879. Установленные на предприятии сроки проведения инвентаризации в этих случаях не могут превышать сроков, определённых Положением.

Плановые и организационные случаи

Внеплановые случаи

Отдельное основание — отказ поставщика удовлетворить претензию о недогрузе товаров или получение такой претензии от покупателя: в этом случае проводится выборочная инвентаризация тех товаров, по которым заявлены претензии.

Сроки: за сколько до даты баланса пересчитывать склад

Годовая инвентаризация проводится до даты баланса. Пункт 10 раздела I Положения № 879 задаёт «окна», в которые должен уложиться пересчёт.

Объекты, периодичность и сроки инвентаризации в отчётном году утверждаются распорядительным документом руководителя, поэтому годовой приказ удобнее издавать заранее и там же фиксировать состав комиссий.

Сплошная и выборочная инвентаризация

Сплошной инвентаризацией охватываются все обязательства и все активы независимо от местонахождения, включая предметы, переданные в прокат, аренду, находящиеся на реконструкции, модернизации, консервации, в ремонте, запасе или резерве. Инвентаризируются и забалансовые активы — ценности, которые предприятию не принадлежат, но временно находятся у него в пользовании, распоряжении или на хранении, а также бланки документов строгой отчётности.

Выборочная инвентаризация предусмотрена для претензий по недогрузу и как инструмент контроля: комиссия проводит контрольные проверки правильности инвентаризаций и выборочные инвентаризации по решению руководителя. Контрольная проверка проводится обязательно до открытия склада, и в неё берут наиболее существенные по стоимости позиции и те, что пользуются повышенным спросом. При значительных расхождениях назначается новый состав рабочей комиссии для повторной инвентаризации.

Отдельный сценарий — инвентаризация по требованию налогового органа. Подпункт 20.1.9 пункта 20.1 статьи 20 Налогового кодекса Украины даёт контролирующим органам право требовать во время проверок проведения инвентаризации основных средств, ТМЦ, средств, снятия остатков и наличности. Отказ от такой инвентаризации может стать основанием для административного ареста имущества (пп. 94.2.8 НКУ). В период военного положения проверки проводятся при наличии безопасных условий, включая безопасное проведение инвентаризации ТМЦ (пп. 69.2-2 п. 69 подраздела 10 раздела XX НКУ).

Комиссия и материально ответственные лица

Комиссия создаётся распорядительным документом руководителя из представителей аппарата управления, бухгалтерской службы (в том числе аудиторской фирмы или лица, ведущего учёт по договору) и опытных работников, знающих объект, цены и первичный учёт. Возглавляет её руководитель предприятия, его заместитель или уполномоченный руководитель структурного подразделения. Инвентаризация проводится полным составом комиссии и в присутствии материально ответственного лица.

Ключевые требования, которые чаще всего нарушают:

• материально ответственные лица не включаются в состав рабочей комиссии для проверки активов, находящихся у них на ответственном хранении;
• нельзя назначать председателем рабочей комиссии по активам одних и тех же материально ответственных лиц одного работника два года подряд;
• до начала проверки материально ответственные лица дают в описи расписку, что все приходные и расходные документы сданы в бухгалтерию, поступившие ценности оприходованы, а выбывшие списаны;
• после инвентаризации они же дают расписку, что проверка происходила в их присутствии, претензий к комиссии нет и перечисленные активы приняты на ответственное хранение;
• при смене материально ответственного лица принимающий даёт расписку о получении активов, а передающий — о передаче.

Как считают и как оформляют результаты

Наличие активов устанавливается обязательным подсчётом, взвешиванием, обмером. Вносить в описи данные об остатках со слов материально ответственных лиц или по данным учёта без проверки фактического наличия запрещено. Количество запасов в неповреждённой упаковке поставщика может определяться по документам, но с обязательной проверкой в натуре части этих ценностей.

Перед пересчётом проверяется исправность весоизмерительных приборов и завершается обработка документов по движению активов. Председатель комиссии визирует приходные и расходные документы отметкой «До інвентаризації на (дата)». Если пересчёт не закончен за день, помещение опечатывается пломбиратором.

По запасам описи составляются по местам хранения и отдельно по каждому материально ответственному лицу, с указанием наименования, номенклатурного номера, вида, группы, сорта, единицы измерения, цены, суммы и количества. На малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, учитываемые в оперативном порядке, описи не составляются — наличие сверяется с ведомостью оперативного учёта, а недостача оформляется актом. Отдельные описи составляются на непригодные и испорченные запасы, на ценности в пути, на неоплаченную в срок отгруженную продукцию и на запасы на складах других предприятий.

Помарки и подчистки не допускаются; исправления делаются во всех экземплярах зачёркиванием и подписываются всеми членами комиссии и материально ответственными лицами. Бухгалтерия составляет сличительные ведомости, где стоимость излишков и недостач приводится по оценке в регистрах бухучёта. Материалы инвентаризации оформляются не менее чем в двух экземплярах. Протокол комиссии утверждается руководителем в течение 5 рабочих дней после завершения инвентаризации (п. 2 раздела IV Положения № 879), а результаты отражаются в учёте того отчётного периода, в котором инвентаризация закончена.

Пересортица, естественная убыль и недостачи

Порядок урегулирования разниц установлен разделом IV Положения № 879 и имеет жёсткую последовательность: сначала зачёт по пересортице, затем списание в пределах норм естественной убыли и только потом — сверхнормативная недостача.

Зачёт излишков и недостач вследствие пересортицы допускается только по запасам одинакового наименования и в тождественном количестве, если они образовались за один и тот же проверяемый период и у одного материально ответственного лица. Когда стоимость недостающих запасов больше стоимости излишних, разница относится на виновных лиц; если виновные не установлены, суммовые разницы рассматриваются как недостача сверх норм естественной убыли, а в протоколе приводятся причины, по которым их нельзя отнести на виновных.

Важная деталь: при отсутствии нормы естественной убыли для конкретной позиции потеря рассматривается как недостача сверх нормы. «Списать усушку» без утверждённой нормы нельзя — такая недостача становится сверхнормативной. Размер убытков от хищения, недостач, уничтожения (порчи) материальных ценностей определяется в соответствии с законодательством, и именно в этом размере недостача относится на счёт виновных лиц.

Налоговые последствия недостач ТМЦ

Главный налоговый риск недостачи — НДС. Если на момент проверки в акте выборочной (частичной) инвентаризации, проведённой плательщиком по требованию контролирующего органа, выявлена недостача приобретённых товаров (кроме уничтожения вследствие обстоятельств непреодолимой силы, подтверждённых в соответствии с законодательством), для целей раздела V НКУ такие товары считаются использованными в операциях, не являющихся хозяйственной деятельностью. Это прямая норма пункта 198.5 статьи 198 НКУ, влекущая начисление налоговых обязательств. База определяется по пункту 189.1 статьи 189 НКУ: по товарам — исходя из стоимости приобретения, по необоротным активам — из балансовой (остаточной) стоимости на начало отчётного периода.

Для резидентов Дія Сіті, уплачивающих налог на особых условиях, действует отдельное правило: безвозмездно предоставленным имуществом считается и имущество, недостача которого выявлена при инвентаризации, если его балансовая стоимость превышает 5 % совокупной балансовой стоимости соответствующей однородной группы имущества (кроме списания в пределах норм естественной убыли) и плательщик не обратился с заявлением о совершении уголовного правонарушения или привлечении виновных к ответственности либо не принял мер к взысканию компенсации (пп. 135.2.1.6 п. 135.2 ст. 135 НКУ).

Материалы инвентаризации — первичные документы, поэтому на них распространяются сроки хранения по пункту 44.3 статьи 44 НКУ: не менее 1825 дней для первичных документов, регистров бухучёта и финансовой отчётности (подпункт 44.3.2 — для плательщиков налога на прибыль, неприбыльных организаций и юридических лиц на упрощённой системе) и не менее 2555 дней для документов и информации, необходимых для налогового контроля в соответствии со статьями 39 и 39-2 и пунктом 141.4 статьи 141 НКУ (подпункт 44.3.1).

Ответственность за нарушения при инвентаризации

Несвоевременное или некачественное проведение инвентаризаций денежных средств и материальных ценностей прямо названо в статье 164-2 КУоАП «Нарушение законодательства по финансовым вопросам» — наряду с отсутствием бухучёта и непринятием мер по возмещению с виновных лиц убытков от недостач, растрат, хищений и бесхозяйственности. Санкция — штраф от восьми до пятнадцати необлагаемых минимумов доходов граждан, а за те же действия, совершённые лицом, которое в течение года было подвергнуто административному взысканию за одно из правонарушений по части первой этой статьи, — от десяти до двадцати необлагаемых минимумов.

Более серьёзная норма работает при прекращении юридического лица: несвоевременное, неполное или с нарушением установленного порядка проведение инвентаризации имущества влечёт штраф на должностных лиц юридического лица и других лиц, привлечённых к прекращению юридического лица, от ста до ста пятидесяти необлагаемых минимумов (статья 166-6 КУоАП). Такой же штраф установлен за несвоевременное, неполное или с нарушением установленного порядка проведение по требованию органов доходов и сборов инвентаризации основных фондов, товарно-материальных ценностей и средств при прекращении юридического лица.

Нормативная база

Риски и почему инвентаризацию стоит поручить команде по договору

Ошибки инвентаризации имеют денежную цену. Недостача товаров в акте инвентаризации, проведённой по требованию ДПС, даёт налоговые обязательства по НДС по п. 198.5 НКУ. Опись с помарками или без расписок материально ответственных лиц нарушает требования Положения № 879 и усложняет взыскание ущерба с виновных. Потеря без утверждённой нормы убыли считается сверхнормативной недостачей.

Поэтому работаем по договору: объём, график и ответственность фиксируем до старта, документы оформляем по Положению № 879. Наш специалист в комиссии независим от склада и его материально ответственных лиц. Взыскание ущерба с виновных лиц в суде ведут юристы группы на legal.ua.

Почему Key Solutions

Под ключ, без лишних хлопот

Берём задачу целиком: документы, расчёты, отчётность и переписку с ГНС. От вас — решения, первичные документы и подписи; остальное делаем сами и не дёргаем вас без необходимости.

Отстаиваем ваши интересы перед ГНС

Запросы, остановленные налоговые накладные, акты проверок: готовим пояснения, дорабатываем документы и обжалуем, пока вопрос не закрыт. Спорное с правовой стороны закрываем вместе с юристами группы.

Доводим дело до конца

Дело не теряется по дороге: специалист, который его ведёт, остаётся с вами, даже если проверка или аудит растянулись на месяцы. Обязательный аудит проводит и подписывает отчёт партнёрская аудиторская фирма с правом на обязательный аудит, а подготовку и сопровождение до обнародования ведём мы, так что весь процесс вы проходите с одной командой.

Бутик с вовлечённостью в каждое дело

Проект лично ведёт опытный специалист (кто именно — на странице «Наши эксперты»), за плечами группы Innova — 14 лет практики в 50+ странах. Нестандартные задачи — наш профиль: где звучит «так невозможно», ищем законный путь, а смежное закрывают компании группы — legal.ua (право) и crystal.tax (налогообложение криптоактивов).

Ваши дела остаются вашими

Информация о компании, оборотах, зарплатах и контрагентах не попадает ни к конкурентам, ни к третьим лицам. Раскрываем только то, чего требует закон или процедура, и это закреплено в договоре.

Быстрее и чётче с первого раза

Максимальная вовлечённость: специалист вникает в ваш учёт, договоры и особенности бизнеса, поэтому документы и отчётность готовы вовремя и без переделок. А 14 лет опыта группы позволяют сделать с первого раза то, что у некоторых получается только с третьего.

Частые вопросы

Смежные услуги

• Инвентаризация основных средств
• Все виды инвентаризации активов
• Проведение ревизий
• Внутренний финансовый контроль
• Восстановление учёта
• Аудит финансовой отчётности по МСА